Edytuj Expand tworzy 8 razy więcej filmów za pomocą Dropbox — szybko, niedrogo i bezpiecznie

Tło

Edit Expand to agencja zajmująca się produkcją wideo, która pomaga klientom wcielić pomysły w życie. Koncentrując się na wykorzystywaniu istniejących zasobów klientów i współpracując z klientami, którzy dopiero zaczynają produkcję wideo, zespół Edit Expand dostosowuje treści do potrzeb klientów i tworzy procesy, które pozwalają im kontynuować pracę. Agencja z pasją tworzy treści, które nie tylko przyciągają uwagę, ale też podtrzymują zaangażowanie — np. dema i webinaria, które są często pomijane, ale odgrywają dużą rolę w utrzymywaniu klientów.

Wyzwanie: mały zespół, duże obciążenie pracą

Edytuj Mały, pracujący zdalnie, pięcioosobowy zespół Expand zajmuje się jednocześnie od 10 do 20 projektami. Aby nadążać, potrzebują łatwego sposobu przechowywania, udostępniania i wyszukiwania plików. Na dodatek muszą przechowywać i udostępniać pliki w bezpieczny sposób, co jest szczególnie istotne w przypadku współpracy z dużymi korporacjami, takimi jak Adobe i Amazon.

Firma Edit Expand poszukiwała bardziej efektywnego rozwiązania do synchronizacji i przechowywania plików, a także platformy, która pozwalałaby całemu zespołowi na gromadzenie opinii i pomysłów klientów. „Dla mnie największym wyzwaniem jest zapewnienie, aby każdy klient czuł się wysłuchany i zrozumiany” – mówi Adam Nielson, założyciel Edit Expand. „Często muszę zebrać opinie, komentarze i przemyślenia z 15 różnych wątków wiadomości e-mail, co może być trudne”.

Rozwiązanie: posiadanie wszystkiego w jednym miejscu

Firma Edit Expand wypróbowała różne rozwiązania do przechowywania danych w chmurze, ale wszystkie miały jakieś ograniczenia — w jednym występowały błędy podczas synchronizacji dużych plików, w innych opóźnienia podczas odtwarzania lub problemy z zapisywaniem wersji plików. Nielson zaproponował wtedy Dropbox, mówiąc: „Jestem lojalnym użytkownikiem Dropbox od dłuższego czasu. To po prostu działa”.

Obecnie agencja przechowuje wszystkie projekty w Dropboxie i tam nad nimi pracuje, co czyni go jej jedynym źródłem wiarygodnych informacji. Od początku do końca cały proces — skrypty, edycje, recenzje — odbywa się w Dropboxie. „Pliki są synchronizowane na wszystkich naszych urządzeniach, co eliminuje wszelkie redundancje i daje pewność, że wszyscy pracujemy tylko na najnowszych wersjach udostępnianych przez naszych klientów” — mówi Nick Spinder, redaktor w Edit Expand. Członkowie zespołu otrzymują również powiadomienia o aktualizacjach plików, co przyspiesza współpracę.

Dzięki Dropbox Replay klienci i członkowie zespołu mogą zostawiać notatki na temat wersji roboczych nagrań wideo, skryptów, a nawet konkretnych klatek. Następnie Nielson może skonsolidować i przefiltrować komentarze, aby zapewnić redaktorom szczegóły niezbędne do wprowadzenia zmian. „Otrzymujemy mnóstwo wiadomości e-mail i wiadomości na Slacku z komentarzami użytkowników dotyczącymi plików i ramek” – mówi. „Dlatego ważne jest śledzenie wszystkich wprowadzonych zmian i upewnienie się, że do redaktorów docierają tylko najważniejsze informacje, które mogę umieścić w Dropbox Paper”.

Wyniki: oszczędność czasu, obniżenie kosztów, tworzenie większej ilości

Dzięki umieszczeniu wszystkiego na jednej platformie zespół Edit Expand ma możliwość płynnego wykonywania wielu zadań jednocześnie. „Zarządzam dziesiątkami filmów i żongluję wieloma projektami jednocześnie, a Dropbox pozwala mi łatwo przełączać się między zadaniami” – mówi Spinder.

