Datamigratie is het proces waarbij grote hoeveelheden gegevens van de ene locatie naar de andere worden verplaatst. Je pc-bestanden naar een externe harde schijf verplaatsen, zou je kunnen zien als een simpele vorm van datamigratie, maar over het algemeen vindt datamigratie op een veel, veel grotere schaal plaats.
Waar wordt datamigratie voor gebruikt?
Datamigratie wordt gebruikt om bedrijfstechnologieën bij te werken, hetzij voor efficiëntie of voor veiligheid. Volgens de wet van Moore kunnen we elke twee jaar een aanzienlijke ontwikkeling in de snelheid en mogelijkheden van technologie verwachten, wat betekent dat het altijd belangrijk is om voorop te blijven lopen.
Up-to-date blijven met technologie en je oude systemen achterlaten, is een onvermijdelijk onderdeel van modern zakendoen. Het betekent ook dat je al je gegevens van het ene systeem oppakt en naar een ander verplaatst. En dat is datamigratie.
Welke soorten datamigratie zijn er?
Er zijn verschillende soorten gegevensmigratie, elk met verschillende toepassingen:
Opslagmigratie
Dit is wanneer gegevens van het ene opslagformaat naar het andere worden verplaatst, bijvoorbeeld het digitaliseren van papieren documenten voor online opslag.
Applicatiemigratie
Dit is wanneer u een applicatie vervangt door een nieuwe. U kunt bijvoorbeeld overstappen van de oude programma's van uw bedrijf naar Xero voor uw financiële administratie.
Databasemigratie
Hierbij verhuist u uw hele database naar een nieuwe locatie, bijvoorbeeld van uw lokale kantoor-pc's naar een volledig cloudgebaseerde database.
Is cloudmigratie hetzelfde als datamigratie?
Cloudmigratie is een vorm van datamigratie waarbij u gegevens verplaatst van de bestandsserver op uw kantoor naar de cloud. Het is ook de term die gebruikt wordt als je van de ene naar de andere wolk gaat.
Is de cloud niet voor elk bedrijf hetzelfde?
'De cloud' is in wezen het internet, maar de manier waarop je toegang krijgt tot de cloud hangt af van de dienst die je kiest. Dropbox is bijvoorbeeld anders dan Google Drive. Beide bieden cloudopslag, maar toegang hebben tot de een geeft je niet automatisch toegang tot bestanden die op de andere zijn opgeslagen. Cloudmigratie houdt in dat je gegevens van de ene naar de andere verplaatst.
Hoe maak je een datamigratieplan?
Een plan is essentieel voor een succesvolle datamigratie. Als je niet vooruitplant, kun je uiteindelijk je gegevens verliezen of in ieder geval een lange downtime hebben en dat zou zonde zijn voor je bedrijf.
Hier noemen wij enkele van de essentiële stappen die je moet nemen voordat je de daadwerkelijke verplaatsing uitvoert:
Begrijp uw datakwaliteit
Kijk naar de huidige status van je gegevens: hoe gevoelig zijn ze, in welk formaat zijn ze, gaat de migratie dit veranderen? Door potentiële problemen te herkennen voordat ze zich voordoen, kun je hier rekening mee houden en je migratieplan aanpassen om gegevensverlies te voorkomen.
Een back-up maken
Je zou er al een moeten hebben, maar als je dat niet hebt, maak er dan een. Datamigratie is een enorme inspanning en als het allemaal mis zou gaan, moet je er zeker van zijn dat de gegevens van je bedrijf nog ergens veilig zijn opgeslagen en je kunnen helpen bij noodherstel. Als je ooit een nieuwe computer of laptop moet instellen, heb je met één druk op de knop toegang tot al je bestaande bestanden.
