Jak wybrać najlepsze rozwiązanie do kopii zapasowej online dla małej firmy

W dzisiejszym cyfrowym świecie małym firmom nie jest łatwo. Trzeba walczyć o kolejne zlecenia i dostarczać klientom projekty na czas, a równocześnie radzić sobie z bardzo realną możliwością utraty danych.

Niezależnie od przyczyny – cyberprzestępstwa, przypadkowego usunięcia pliku albo kataklizmu, takiego jak pożar lub powódź – utrata krytycznych danych biznesowych może mieć katastrofalne skutki.

Właśnie wtedy do gry wkracza oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych w chmurze. Regularne zapisywanie aktualnego archiwum plików i systemów w chmurze pozwala je szybko przywrócić w razie utraty danych. Jak jednak wybrać odpowiednie rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych?

W tym przewodniku wyjaśnimy zawiłości usług do tworzenia kopii zapasowej w chmurze, żeby ułatwić Ci wybranie najlepszej opcji dla Twojej małej firmy.

Dlaczego tworzenie kopii zapasowej danych jest takie ważne dla małych firm

Zanim przejdziemy do odpowiedzi na pytanie „jak”, podsumujmy najpierw „dlaczego” wykonuje się kopie zapasowe.

Z uwagi na kilka czynników posiadanie systemu kopii zapasowej szybko staje się bardzo ważne dla wszystkich małych firm.

Zacznijmy od najbardziej znanego zagrożenia danych – przestępczości. Wraz ze stałym rozwojem technologii i systemów cyfrowych rozwija się również działalność przestępców, którzy chcą je wykorzystać.

Nawet jeśli firmy korzystają ze środków zapobiegawczych, takich jak oprogramowanie ochronne, wystarczy jedna luka lub awaria programu, by narazić firmę na atak.

Jeśli cyberatak lub złośliwe oprogramowanie przedostanie się przez Twoje systemy ochronne, dane firmy lub klientów mogą paść ofiarą złodziei. Takie naruszenie bezpieczeństwa może być katastrofalne dla małej firmy i naruszyć jej reputację w branży oraz wśród klientów. Jednak można się przed tym obronić. 

System tworzenia kopii zapasowych pozwala przywrócić systemy i dane kilkoma kliknięciami, więc firma może wdrożyć najodpowiedniejsze środki bezpieczeństwa.

Oprócz aspektu kryminalnego istnieje również wymóg prawny tworzenia kopii zapasowych. Przechowywanie danych jest niezbędne do zapewnienia zgodności z przepisami, takimi jak CCPA lub RODO. Dzięki kopii zapasowej danych masz pewność, że zawsze będziesz mieć dane, do których zachowania obligują Cię przepisy, nawet jeśli stracisz oryginalne pliki.

Oczywiście kopie zapasowe nie służą jedynie do ochrony przed przestępcami i zapewniania zgodności. Czasami największe zagrożenie pochodzi z wewnątrz. Ludzie popełniają błędy – w końcu błądzić jest rzeczą ludzką. To niemal nieuniknione, że w pewnym momencie plik lub folder zostanie przypadkowo usunięty lub nadpisany.

Dzięki zautomatyzowanej kopii zapasowej w chmurze możesz przywrócić usunięte pliki do ostatniej poprawnej wersji zaledwie kilkoma kliknięciami. Łatwizna!

Kopię zapasową jakich danych należy tworzyć?

W firmie potrzebne są bardzo różne dane.

Objęcie kopią zapasową tylko najczęściej używanych i najważniejszych plików i folderów może być kuszącą opcją, ale w ten sposób stwarzasz ryzyko, że przeoczysz inne pliki, które nie wydają się ważne, dopóki nie jest za późno.

Z reguły zalecamy więc tworzenie kopii zapasowej takich plików:

• dokumentacji dotyczącej pracowników;

• dokumentów związanych z zarządzaniem firmą;

• aktów własności, zeznań podatkowych i raportów finansowych;

• plików z systemów komputerowych.

Jakie cechy powinno mieć rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowej online

System do tworzenia kopii zapasowej online różni się od lokalnej kopii zapasowej w fizycznej pamięci masowej (takiej jak dysk twardy), ponieważ dane są przechowywane w chmurze. Może się to przydać z kilku powodów:

• Kopię zapasową można tworzyć w dowolnym miejscu i z dowolnego urządzenia.

• Kopii zapasowej nie zagrażają pożary ani inne katastrofy, które mogą zniszczyć zarówno urządzenie, jak i dyski twarde z kopiami.

• Kopię zapasową online można tworzyć automatycznie bez konieczności podłączania dysku zewnętrznego.

Podczas szukania rozwiązania do kopii zapasowej online pamiętaj więc o tych aspektach:

• Niezawodność – czy dostawca jest znany z tego, że jego systemy są stabilne i zawsze online?

• Bezpieczeństwo – w jaki sposób dane są chronione w chmurze?

