Przejdź do głównej zawartości

Jak znaleźć odpowiednie wdrożenie podpisu elektronicznego dla swojej firmy

Czyta się w 6 min

24 stycznia 2025 r.

Możliwości wdrożenia podpisów elektronicznych

Ostatnio pojawia się wiele opcji składania podpisów elektronicznych. Nie możemy powiedzieć, że jesteśmy z tego powodu smutni, ale jeśli dopiero zaczynasz, to znalezienie odpowiedniego rozwiązania może być bardzo kłopotliwe!

Zespół Dropbox Sign to grupa osób zafascynowanych przepływem pracy opartym na podpisach elektronicznych, ale zdajemy sobie sprawę, że nie każdego to interesuje. Dlatego przygotowaliśmy ten prosty poradnik, dzięki któremu wybierzesz odpowiedni sposób wdrożenia podpisów elektronicznych w oparciu o oczekiwania i potrzeby swojej organizacji. Jako bonus dla każdego, kto przeczyta go w całości, dorzucamy nawet kilka świetnych wskazówek, dzięki którym wdrożenie podpisów elektronicznych będzie jak najmniej uciążliwe.

1. Używaj podpisów elektronicznych w aplikacji mobilnej lub internetowej

Gotowa do użytku aplikacja mobilna lub internetowa do składania podpisów elektronicznych to doskonałe rozwiązanie dla organizacji, które nie mają złożonych potrzeb w tym zakresie i nie planują przeprowadzać wielu transakcji wymagających podpisów. Aplikacje do składania podpisów elektronicznych sprawdzają się idealnie w przypadku takich jednostronnych dokumentów, jak umowy sprzedaży czy formularze HR.

Aplikacja do składania podpisów elektronicznych nie jest zintegrowana z przepływami pracy ani ze stosem technologicznym, dlatego można ją wdrożyć, gdy tylko pracownicy zostaną przeszkoleni. Podczas gdy w przypadku tego rozwiązania nie trzeba dysponować żadnymi zasobami informatycznymi ani programistycznymi, wiąże się ono z utratą możliwości dostosowania przepływu pracy w celu dodania swojego brandingu lub zintegrowania istniejących procesów. 

Stworzyliśmy aplikację Dropbox Sign (dawniej HelloSign) dla zespołów, które nie lubią pracy z kodem i poszukują prostego i szybkiego rozwiązania do obsługi podpisów elektronicznych. Mimo że Dropbox Sign jest łatwy w konfiguracji i przyjemny w obsłudze, nie oznacza to, że brakuje mu mocy.

Biznesowe narzędzia do zarządzania zespołem umożliwiają administratorom łatwe dodawanie i usuwanie członków zespołu oraz aktualizowanie ich statusu. Możesz podpisywać dokumenty, a także prosić o podpisy nawet 20 różnych osób i obserwować postępy. Możesz nawet stworzyć własne szablony, aby w przyszłości zaoszczędzić czas podczas procesu podpisywania!

Podpisuj dokumenty bez papierkowej roboty

Dzięki prawnie wiążącym podpisom elektronicznym możesz podpisywać dokumenty o kluczowym znaczeniu dla Twojej firmy zaledwie kilkoma kliknięciami.

Film instruktażowy pokazujący, jak Dropbox może oszczędzać użytkownikom czas poświęcany na umowy dzięki wykorzystaniu szablonów Dropbox
Oszczędzaj czas na umowach dzięki szablonom w Dropbox
Smartfon korzystający z aplikacji mobilnej Dropbox do skanowania dokumentu
Podpisywanie dokumentu elektronicznie za pomocą Dropbox

Dzięki rozszerzeniu eSignature możesz rozszerzyć funkcjonalność systemów biznesowych, z których korzystają już Twoi pracownicy. Gdy wdrożymy je w naszych procesach pracy skierowanych do użytkowników, pomogą one klientom szybciej wykonywać zadania — a to coś, co wszyscy docenimy!

Uwielbiamy tworzyć integracje i rozszerzenia, które maksymalnie ułatwiają logowanie niezależnie od narzędzia, z którego korzystasz. Sprawdź naszą pełną listę integracji tutaj!

Jak wdrożyć rozwiązanie do składania podpisów elektronicznych

Wdrożenie każdego rozwiązania wiąże się z pewnymi wyzwaniami.

Gdy sytuacja staje się trudna, nie kwestionuj inwestycji w podpisy elektroniczne — wykonaj poniższe kroki, aby upewnić się, że Twój system do składania podpisów elektronicznych zapewni Ci długotrwały sukces.