Begrijp uw tijdsbestek
Datamigratie is een enorme klus. Verwacht dus niet dat je op een ochtend al aan de slag kunt en dat je de klus al voor lunchtijd hebt geklaard. Houd er rekening mee dat u al uw bedrijfsgegevens verplaatst. Dit heeft gevolgen voor uw hele team en uw stakeholders. Mogelijk moet u rekening houden met downtime en hier een budget voor inplannen. Ook kunt u het migratieproces het beste in het weekend afronden. Hoe dan ook, klik niet op “start” voordat je precies weet waar je aan begint.
Begrijp uw personeel
Wie voert deze migratie eigenlijk uit? Gaat je professionele IT-team het doen of heb je het aan je programmeur overgelaten met de instructie 'Doe je best'? Het verplaatsen van je gegevens is net zo belangrijk als het verplaatsen van de financiële administratie van je bedrijf: als ze verloren gaan of beschadigd raken, betaal jij de prijs. Het gebruik van de beste tools voor gegevensmigratie is net zo belangrijk voor je bedrijf als het gebruik van de juiste beheertools of een ander cruciaal proces, dus kies verstandig. Gelukkig kan de Dropbox Movebot, de add-on voor gegevensmigratie, je bedrijf de deskundige begeleiding bieden waarnaar je op zoek bent en het hele proces voor je team vereenvoudigen.
Wat zijn de beste strategieën voor datamigratie?
Klaar om te gaan? Houd deze tips in gedachten:
Geef de juiste rechten
Dit is een stap die je misschien over het hoofd ziet, maar het allereerste deel van elke migratie zou moeten zijn om iedereen buiten te sluiten die niet betrokken hoeft te zijn en alleen toegang te geven aan degenen die dat wel zijn. Je bent in wezen een transplantatie van het hart van je bedrijf aan het uitvoeren, dus je wilt niet dat iemand per ongeluk iets verkeerds indrukt. Je wilt je net zo min zorgen maken over toegang midden in een crisis. Zorg ervoor dat iedereen zijn rol kent en over de tools beschikt die hij nodig heeft.
Zorg ervoor dat iemand toezicht houdt
Als gegevensmigratie goed wordt uitgevoerd, verloopt het proces soepel. Ga er echter niet zomaar vanuit dat dit het geval is. Zorg ervoor dat u iemand bij de hand hebt die eventuele problemen kan oplossen. Zelfs als u gebruikmaakt van speciale software of een service, loont het om waakzaam te blijven.
Test uw systeem
Bel niet iedereen meteen terug nadat de migratie is voltooid. U moet het testen en hier rekening mee houden bij het berekenen van de downtime. Mogelijk wilt u een kleine selectie medewerkers inschakelen om te bepalen of de migratie gevolgen heeft voor hun dagelijkse taken. Als u problemen ondervindt, kan het enkele dagen duren voordat deze zijn opgelost.
Voer onderhoud uit en bewaar een back-up
Sommige problemen zijn niet meteen zichtbaar. Daarom is het belangrijk dat u een back-up achter de hand hebt. Wanneer u zeker weet dat de migratie volledig is geslaagd en alle problemen zijn opgelost, kunt u uw back-up bijwerken naar de huidige bestandsindelingen. Zo bent u klaar voor de volgende migratie.
Voorbereiding is de sleutel
Datamigratie is waarschijnlijk de grootste IT-taak waarmee je bedrijf te maken krijgt dus zorg ervoor dat je het op de juiste manier aanpakt en dat jij en je bedrijf de beste tools voor de klus in huis halen. De Dropbox-add-on voor gegevensmigratie is de ideale oplossing voor gemakkelijke, professionele gegevensmigratie. Deze helpt je bij het beheren van toegang en machtigingen, robuuste analyses houden je op de hoogte van elke stap en menselijke hulp is altijd bij de hand.
Je bedrijf heeft misschien een punt bereikt waarop gegevensmigratie onvermijdelijk is, maar gegevensverlies kun je zeker vermijden als je je goed voorbereidt.
