Sposób zarządzania umowami może zdecydować o sukcesie lub porażce firmy. Zakłócenia mogą powodować problemy prawne, prowadzić do spadku przychodów i negatywnie wpływać na relacje z partnerami. Skuteczne zarządzanie umowami pozwala natomiast organizacji unikać sporów i utrzymywać dobre relacje z partnerami, co ma kluczowe znaczenie dla jej rozwoju.
Zastanówmy się, jak utworzyć i zoptymalizować proces zarządzania umowami, który można skalować wraz z organizacją, oraz jakie korzyści się z nim wiążą.
Automatyczne powiadomienia
Żaden członek zespołu nie chce się zajmować żmudnym monitorowaniem poszczególnych kamieni milowych w procesie zawierania umów. Na szczęście nie każdy krok w przepływie pracy związanej z zarządzaniem umowami wymaga udziału człowieka.
Zautomatyzowany system może służyć do odbierania nowych wniosków o zawarcie umowy, przygotowywania podstawowego języka prawnego na potrzeby nowych umów oraz usprawniania audytów, raportowania, zatwierdzania i odnawiania umów.
Możliwość ustawiania przypomnień na platformie, a nawet włączenia automatycznych przypomnień e-mail, sprawia, że członkowie zespołu już nie muszą zaprzątać sobie głowy zbędnymi informacjami i mogą się skupić na osiąganiu celów biznesowych.
Dodaj możliwości podpisu elektronicznego
Składanie podpisów to prawdopodobnie najważniejsza część procesu zawierania umowy. Podpisy są wymagane, aby jej postanowienia weszły w życie.
Dzięki opcji podpisu elektronicznego Twój zespół może mieć pewność, że wszystko zostanie podpisane najszybciej, jak to możliwe.
Podpisy cyfrowe umożliwiają zawieranie transakcji w dowolnym miejscu, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo i efektywność. Upewnij się, że wchodzą one w skład Twojego stosu zarządzania umowami.
Oszczędzaj czas dzięki szablonom
Nie musisz sporządzać wszystkich umów od podstaw. Chociaż z pewnością chcesz, aby każda umowa była do pewnego stopnia spersonalizowana pod kątem konkretnego klienta, odrobina standaryzacji również może się okazać korzystna. Dysponowanie odpowiednią biblioteką dokumentów daje solidne podstawy do opracowywania nawet najbardziej złożonych umów.
Dzięki Dropbox Sign możesz zamienić najczęściej wykorzystywane umowy na szablony lub pobrać powszechnie używane formularze, takie jak umowy o zachowaniu poufności, umowy konsultingowe i polityki dotyczące mediów społecznościowych.
Więcej sposobów na efektywne zarządzanie umowami
Zrewiduj bieżący przepływ pracy
Sposób zarządzania umowami w przypadku kilku pierwszych klientów powinien i będzie ulegać znacznym zmianom, dlatego należy zachęcić zespół do regularnego (kwartalnego lub rocznego) przeglądu procesu zarządzania umowami. Nie wahaj się mówić o kluczowych sukcesach, jednocześnie stawiając czoła pojawiającym się wyzwaniom i zagrożeniom. Dysponując tymi fundamentalnymi informacjami, możesz zacząć ulepszać sposób, w jaki Twoja organizacja zarządza umowami.
Niezależnie od tego, czy celem jest wyeliminowanie określonego ryzyka, czy też zaoszczędzenie pieniędzy, musisz dokładnie wiedzieć, dlaczego zamierzasz zmienić podejście do zarządzania umowami. Aby na nowo zdefiniować proces zarządzania umowami w firmie, trzeba wiedzieć również, jak się za to zabrać.
Trzymaj się jednego systemu
Tak, każdy klient wymaga spersonalizowanego podejścia. Co prawda może się to wydawać nieco sprzeczne z intuicją, ale standaryzacja procesu zarządzania umowami umożliwia skuteczniejszą obsługę klientów.
System zarządzania umowami, który pozwala przechowywać wszystkie umowy i interakcje z interesariuszami w tym samym miejscu, może Cię uchronić przed problemami związanymi z brakiem dokumentacji i nieporozumieniami.
Pojedynczy system umożliwia lepszą komunikację między zainteresowanymi stronami i zapewnia większe bezpieczeństwo wszystkich poufnych informacji.
Wkrocz w erę nowoczesności
Niezależnie od tego, czy Twój zespół sprzedaży pracuje nad usprawnieniem zarządzania umowami, czy też musisz zmienić sposób, w jaki zarządza nimi cała Twoja organizacja, mamy narzędzia i zasoby, które Ci w tym pomogą.
Przy odrobinie przemyślanego planowania i wsparcia ze strony usług w chmurze możesz sprawić, że zarządzanie umowami przestanie być dla Twojej organizacji wyzwaniem, a stanie się usprawnionym i wydajnym procesem, który pomoże przyspieszyć jej rozwój.