Starannie wybierz właściwego partnera

Wdrażanie podpisów elektronicznych w swoim przepływie pracy to poważna zmiana. Czy chcesz jej dokonać, korzystając z usług dostawcy, którego pomysł na obsługę klienta to strona z często zadawanymi pytaniami, czy też wolisz współpracować z wyspecjalizowanym partnerem, który robił to już wcześniej i wspiera Cię na każdym kroku?

Poszukaj partnera, który przewidzi Twoje potrzeby i chętnie pomoże Ci opracować unikalny plan działania, który zagwarantuje powodzenie wdrożenia podpisu elektronicznego teraz i w przyszłości.

Opracuj unikatowy przepływ pracy

Oprogramowanie do składania podpisów elektronicznych daje wiele możliwości. Bez względu na to, które rozwiązanie wybierzesz, możesz spodziewać się nowych opcji i możliwości. Poświęć trochę czasu na zapoznanie się z tymi wszystkimi funkcjami, aby znaleźć sposoby na poprawę efektywności i wydajności w całej organizacji.

Doskonal procesy

Uważasz, że nowy przepływ pracy oparty na podpisach elektronicznych spełnia Twoje oczekiwania? Czas go przetestować. Oprogramowanie do składania podpisów elektronicznych powinno być łatwe w obsłudze dla klientów oraz oszczędzać czas pracowników organizacji, którzy z niego korzystają, wszystko to przy zachowaniu bezpieczeństwa i legalności.

Testy kontroli jakości są szczególnie ważne, jeśli zdecydowano się na głęboką integrację rozwiązania do składania podpisów elektronicznych z konfiguracją IT. Oczywiście w przyszłości możesz chcieć wprowadzić poprawki, ale przeprowadzenie kilku wstępnych testów nowego procesu składania podpisów elektronicznych to świetny sposób, aby upewnić się, że program zostanie szybko i łatwo przyjęty.

Dropbox Sign upraszcza odpowiednie wdrożenie podpisów elektronicznych

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz prostej w obsłudze aplikacji, możliwości dostosowania rozwiązania do własnych potrzeb dzięki interfejsowi API, czy też wyższej wydajności, jaką zapewniają integracje i rozszerzenia, wybór właściwego sposobu wdrożenia podpisów elektronicznych to ważna decyzja, którą musi podjąć każda firma dążąca do transformacji cyfrowej.

Cokolwiek wybierzesz, Dropbox Sign ma dla Ciebie odpowiednią opcję wdrożenia, która zapewnia bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i prostotę użytkowania — jesteśmy z tego znani.

Obawiasz się, że rozwiązanie, które wybierasz dzisiaj, nie będzie sprawdzało się równie dobrze za kilka lat? Nie ma problemu. Nasze rozwiązania są skalowalne, a nasz zespół wysoce elastyczny. Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego – jeśli nie znajdziesz odpowiedniej opcji, stworzymy ją dla Ciebie.

Poznaj powiązane zasoby

Osoba siedząca w samochodzie podpisuje dokument PDF na tablecie za pomocą podpisu elektronicznego.

Jak podpisać dokument PDF i uzyskać podpisy elektroniczne online

Nie musisz już mieć fizycznego papieru, aby uzyskać prawnie wiążący podpis. Odkryj, w jaki sposób Dropbox Sign usprawnia proces podpisywania umów dla Ciebie i Twoich klientów — wszystko dzięki podpisom elektronicznym.

Jedna osoba trzyma tablet, na którym wyświetlany jest dokument, podczas gdy druga trzyma rysik, aby dodać podpis elektroniczny do dokumentu.

Korzystanie z podpisów elektronicznych w Twojej organizacji – od czego zacząć

Skorzystaj z platformy podpisów elektronicznych, aby wdrażać nowych pracowników, finalizować transakcje i oszczędzać czas poświęcany na czynności prawne. Dowiedz się, jak zacząć korzystać z podpisów elektronicznych w swojej organizacji.

Osoba pracuje w domu przy biurku, uśmiecha się do laptopa przed sobą, pisząc i udostępniając pliki swojemu zespołowi.

Najlepszy sposób udostępniania dokumentów zespołowi podczas pracy zdalnej

Współpracuj bez wysiłku z dowolnego miejsca. Poznaj bezpieczne i efektywne sposoby udostępniania plików zespołowi podczas pracy zdalnej, korzystając z najlepszych narzędzi i strategii.