Jeżeli jesteś freelancerem, pełnienie wielu różnych ról nie jest Ci obce. Jesteś nie tylko twórczym geniuszem realizującym projekty, ale także pracownikiem księgowości, specjalistą od marketingu i przedstawicielem obsługi klienta. A jednym z Twoich najważniejszych zadań jest wysyłanie faktur do klientów.
Ale jaki jest najlepszy sposób, żeby to zrobić? W tym artykule znajdziesz wskazówki dotyczące tego, kiedy i jak wysyłać klientowi profesjonalną fakturę, a także narzędzia usprawniające ten proces i porady dotyczące dalszego postępowania z niezapłaconymi fakturami.
Kiedy należy wysłać fakturę
Istnieje kilka różnych szkół myślenia o tym, kiedy należy wysłać fakturę do klienta. Niektórzy freelancerzy wolą wysyłać faktury przed rozpoczęciem pracy, a inni dopiero po jej zakończeniu. Każda z tych opcji ma pewne zalety:
Przed: Idealne rozwiązanie w przypadku zleceń lub jednorazowych projektów, w których konieczny jest zakup dodatkowych materiałów do ukończenia pracy, lub w przypadku projektów długoterminowych, w których praca jest dostarczana w ratach. Możesz również poprosić o częściową zapłatę z góry, jeśli masz ograniczony dostęp do środków pieniężnych lub jeśli dany klient ma historię opóźnionych płatności i niedotrzymanych terminów.
Później: Większość freelancerów wystawia faktury swoim klientom zaraz po zrealizowaniu zamówienia lub projektu. Alternatywą jest odczekanie kilku dni między dostarczeniem projektu a wysłaniem faktury, aby klient miał pewność, że jest zadowolony. W przypadku umów trwających dłużej, łatwiejszym rozwiązaniem może być wysyłanie faktur w cyklu miesięcznym. Dzięki temu otrzymujesz stałe i przewidywalne płatności, a Twojemu klientowi łatwiej będzie wystawiać i przetwarzać faktury.
Ostatecznie najlepszy moment na wysłanie faktury zależy od trzech głównych czynników
- Rodzaj oferowanego produktu lub usługi.
- Twoje warunki płatności i wymagania finansowe lub sytuacja.
- Twoja relacja z klientem.
Różne sposoby wysyłania faktur
Kiedy już zdecydujesz, kiedy wysłać fakturę, musisz wybrać sposób, w jaki ją wyślesz. Dostępnych jest kilka różnych opcji – każda z nich ma swoje zalety i wady.
1. W poczcie
W dobie poczty elektronicznej i fakturowania online wysyłanie faktur pocztą tradycyjną może wydawać się reliktem przeszłości. Jednak nadal istnieją przypadki, w których może to być najlepsza opcja. Jeśli na przykład Twój klient nie używa poczty e-mail ani fakturowania internetowego, lub jeśli czujesz się bezpieczniej, wysyłając dokument w formie fizycznej, najlepszym rozwiązaniem może być wysłanie faktury pocztą tradycyjną.
Należy pamiętać, że wysyłanie faktur pocztą może być wolniejsze, mniej bezpieczne i droższe niż fakturowanie i płatności online. Dodatkowo proces ten jest bardziej podatny na błędy — osoby i firmy często zmieniają siedzibę, a nie zawsze masz gwarancję, że posiadasz najbardziej aktualne dane kontaktowe (lub że poprawnie wpisałeś je na kopercie!).
2. Za pośrednictwem poczty elektronicznej
Poczta e-mail to najczęstszy sposób wysyłania faktur przez freelancerów. Jest szybki, łatwy i wygodny, i pozwala łatwo śledzić, kiedy faktura została otworzona i wyświetlona.
Aby wysłać fakturę e-mailem, wystarczy przesłać plik z fakturą jako załącznik, wpisać odpowiedni temat i wysłać wiadomość e-mail do klienta. Możesz również zamieścić krótką wiadomość w treści wiadomości e-mail, np. „W załączniku przesyłam fakturę za Twój ostatni projekt”.
3. Za pośrednictwem pamięci masowej w chmurze
Jeśli do zarządzania fakturami używasz oprogramowania takiego jak Dropbox, możesz wysyłać faktury bezpośrednio ze swojego konta za pomocą łącza. To wygodna opcja, ponieważ umożliwia tworzenie i wysyłanie faktur oraz zarządzanie nimi z jednego miejsca.
Jak wysyłać faktury za pomocą Dropbox
Korzystając z Dropbox, możesz przesłać szablon faktury na swoje konto i przekształcić go w edytowalny plik PDF wielokrotnego użytku, który możesz udostępnić bezpośrednio z Dropbox lub za pomocą prostego łącza.
Gdy faktury będą gotowe do wysłania, rozważ użycie dedykowanego narzędzia do udostępniania dokumentów, takiego jak Dropbox DocSend, aby uzyskać wgląd w to, jak klienci korzystają z Twoich faktur po ich udostępnieniu. Może to być szczególnie przydatne, jeśli chcesz mieć pewność, że klienci otrzymali i wyświetlili Twoje faktury.
Możesz także skonfigurować unikalne ustawienia udostępniania dla każdego odbiorcy, monitorować działania podejmowane na Twoich treściach i analizować trendy przeglądania udostępnionych plików w jednym centralnym pulpicie nawigacyjnym.
Wskazówki dotyczące postępowania po wysłaniu faktury
Jeśli nie otrzymasz zapłaty za fakturę w ustalonym terminie, być może będziesz musiał skontaktować się z klientem.
Oto kilka wskazówek, jak postępować w przypadku niezapłaconych faktur:
- Zacznij od rozmowy telefonicznej, aby sprawdzić, czy faktura została wysłana do właściwej osoby lub działu.
- Wyślij wiadomość e-mail z przypomnieniem w dniu terminu płatności, jeśli faktura nie została uregulowana.
- Jeśli to nie zadziała, wypróbuj alternatywną metodę, taką jak wysłanie pisma pocztą tradycyjną.
- W swojej komunikacji zachowaj stanowczość i uprzejmość i jasno określ konsekwencje braku płatności w terminie, takie jak opłaty za zwłokę lub wstrzymanie przyszłych usług.
- Prowadź rejestr wszystkich podejmowanych prób i otrzymanych odpowiedzi na wypadek konieczności eskalowania sytuacji.
- Rozważ zaoferowanie alternatywnych opcji płatności, takich jak plan ratalny, aby ułatwić klientowi opłacenie faktury.
- Jeśli wszystkie próby zawiodą, rozważ skorzystanie z porady prawnej lub z usług firmy windykacyjnej w celu odebrania należności.
Pamiętaj, aby zawsze zachowywać profesjonalizm i podchodzić do sytuacji z uczciwością, ponieważ utrzymanie dobrych relacji z klientami jest kluczowe dla sukcesu Twojej firmy.
Usprawnij każdy etap procesu fakturowania
Dropbox pomoże Ci usprawnić cały proces fakturowania – od tworzenia i dostosowywania faktur po ich wysyłanie klientom i śledzenie postępów ich realizacji.
Z łatwością konwertuj faktury w formacie PDF na edytowalne szablony, które możesz dostosować przed wysłaniem do klienta
Korzystając z Dropbox, możesz zaoszczędzić czas i uniknąć problemów związanych z fakturowaniem, dzięki czemu możesz skupić się na tym, co robisz najlepiej: na tworzeniu świetnych prac dla swoich klientów.
