Jak w trzech krokach ułatwić zatwierdzanie projektów

Projektanci i architekci nie mają łatwego zadania. Oprócz pracy włożonej w przekształcenie pomysłów w projekty wnętrz lub planów pięknych budynków, trzeba poruszać się po mętnych wodach opinii. Musisz wykazać się cierpliwością na miarę zen, aby poradzić sobie z brutalną i dosadną krytyką, a jednocześnie jakoś przekuć liczne opinie w pomysł, który wszyscy zaakceptują.

Istnieje sposób, aby sprawić, by proces zatwierdzania bardziej przypominał rozmowę niż konflikt. Chodzi o wybór narzędzi, które pomogą całemu zespołowi współpracować bezproblemowo. Oto jak zacząć.

1. Zadbaj o spójność między aplikacjami

Jeśli nie masz wygodnych integracji aplikacji, takich jak Dropbox Extensions, użytkownicy muszą poświęcić czas na zamknięcie jednej aplikacji, otwarcie drugiej i kontynuowanie pracy od miejsca, w którym ją przerwali. Takie przerwy są problemami w przepływie pracy, które mogą powodować opóźnienia i utratę danych. Solidne połączenie pozwala na płynną pracę.

Gdy założyciele PritchardPeck Lighting musieli usprawnić komunikację w zespole, zdecydowali się na integrację Dropboxa, Slacka i Gmaila. „Komunikujemy się w naszym biurze za pomocą Slacka” – mówi Kristin Peck. „Świetnie jest oddzielić komunikację wewnętrzną od komunikacji z klientami, do czego używamy Gmaila. Ale interfejs Slacka jest dobry, bo będziemy pracować głównie za pośrednictwem wiadomości błyskawicznych. Mój zespół wysyła mi linki do Dropboxa, a ja mogę na nie szybko kliknąć i otworzyć plik… Mogę zobaczyć, co się dzieje, nawet nie będąc tam”. 

Oto jak firma PritchardPeck używa aplikacji Dropbox do rozwoju swojej „małej, ale prężnej” działalności.

2. Skalowanie zgodnie z wymaganiami projektu

Korzystanie z najlepszych aplikacji do poszczególnych zadań daje Twojej firmie więcej możliwości rozwoju w miarę potrzeb. Pojedyncze rozwiązanie może zawierać dodatkowe funkcje, których nie potrzebujesz, lub nie posiadać ważnych funkcji, które będą Ci potrzebne w przyszłości. Zoptymalizowany przepływ pracy pozwala wybrać rozwiązania niezbędne do rozwoju firmy bez zakłócania procesów.

Na przykład kiedy nagradzana firma architektoniczna BNIM otwierała siedem nowych biur w Stanach Zjednoczonych, polegała na funkcji zespołów w aplikacji Dropbox dla firm, aby uprościć przepływ informacji. Jej pracownicy korzystali z aplikacji Dropbox, aby współpracować nad dużymi plikami projektów z dowolnego biura i urządzenia oraz skrócić czas realizacji projektów zleconych przez klientów. 

Zastanawiasz się, jak inne firmy optymalizują swoje procesy pracy? Przeczytaj inne historie sukcesu klientów, którzy korzystają z Dropbox do wydajnej obsługi swoich zadań.

3. Usprawnij przepływ informacji i zaoszczędź czas

Bez dobrego przepływu pracy pracownicy mogą tracić czas na poszukiwanie plików lub próby łączenia procesów, które nie współgrają ze sobą. Płynny przepływ pracy sprawi, że Twój zespół będzie mógł poświęcić mniej czasu na koordynację, a więcej na faktyczną pracę.

Firma architektoniczna Red Dot Studio używa łączy udostępnionych do Dropbox, aby wysyłać duże prezentacje i pliki CAD do członków zespołu, jak również do zewnętrznych inżynierów, konsultantów i klientów. Gdy trzeba się zapoznać z najnowszymi koncepcjami, można je szybko pobrać w aplikacji mobilnej Dropbox.

„Dawniej po odwiedzeniu placu budowy marnowaliśmy czas na szukanie, skanowanie i zapisywanie szkicu... Teraz możemy zrobić zdjęcie telefonem, zapisać je w odpowiedniej lokalizacji przechowywania długoterminowego i od ręki rozpowszechnić. Jest to dużo wygodniejsze” — Alix Daguin, projektantka, Red Dot Studio

Jednoczesne korzystanie z najlepszych aplikacji i narzędzi pozwala pracować mądrzej i wydajniej. Dzięki temu będziesz mieć więcej czasu na najważniejsze zadania, a mniej na przeglądanie morza aplikacji. Gdy potrzebujesz zatwierdzeń, jasna praca zespołowa pozwala uniknąć nieporozumień i zaoszczędzić mnóstwo czasu.