Contractbeheer kan een bedrijf maken of breken. Haperingen in de workflow kunnen juridische problemen veroorzaken, inkomsten ondermijnen en de werkrelatie met partners beschadigen. Aan de andere kant: als contracten effectief worden beheerd, kan jouw organisatie geschillen voorkomen en gezonde partnerschappen onderhouden, wat essentieel is om bedrijven te laten groeien.
Laten we bekijken hoe je een contractbeheerproces kunt maken en optimaliseren dat klaar is om met je organisatie mee te schalen, inclusief alle bijbehorende voordelen.
Automatische meldingen inschakelen
Geen enkel teamlid heeft zin in de zware taak om elke mijlpaal in het contracteringsproces bij te houden. Gelukkig heeft niet elke stap in de workflow voor contractbeheer een menselijke aanpak nodig.
Er kan een geautomatiseerd systeem worden gebruikt om nieuwe aanvragen voor contracten te ontvangen, juridische basisteksten voor nieuwe contracten op te stellen, en audits, rapportages, goedkeuringen en verlengingen te stroomlijnen.
Door de mogelijkheid om herinneringen in te stellen binnen het platform en zelfs automatische e-mailherinneringen in te schakelen, wordt de (waarschijnlijk zeer volle) werkdruk van je team verlicht en kunnen ze zich richten op het grotere geheel van het behalen van (zakelijke) doelen.
Voeg e-handtekeningmogelijkheden toe
De ondertekening is waarschijnlijk het belangrijkste deel van het contract. Er is pas een deal nadat het contract is getekend.
Met elektronische handtekening als optie kan uw team ervoor zorgen dat alles zo snel mogelijk wordt ondertekend.
Met digitale handtekeningen kunnen deals onderweg worden bevestigd, terwijl tegelijkertijd de beveiliging en efficiëntie worden gewaarborgd. Zorg ervoor dat ze deel uitmaken van je stapel voor contractbeheer.
Bespaar tijd met sjablonen
Niet elk contract hoeft helemaal opnieuw te worden opgesteld. Natuurlijk wil je dat elk contract voor elke klant persoonlijk aanvoelt (en dat is tot op zekere hoogte ook echt zo), maar met een beetje standaardisatie kom je al een heel eind. Het hebben van een betrouwbare bibliotheek voor contracten geeft je een sterke basis voor het ontwikkelen van zelfs de meest complexe contracten.
Met Dropbox Sign kunt u uw meestgebruikte contracten omzetten in sjablonen of enkele veelgebruikte formulieren downloaden, zoals geheimhoudingsverklaringen, consultancyovereenkomsten en socialmediabeleid.
Meer manieren om je contractbeheer bijgewerkt te houden
Je huidige workflow controleren
De manier waarop je contracten voor je eerste paar klanten hebt beheerd, moet en zal aanzienlijk veranderen. Geef je team daarom de bevoegdheid om je contractbeheerproces regelmatig te evalueren (elk kwartaal of elk jaar). Wees niet bang om de belangrijkste successen te benoemen, terwijl je ook uitdagingen en risico's aanpakt. Op basis van deze basisinformatie kun je beginnen met het verbeteren van de manier waarop contracten binnen je organisatie worden afgehandeld.
Of je nu bepaalde risico's wilt uitsluiten of geld wilt besparen: het is belangrijk om precies te weten waarom je je contractbeheer aanpast. Om het contractbeheer binnen je bedrijf opnieuw vorm te geven, heb je zowel het 'waarom' als het 'hoe' nodig.
Bij één systeem blijven
Elke klant vraagt om persoonlijke betrokkenheid. Hoewel het misschien een beetje tegenstrijdig voelt, kun je door het standaardiseren van je contractbeheerproces elke klant effectiever ondersteunen.
Met een contractbeheersysteem dat al je contracten en interacties met belanghebbenden op dezelfde plek bewaart, kun je later problemen met ontbrekende papieren en miscommunicatie voorkomen.
Een enkel systeem zorgt voor betere communicatie tussen relevante partijen in het aanbestedingsproces en houdt alle gevoelige gegevens beter beveiligd.
Het moderne tijdperk betreden
Wij hebben de tools en bronnen om je te helpen je proces te stroomlijnen, of je verkoopteam nu bezig is met het verbeteren van hun contractbeheer of dat je de manier waarop je hele organisatie contracten beheert moet herzien.
Met een beetje doordachte planning en hulp van cloudservices kun je contractbeheer omtoveren van een uitdaging voor je organisatie in een gestroomlijnd en efficiënt proces dat helpt om je groei te versnellen.