• Skalowalność – czy łatwo jest rozszerzyć usługę o kolejnych użytkowników i urządzenia?

• Długoterminowe przechowywanie i archiwizowanie danych – jak dużo danych można przechowywać?

• Odzyskiwanie danych – jak łatwo można przywrócić dane?

• Łatwość użycia – czy z usługi można korzystać bez specjalnego szkolenia? 

• Pomoc techniczna – co możesz zrobić, kiedy potrzebujesz pomocy?

• Dobry stosunek wydajności do ceny – czy usługa jest warta wydanych na nią pieniędzy?

Rozwiązania do tworzenia kopii zapasowej online dla małych firm: jakie masz opcje?

Skoro znamy już podstawy tworzenia kopii zapasowej i najważniejsze aspekty, na które warto zwracać uwagę, przyjrzyjmy się trochę dokładniej poszczególnym opcjom. Łatwo założyć, że wszystkie kopie zapasowe są takie same, ale w rzeczywistości istnieje dużo różnych typów kopii. Wiele z nich ma określone funkcje lub służy określonym celom.

Pełna, przyrostowa i różnicowa kopia zapasowa

Do tej pory skupialiśmy się głównie na tym, gdzie przechowywana jest kopia zapasowa, natomiast te trzy podejścia odnoszą się przede wszystkim do tego, w jaki sposób dane są w ogóle tworzone jako kopie zapasowe.

Oto różnice:

• Pełna kopia zapasowa to kompletna kopia wszystkich danych wybranych do skopiowania.
• Przyrostowa kopia zapasowa zapisuje tylko zmiany, jakie zaszły w danych od momentu utworzenia poprzedniej kopii zapasowej.
• Różnicowa kopia zapasowa kopiuje wszystkie wprowadzone zmiany, ale tylko od momentu utworzenia ostatniej pełnej kopii zapasowej.

Jeśli najwyższymi priorytetami w Twojej firmie są prędkość i oszczędność czasu, wykorzystaj przyrostową kopię zapasową. Ten rodzaj zapisuje tylko zmiany wprowadzone w plikach od momentu utworzenia poprzedniej kopii zapasowej, więc nie przetwarza ponownie plików, które nie zmieniły się między kopiami.

Podobnie, ponieważ przerwy między kopiami zapasowymi ulegają znacznemu skróceniu, metoda przyrostowa zmniejsza ryzyko utraty danych. Dropbox Backup oferuje usługę tworzenia przyrostowych kopii zapasowych — polega ona na aktualizowaniu zmian w kopiowanych plikach, zamiast ponownego przetwarzania całego pliku.

Wybór rodzaju kopii zależy od Twoich potrzeb i od tego, jak często aktualizujesz pliki. Warto dokładnie przemyśleć to zagadnienie i wybrać usługę, która będzie tworzyć kopie zapasowe w odpowiedni dla Ciebie sposób.

Hybrydowa kopia zapasowa

Hybrydowa kopia zapasowa pozwala firmom łączyć kopie online i offline.

W takim modelu jedna kopia danych jest przechowywana w chmurze, a druga lokalnie na zewnętrznym dysku twardym lub podobnym urządzeniu.

Dlaczego warto w małej firmie tworzyć równocześnie kopie zapasowe online i lokalne? Weź pod uwagę kilka najpowszechniejszych zalet takiej strategii:

• Zapewnia bardziej wszechstronną ochronę na każdą ewentualność. Jeśli nie możesz skorzystać z lokalnej kopii zapasowej, bo została zniszczona lub skradziona, nadal masz dostęp do kopii zapasowej zapisanej w chmurze.

• Łagodzi problemy związane z łączem internetowym i prędkością sieci – jeśli masz kilka komputerów, na których regularnie tworzona jest kopia zapasowa w chmurze, może to przeciążyć Twoją sieć.

Pomimo tych zalet hybrydowa kopia zapasowa ma także pewne wady:

• Wymaga bezpiecznego miejsca, w którym można przechowywać lokalne kopie zapasowe.

• Nie przydaje się za bardzo w pracy zdalnej, ponieważ nie wszyscy pracownicy zdalni mają możliwość dostępu do lokalnego urządzenia z kopiami zapasowymi.

• Lokalną kopię zapasową trzeba wykonywać ręcznie, a łatwo jest zapomnieć o regularnym kopiowaniu plików.

Hybrydowa kopia zapasowa nie jest dla wszystkich. Wielu firmom wystarczy tylko kopia zapasowa w chmurze. Jeśli jednak dodatkowe bezpieczeństwo modelu hybrydowego stanowi dla Twojej firmy atut, warto rozważyć tę opcję.

Odzyskiwanie po awarii jako usługa (DRaaS)

Czy Twoja mała firma korzysta ze skomplikowanej sieci urządzeń, serwerów i użytkowników? Jeśli tak, Twoim potrzebom może odpowiadać kopia zapasowa w ramach usługi DRaaS – odzyskiwania po awarii jako usługi.