Dropbox pomaga też utrzymać wszystko w porządku, dzięki czemu zespół może szybko znajdować pliki, co jest kluczową cechą przy pracy z dużymi ilościami danych. W pewnym przypadku firma Adobe zwróciła się do Edit Expand z prośbą o stworzenie filmu prezentującego, jak ich produkty ze sobą współpracują. Wymagało to wykonania obszernej dokumentacji zrzutów ekranu produktów i zatrudnienia około 10 specjalistów ds. produktów do każdego filmu.  Ponieważ Edit Expand musiał sam wymyślić zasoby, Spinder po prostu użył funkcji wyszukiwania Dropboxa, aby łatwo znaleźć potrzebne mu dema i pliki. „Na początku wydawało się, że mamy za mało. I tak oto wróciliśmy na właściwe tory” – mówi.

Dzięki temu niewielki, ale prężnie działający zespół Edit Expand jest w stanie stworzyć imponującą ilość treści. W 2024 roku, poza innymi projektami klienckimi dla Cloudinary i Amazon, dostarczyli ponad 150 projektów dla Adobe, w tym reklamy i webinaria. Wymagało to przeszukania setek plików wideo i fragmentów audio. „Dawniej musielibyśmy przekopywać się przez szafę w poszukiwaniu dysków twardych” – dodaje Nielson.

Dropbox pozwala zespołowi pracować efektywnie, niezależnie od wybranego miejsca i czasu.

„Praca twórcza opiera się na odpowiednim nastawieniu psychicznym ludzi. Pozwalając mojemu zespołowi pracować wtedy, gdy jest najbardziej produktywny, oszczędzamy tysiące — jeśli nie dziesiątki tysięcy — dolarów na każdym projekcie”.

Dzięki pracy zdalnej Edit Expand unika również kosztów związanych z wynajmem biura. Jeśli system montażysty nie jest wystarczająco wydajny, aby renderować filmy, zespół może po prostu uzyskać dostęp do pliku projektu, wprowadzić aktualizacje i zająć się renderowaniem na innym komputerze, unikając w ten sposób niepotrzebnych kosztów sprzętu. „Ogólnie rzecz biorąc, szacuję, że oszczędzamy od 50 000 do 100 000 dolarów rocznie, ponieważ nie potrzebujemy całego budynku ani ogromnych serwerów, aby coś zrobić” – dodaje Nielson.

Dropbox zapewnił również Edit Expand spokój ducha — zespół nie musi już martwić się konserwacją serwerów, równoważeniem obciążeń ani radzeniem sobie z nieoczekiwanymi przestojami. „Uwielbiamy funkcję selektywnej synchronizacji, ponieważ możemy wybrać, co chcemy mieć w sieci, i nad tym dalej pracować” — mówi Nielson. Dropbox dba o to, aby pliki były zawsze w pełni synchronizowane i aktualizowane, nawet gdy redaktorzy pracują w miejscach, w których połączenie internetowe jest słabe. Jeśli nastąpi przerwa w dostępie do Internetu, zespół będzie mógł nadal pracować nad plikami na dyskach lokalnych, a gdy dostęp do Internetu zostanie przywrócony, Dropbox bezproblemowo prześle aktualizacje.

W ocenie Nielsona zarządzanie prawami dostępu do plików i ustawieniami zabezpieczeń, takimi jak szyfrowanie i uwierzytelnianie wieloskładnikowe, jest proste. Oznacza to, że agencja może sprostać wymaganiom klientów i zdobyć zaufanie większych firm. Nawet gdyby duża ilość danych została przypadkowo usunięta, Nielson otrzymywałby powiadomienie i mógł natychmiast przywrócić pliki zespołowi.

To bezpieczeństwo i niezawodność zapewniają spokój ducha również ich klientom. „Kiedy klienci widzą, że ich pliki i opinie są bezpieczne, uporządkowane i skonsolidowane w jednym miejscu, odprężają się” — mówi Nielson. „To oszczędza godziny — czasami dni — niepotrzebnego przesyłania informacji i pozwala nam skupić się na procesie twórczym”.