Spotkania z interesariuszami mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. W tym przewodniku wyjaśnimy, jak przygotować się i przeprowadzić skuteczne spotkania z interesariuszami, które przyniosą rezultaty.
Spotkania z interesariuszami są niezbędne do utrzymania projektów na właściwym torze i zapewnienia, że wszyscy zaangażowani są zgodni co do dalszych działań. Ale czym właściwie jest spotkanie interesariuszy i jak skutecznie je przeprowadzić?
W tym artykule odpowiemy na te pytania i przedstawimy kilka wskazówek, jak używać Dropboxa, aby spotkania z interesariuszami były jeszcze bardziej produktywne.
Czym jest spotkanie interesariuszy?
Spotkanie interesariuszy to spotkanie wszystkich ważnych osób zaangażowanych w projekt lub relację biznesową — zasadniczo chodzi o Ciebie jako dostawcę produktu lub usługi oraz Twoich klientów. Spotkania te stanowią dla interesariuszy okazję do podzielenia się swoimi uwagami, wyrażenia swoich obaw i podjęcia decyzji dotyczących projektu.
To, kto powinien uczestniczyć w spotkaniu interesariuszy, zależy od celu i oczekiwanych rezultatów spotkania.
Różne rodzaje spotkań z interesariuszami
Istnieje kilka różnych rodzajów spotkań z interesariuszami, z których każde ma swój własny cel i format. Do typowych rodzajów spotkań z interesariuszami należą:
- Spotkania inauguracyjne: Spotkania te odbywają się na początku projektu, aby ustalić cel, zadania i zakres projektu. Stanowią one również dobrą okazję do wzajemnego przedstawienia się zespołu projektowego i interesariuszy.
- Wywiady z interesariuszami: Są to indywidualne spotkania z interesariuszami, które pomagają zrozumieć ich wizję, cele, bieżące procesy i obawy.
- Dodatkowe spotkania z interesariuszami: Spotkania te odbywają się przez cały cykl życia projektu w celu kontaktu z interesariuszami, informowania ich o postępach prac i uzyskania ich opinii.
Jak przygotować się do spotkania z interesariuszami
Aby mieć pewność, że spotkanie z interesariuszami będzie produktywne, ważne jest wcześniejsze przygotowanie się. Oto kilka wskazówek, o których powinieneś pamiętać jako organizator spotkania:
Miej cel
Określ jasno cel spotkania — czy chcesz przekazać aktualny stan spotkania? Czy potrzebujesz opinii na temat konkretnego produktu? Czy masz spór lub nieporozumienie, które należy wyjaśnić?
Gdy będziesz wiedział, dlaczego musisz spotkać się ze swoimi interesariuszami — i jasno im wyjaśnisz, dlaczego powinni się z tobą spotkać — o wiele łatwiej będzie ci określić, kto powinien wziąć udział w spotkaniu.
Miej plan spotkania
Przygotuj plan spotkania, aby nadać mu strukturę i ukierunkować przebieg rozmów. Przed spotkaniem warto wysłać uczestnikom plan spotkania pocztą elektroniczną, aby mogli przygotować pytania i dodatkowe punkty do omówienia. Dzięki funkcji Dropbox Wyślij i śledź można sprawdzić, kto zapoznał się z planem przed spotkaniem.
Oto kilka kwestii, które warto omówić:
- Harmonogramy projektu lub plany działania
- Kamienie milowe projektu
- Ostatnie lub nadchodzące elementy do dostarczenia
- Wyniki lub wydajność
- Potencjalne zagrożenia lub obawy
- Następne kroki lub działania
Wysyłaj linki do istotnych dokumentów i materiałów dotyczących programu w łatwo dostępnym formacie za pomocą Dropbox.
Zrozum, kto musi uczestniczyć w spotkaniu i co jest dla niego ważne
Zaproszenie zbyt wielu osób na spotkanie może skończyć się bałaganem — za dużo kucharzy, prawda? To niemal tak samo złe, jak zbyt wiele spotkań — wprowadza chaos i zabiera cenny czas, który można by poświęcić na faktyczną pracę.
Jeśli na spotkanie zaprosisz wyłącznie odpowiednie osoby zainteresowane, możesz zwiększyć swoją produktywność. Jeśli w projekcie bierze udział duża liczba interesariuszy, ogranicz liczbę uczestników spotkania, biorąc pod uwagę, dlaczego dana osoba nie musi w nim uczestniczyć, a nie dlaczego jest to konieczne.
