Als freelancer bent je gewend om veel verschillende rollen te vervullen. Je bent niet alleen het creatieve genie achter je werk; je bent ook de accountant, de marketeer en de klantenservicemedewerker. En een van je belangrijkste taken is het versturen van facturen naar je klanten.
Maar wat is de beste manier om dit te doen? In dit artikel vindt u richtlijnen over wanneer en hoe u een professionele factuur naar een klant kunt sturen. We geven u ook hulpmiddelen om het proces te stroomlijnen en tips voor het opvolgen van onbetaalde facturen.
Wanneer stuur ik mijn factuur?
Er zijn een paar verschillende opvattingen over wanneer je een factuur naar een klant stuurt. Sommige freelancers sturen hun facturen het liefst voordat ze aan de slag gaan, terwijl anderen wachten tot de opdracht is voltooid. Elke optie heeft zo zijn voordelen:
Vooraf: Ideaal voor opdrachten of eenmalige projecten waarbij u extra materialen moet aanschaffen om het werk af te ronden, of voor langetermijnprojecten waarbij werk in termijnen wordt geleverd. U kunt ook om een gedeeltelijke vooruitbetaling vragen als de cashflow krap is of als de betreffende klant vaker betalingstermijnen heeft gemist en te laat betaalt.
Na: De meeste freelancers factureren hun klanten zodra een opdracht of project is voltooid. U kunt er ook voor kiezen om een paar dagen te wachten tussen de oplevering van het project en het versturen van de factuur, zodat de klant kan controleren of hij tevreden is. Voor lopende contracten kan het eenvoudiger zijn om facturen maandelijks te versturen. Dit betekent dat u consistente en voorspelbare betalingen ontvangt en dat uw klant de facturen eenvoudiger kan versturen en verwerken.
Uiteindelijk hangt het beste moment om uw factuur te versturen af van drie hoofdfactoren
- Het type product of service dat je levert.
- Je betalingsvoorwaarden en financiële eisen of situatie.
- Je relatie met de klant.
Verschillende manieren om facturen te sturen
Als je eenmaal hebt besloten wanneer je je factuur stuurt, moet je bepalen hoe je dat gaat doen. Er zijn een aantal verschillende opties beschikbaar, elk met eigen voor- en nadelen.
1. In de post
In het tijdperk van e-mail en online factureren lijkt het sturen van facturen per post misschien een overblijfsel uit het verleden. Toch zijn er nog steeds enkele gevallen waarin het de beste optie kan zijn. Als je klant bijvoorbeeld geen gebruik maakt van e-mail of online facturering, of als je de voorkeur geeft aan de veiligheid van het sturen van een fysiek document, dan is het per post versturen van je factuur misschien de beste oplossing.
Houd er rekening mee dat het versturen van facturen per post langzamer, minder veilig en duurder kan zijn dan online facturerings- en betaalmethoden. Bovendien is dit proces gevoeliger voor fouten: mensen en bedrijven verhuizen vaak en u kunt niet altijd garanderen dat u over de meest recente contactgegevens beschikt (of dat u deze correct op de envelop hebt geschreven!).
2. Via e-mail
Freelancers sturen facturen meestal via e-mail. Het is snel, eenvoudig en handig, en je kunt makkelijk bijhouden wanneer je factuur is geopend en bekeken.
Om een factuur per e-mail te versturen, uploadt u eenvoudigweg het factuurbestand als bijlage, schrijft u een passende onderwerpregel en verstuurt u de e-mail naar uw klant. U kunt ook een korte boodschap in de hoofdtekst van de e-mail opnemen, bijvoorbeeld: 'Bijgevoegd vindt u mijn factuur voor uw recente project.'
3. Via uw cloudopslag
Als je software zoals Dropbox gebruikt om je facturen te beheren, stuur je facturen met slechts een link, rechtstreeks vanuit je account. Dit kan een handige optie zijn, omdat je hiermee je facturen vanuit één plek kunt maken, beheren en versturen.
Facturen versturen met Dropbox
Met Dropbox kun je je factuursjabloon uploaden naar je account en deze omzetten in een herbruikbare, bewerkbare PDF die je rechtstreeks vanuit Dropbox kunt delen of met een eenvoudige link.
Zodra je facturen klaar zijn om te verzenden, kun je overwegen om een speciaal hulpmiddel voor het delen van documenten te gebruiken,zoals Dropbox DocSend. Zo krijg je inzicht in hoe klanten omgaan met je facturen nadat ze zijn gedeeld. Dit kan vooral handig zijn als je er zeker van wilt zijn dat je klanten je facturen hebben ontvangen en bekeken.
Je kunt daarnaast unieke deelinstellingen voor elke ontvanger instellen, de acties die op je content zijn uitgevoerd, bijhouden en kijktrends van je gedeelde bestanden analyseren, alles in één centraal dashboard.
Tips voor het opvolgen van facturen
Als u binnen de afgesproken termijn geen betaling voor uw factuur ontvangt, moet u mogelijk contact opnemen met uw klant.
Hier zijn enkele tips voor het opvolgen van onbetaalde facturen:
- Begin met een telefoontje om te controleren of je je factuur naar de juiste persoon of afdeling hebt gestuurd
- Stuur een e-mailherinnering op de dag dat de betaling moet plaatsvinden als deze nog niet is voldaan
- Werkt dit niet, probeer dan een alternatieve methode, zoals het sturen van een brief per post
- Wees resoluut maar beleefd in je communicatie en vermeld duidelijk de gevolgen van het niet op tijd betalen, zoals een toeslag voor de te late betaling of het stopzetten van toekomstige dienstverlening
- Houd al je vervolgpogingen en de reacties die je ontvangt bij voor het geval je de situatie moet escaleren
- Overweeg het aanbieden van alternatieve betaalmogelijkheden, zoals een betaalplan, om het voor je klant makkelijker te maken om te betalen
- Mislukken alle pogingen, dan kun je overwegen om juridisch advies in te winnen of een incassobureau in te schakelen om de betaling te innen
Zorg ervoor dat u altijd professioneel blijft en de situatie met integriteit aanpakt. Een goede relatie met uw klanten is namelijk essentieel voor het succes van uw bedrijf.
Elke stap van het facturatieproces stroomlijnen
Met Dropbox kunt u het gehele factureringsproces stroomlijnen, van het maken en aanpassen van uw facturen tot het versturen ervan naar uw klanten en het bijhouden van hun voortgang.
Converteer PDF-facturen eenvoudig naar bewerkbare sjablonen die je kunt aanpassen voordat je ze naar een klant verzendt
Met Dropbox bespaart u tijd en moeite op uw facturatietaken, zodat u zich kunt richten op waar u het beste in bent: fantastisch werk leveren voor uw klanten.