DRaaS to model usługowy przetwarzania w chmurze. Umożliwia firmom kopiowanie całej infrastruktury IT i wszystkich danych do zewnętrznego środowiska chmurowego.

Tego rodzaju usługa pozwala firmom przywracać dostęp do infrastruktury IT oraz jej funkcje po awarii i może się przydać, jeśli Twoja organizacja stosuje zaawansowany system informatyczny.

Oczywiście największą zaletą kopii zapasowej DRaaS jest to, że dzięki niej firma może nadal działać nawet w przypadku awarii.

Kolejną z zalet jest brak konieczności dostarczania ani posiadania zasobów potrzebnych do działania kopii zapasowej DRaaS przez firmę korzystającą z takiego systemu. Nie musi nawet samodzielnie zarządzać procesem odzyskiwania po awarii.

Kopia zapasowa DRaaS różni się od kopii zapasowej jako usługi (BaaS), w ramach której do chmury kopiowane są tylko dane, a nie infrastruktura IT ani możliwość przetwarzania danych.

Kopia zapasowa jako usługa (BaaS)

Kopia zapasowa jako usługa (BaaS), znana również jako kopia zapasowa w chmurze, to metoda kopiowania danych przez Internet do bezpiecznego repozytorium zewnętrznego znajdującego się w chmurze.

To jeden z najczęściej wybieranych typów kopii zapasowej w małych firmach, ponieważ jego głównym celem jest ochrona danych przed ryzykiem błędu ludzkiego, cyberataku, klęski żywiołowej czy kradzieży urządzenia.

Zamiast kopiować dane do scentralizowanego działu IT, system BaaS przesyła je do prywatnego, publicznego lub hybrydowego środowiska chmurowego. Repozytoria w chmurze hybrydowej należą zwykle do zewnętrznych dostawców usług i są przez nich zarządzane.

Kopia zapasowa jako usługa oferuje małym firmom sporo zalet:

• Wygoda – można skonfigurować ciągłą albo automatyczną kopię zapasową, dzięki czemu po wstępnej konfiguracji nie trzeba już nic robić.

• Wysokie standardy bezpieczeństwa – przed wysłaniem na serwer dane objęte kopią zapasową są szyfrowane.

• Dostęp zdalny – dzięki kopii zapasowej w chmurze pliki można łatwo odzyskać w dowolnym miejscu i czasie (wystarczy mieć połączenie z Internetem).

• Praktyczność – rozwiązanie jest bardziej opłacalne, elastyczne i skalowalne niż inne.

• Gwarancja ochrony – rozwiązanie BaaS zapewnia spokój ducha użytkownikom oprogramowania jako usługi (SaaS), ponieważ systemy kopii zapasowej przewidziane w rozwiązaniach SaaS nie zawsze gwarantują szybkie albo pełne odzyskanie utraconych danych.

To idealne rozwiązanie, jeśli często pracujesz w podróży na telefonie komórkowym lub tablecie. Usługa tworzenia kopii zapasowych w chmurze zapewni synchronizację wszystkich postępów pracy na wszystkich Twoich urządzeniach, dzięki czemu będziesz mógł powrócić do projektu, gdy tylko poczujesz przypływ weny.

Dropbox Backup

Jeśli uważasz, że kopia zapasowa w chmurze to najlepsze rozwiązanie do ochrony Twoich plików i danych, to Dropbox Backup może okazać się idealnym rozwiązaniem.

Dropbox Backup to usługa kopii zapasowej jako usługa (BaaS), stworzona z myślą o małych firmach. Oferuje ona szereg przydatnych i zorientowanych na biznes funkcji:

• Automatyczne tworzenie kopii zapasowych danych w folderach systemowych.

• Tworzenie kopii zapasowych plików i folderów z komputera PC lub Mac, w tym dokumentów, pobranych plików i pulpitu, i zapisywanie ich bezpośrednio na koncie Dropbox.

• Automatyczna przyrostowa kopia zapasowa w chmurze, która zawsze działa i zapewnia zgodność plików z najnowszymi zmianami bez konieczności przetwarzania całego pliku.

• Migracja plików z Backup na nowy komputer.

• Jedno miejsce, w którym można sprawdzać postępy, wyświetlać historię i nadawać priorytet określonym plikom.

• Po skonfigurowaniu Backup można nadal normalnie używać folderów oraz przechowywanych w nich plików w Internecie oraz na telefonie komórkowym.

• Szybkie odzyskiwanie plików, które pozwala przywrócić pliki w ramach planu odzyskiwania po awarii.

• Szybkość i łatwość obsługi.

Już dziś utwórz kopię zapasową w swojej firmie

Wybór oprogramowania do tworzenia kopii zapasowej w firmie może wydawać się sporym wyzwaniem, ale wcale nie musi tak być.

Dropbox Backup pozwoli Ci w łatwy sposób chronić Twoje cyfrowe życie oraz szybko i bez problemów odzyskać utracone pliki w każdej sytuacji.