Spotkania w mniejszym gronie pozwalają również na otwarcie dyskusji na temat indywidualnych priorytetów interesariuszy oraz powodów podjęcia konkretnych decyzji lub wystąpienia nieporozumień. Jeśli nie masz całego dnia, nie możesz omówić obaw i pytań wszystkich na dużym spotkaniu!
Kim jest interesariusz?
Mówiąc najprościej, interesariuszem jest osoba mająca osobisty interes w procesie podejmowania decyzji oraz działaniach przedsiębiorstwa lub projektu. Bez ich wsparcia przedsiębiorstwo lub projekt nie mógłby funkcjonować.
Przykładem interesariusza może być którykolwiek z następujących podmiotów:
- Dyrektor lub zastępca dyrektora
- Inwestor
- Dyrektor ds. informacji, dyrektor finansowy lub dyrektor wykonawczy
- Kierownik projektu
Ale szerzej rzecz ujmując, istnieją interesariusze wewnętrzni — pracownicy, właściciele i menedżerowie — oraz interesariusze zewnętrzni. Są to Twoi klienci, akcjonariusze, wierzyciele, rząd, związki zawodowe itd.
Bądź gotowy na dodatkowe pytania
Niezależnie od tego, jak dobrze się przygotujesz, Twoi interesariusze prawdopodobnie zadadzą Ci pytania, których nie zaplanowałeś w swoim harmonogramie. Aby wykazać się profesjonalizmem i zaangażowaniem w projekt, powinieneś przewidzieć i przygotować się na potencjalne pytania, które mogą się pojawić.
Nie zawsze można je przewidzieć, ale na pewno zrobisz wrażenie na swoich interesariuszach, jeśli będziesz miał w zanadrzu świetne odpowiedzi.
Jak przeprowadzić spotkanie interesariuszy
Gdy już przygotujesz spotkanie z interesariuszami, czas je zorganizować. Oto kilka wskazówek:
Daj dobry przykład
Jako gospodarz nadajesz ton spotkaniu. Powinieneś zachowywać się zgodnie z zasadami dobrego zachowania na spotkaniu i być zaangażowanym. Praktykuj aktywne słuchanie i bądź obecny.
Utrzymaj koncentrację
Staraj się trzymać swojego planu i pamiętać o dodatkowych tematach/pytaniach, do których się przygotowałeś. Pokaż, że jesteś proaktywnym gospodarzem, który z wyprzedzeniem przewiduje potencjalne problemy, a nie reaktywnym gospodarzem, który nie potrafi sobie poradzić z problemami, których można uniknąć. Pomoże to zbudować zaufanie wśród interesariuszy.
Jeśli będziesz trzymać się ustalonego planu tak ściśle, jak to możliwe, na koniec spotkania będziesz mógł przeznaczyć czas na burzę mózgów lub sesję pytań i odpowiedzi. Staraj się zachęcać wszystkich do zabierania głosu i uczestniczenia — nie tylko kluczowych graczy.
Używaj języka zrozumiałego dla Twoich interesariuszy
Czasami zakładamy, że nasi klienci rozumieją techniczne aspekty tego, co robimy. Choć mają dużą wiedzę na temat swojej branży, prawdopodobnie nie są ekspertami w zakresie Twojego produktu lub usługi — ale Ty jesteś.
Postaraj się wyeliminować wszelki niezrozumiały lub zbyt techniczny żargon, którego interesariusze mogą nie rozumieć, i zamiast tego skup się na tym, co jest dla nich najważniejsze.
Wskazówki po spotkaniu
Po spotkaniu z interesariuszami ważne jest, aby kontynuować działania i upewnić się, że wszystkie punkty działań zostały wykonane, a w razie potrzeby zaplanować kolejne spotkanie.
Dropbox może pomóc Ci w tym, zapewniając centralne miejsce do przechowywania notatek ze spotkań, łączy do treści i filmów. Możesz również skorzystać z funkcji Wyślij i śledź, aby wysłać materiały dotyczące spotkania i sprawdzić, kto je przeglądał.
Jeśli spotkanie zostało zarejestrowane, można udostępnić nagranie bezpośrednio z konta Dropbox, zwiększając zaangażowanie interesariuszy, ponieważ osoby, które nie uczestniczyły w spotkaniu, mogą nadrobić zaległości, a osoby, które w nim uczestniczyły, mogą odświeżyć swoją pamięć.
Efektywne spotkania z interesariuszami dzięki Dropbox
Dropbox to idealny partner do spotkań z interesariuszami. Dzięki funkcjom takim jak Wyślij i śledź, analiza dokumentów oraz zaawansowane opcje udostępniania, Dropbox ułatwia przygotowanie, przeprowadzenie i podsumowanie spotkań z interesariuszami.
