Współpraca z Dropbox wspiera Uniwersytet Florydy w programie przyznawania gruntów
Flagowy uniwersytet publiczny na Florydzie korzysta z Dropbox, by połączyć współpracujące ze sobą kampusy znajdujące się w 67 hrabstwach i umożliwić bezpośrednią naukę mieszkańcom stanu.
„Może zabrzmi to banalnie, ale Dropbox po prostu ułatwia współpracę. Przede wszystkim użytkownicy mogą zarządzać własnymi folderami i strukturami plików, ponieważ jest to dla nich proste”.
Używane produkty
Dropbox
Przemysł
Edukacja
Wielkość
Ponad 1000
Lokalizacja
Gainesville, Florida
Wyzwanie: łączenie kampusu za pomocą technologii
Wraz z rozwojem kampusów satelitarnych i pracy zdalnej wiele uniwersytetów stara się znaleźć sposoby na poprawę współpracy między swoimi lokalizacjami. Dla Uniwersytetu Florydy to wyzwanie i technologia wymagana do jego rozwiązania mają jednak szczególnie duże znaczenie.
Ponieważ UF jest uczelnią typu „land grant university” (czyli instytucją szkolnictwa wyższego ustanowioną na mocy pierwszej ustawy Morrilla), zgodnie z prawem musi być fizycznie obecny w każdym hrabstwie na Florydzie, aby zapewnić zasoby edukacyjne mieszkańcom stanu.
Dla Instytutu Nauk o Żywności i Rolnictwie Uniwersytetu Florydy (IFAS), który zarządza zobowiązaniami uczelni w zakresie „land grant”, oznacza to współpracujące ośrodki doradztwa w każdym z 67 hrabstw Florydy, co składa się na 102 placówki w całym stanie.
Dla zespołu informatycznego Instytutu stanowi to ogromną fizyczną barierę dla współpracy, którą musi rozwiązać za pomocą technologii. Standaryzacja narzędzi i procesów w tych lokalizacjach może jednak stanowić spore wyzwanie. „Najtrudniejsza w naszej pracy jest nie technologia, a komunikacja” – mówi Dan Cromer, dyrektor działu informatycznego IFAS. „Nakłonienie wszystkich do przestrzegania tych samych procesów wymaga wiele pracy”. Instytut odkrył, że wobec braku przyjaznej dla użytkowników opcji pracownicy korzystali z osobistych kont Dropbox, aby pokonać dzielące ich odległości. Rozproszenie danych i procesów w różnych systemach miało negatywny wpływ zarówno na bezpieczeństwo, jak i na współpracę.
„Zauważyliśmy, że w Dropbox użytkownicy realizowali z sukcesem wiele zadań, które niekoniecznie dałoby się wykonać w innym narzędziu. Podjęcie decyzji o wdrożeniu Dropbox pozwoliło na kontynuowanie tej wspaniałej pracy bez zakłóceń, w najbezpieczniejszy możliwy sposób”.
Wraz ze wzrostem potrzeb w zakresie współpracy rosło też wykorzystanie Dropbox. Ostatecznie w ramach inicjatywy bezpieczeństwa centralny zespół informatyczny UF przyjrzał się nienadzorowanemu wykorzystaniu Dropbox przez pracowników uczelni i odkrył, że na całym uniwersytecie istniały silne sieci współpracy oparte na Dropbox. „Korzystając z narzędzi, którymi dysponowaliśmy, użytkownicy doświadczali problemów z zasadami udostępniania i współpracą nad złożonymi typami plików” – mówi Saira Hasnain, młodszy informatyk. „Z czasem użytkownicy ci zwrócili się ku Dropbox w poszukiwaniu narzędzia, które pozwoliłoby im współpracować przy jak najmniejszym nakładzie pracy”.
Zamiast pozbawiać pracowników dostępu do Dropbox i rezygnować z już ustanowionych przez nich przepływów pracy i wprowadzonych danych, Uniwersytet Florydy zdecydował się na skorzystanie z tej usługi, inwestując w konto uniwersyteckie.
„Z rozmów z naszymi dyrektorami ds. IT, profesorami i pracownikami wynikało, że użytkownicy korzystają z Dropbox do realizowania wielu zadań, które niekoniecznie dałoby się wykonać w innym narzędziu” – mówi Elias Eldayrie, główny informatyk. „Podjęcie decyzji o wdrożeniu Dropbox pozwoliło na kontynuowanie tej wspaniałej pracy bez zakłóceń, w najbezpieczniejszy możliwy sposób”.
Rozwiązanie: prostota i bezpieczeństwo
Uniwersytet Florydy wdrożył już Dropbox dla ponad 5000 pracowników. Dla naukowców Dropbox stanowi kluczową przestrzeń do wewnętrznej i zewnętrznej współpracy nad grantami. „Nasi użytkownicy odkryli, że korzystanie z Dropbox ogranicza błędy w komunikacji, które mogą wystąpić podczas wielokrotnego przesyłania dokumentów pocztą elektroniczną” – mówi Blanchard. Jeden z profesorów w Kolegium Farmacji używa Dropbox do współpracy z naukowcami z Nigerii. Ponieważ jego koledzy mają ograniczony dostęp do Internetu i nie mogą pobierać dużych plików wideo, możliwość oglądania filmów bezpośrednio w Dropbox ma kluczowe znaczenie. Dropbox jest dodatkowo zgodny z ustawą HIPAA, więc naukowcy z dziedzin takich jak medycyna mogą przechowywać wszystkie swoje pliki – w tym te zawierające dane wrażliwe – w jednym miejscu.
Dla zespołu informatycznego UF Dropbox odgrywa integralną rolę w zarządzaniu danymi i współpracy na całym uniwersytecie. „Może zabrzmi to banalnie, ale Dropbox po prostu ułatwia współpracę” – mówi Lane Blanchard, dyrektor ds. IT w Kolegium Farmacji. „Przede wszystkim użytkownicy mogą zarządzać własnymi folderami i strukturami plików, ponieważ jest to dla nich proste”. Pracownicy działu IT jednogłośnie chwalą Dropbox za proste podejście oraz ograniczone obowiązki działu informatycznego w zakresie szkoleń i wsparcia. „Nie sądzę, abym kiedykolwiek miał choć jedną skargę na Dropbox” – mówi Cromer. „Rzadko można się z czymś takim spotkać w tej branży”.