Przejdź do głównej zawartości

Czym jest wirtualny pokój danych (VDR) i kiedy jest Ci potrzebny?

Czyta się w 6 min

1 grudnia 2024 r.

Co to jest wirtualny pokój danych?

Wyobraź sobie specjalne, sekretne pomieszczenie na wszystkie Twoje poufne akta i ważne dokumenty. Taki właśnie jest wirtualny pokój danych (VDR). Możesz o nim myśleć jako o cyfrowej fortecy – ale o wiele bardziej ekscytującej.

Wirtualny pokój to po prostu bezpieczna przestrzeń online, w której możesz zebrać wszystkich, którzy potrzebują dostępu do tych danych, umożliwiając im współpracę nad ściśle tajnymi projektami i bezpieczne udostępnianie poufnych informacji.

W Twoim pokoju VDR wszystkie potrzebne rzeczy są na wyciągnięcie ręki. Dodatkowo oferuje on silne szyfrowanie i zaawansowaną kontrolę dostępu.

Wirtualne pokoje danych (VDR, virtual data room) są wyposażone we wszystkie najnowocześniejsze funkcje, dzięki którym zaproszone osoby mogą czuć się bezpiecznie w środowisku pełnych poufnych plików i dokumentów. Pokoje VDR są funkcją DocSend i oferują idealny sposób na:

  • przesyłanie i przechowywanie poufnych plików,
  • zabezpieczanie dokumentów i danych,
  • usystematyzowane porządkowanie danych.

Używając pokoju VDR, będziesz spędzać czas z zaufanymi sojusznikami w zakresie zarządzania dokumentami i plikami cyfrowymi. To najlepsza opcja do obsługi procesu należytej staranności, pierwszych ofert publicznych i innych poufnych projektów.

To poważna sprawa. Obecnie zaufanie cyfrowe jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Badanie przeprowadzone przez McKinsey pokazało, że 53% ankietowanych wybrałoby tylko taką firmę, która cieszy się dobrą reputacją w zakresie ochrony danych.

Zaufanie wspiera rozwój, więc jeśli Ty lub Twoja firma chcecie pracować z wrażliwymi danymi, naprawdę musicie rozważyć zastosowanie pokoju VDR.

Grupa osób zebrana wokół laptopa w biurze.

Jak działa bezpieczny wirtualny pokój danych?

Ponieważ wirtualny pokój danych jest bezpieczny i działa online, jest on dla Ciebie dostępny zawsze i z każdego miejsca. Niezależnie od tego, czy siedzisz w domu w piżamie i popijasz kawę, czy jesteś w ulubionej kawiarni, do swojego sekretnego pomieszczenia z cennymi danymi możesz wejść, wykonując zaledwie kilka kliknięć.

Zobaczmy, jak to możliwe. Pokój VDR wykorzystuje następujące kluczowe funkcje:

  • najnowocześniejsze szyfrowanie,
  • ścisła kontrola dostępu,
  • wszechstronne ustawienia uprawnień.

Czy wspomnieliśmy już o funkcjach współpracy?

Możesz dodawać komentarze, omawiać projekty i pracować nad plikami w czasie rzeczywistym – wszystko w bezpiecznej, wydzielonej przestrzeni.

DocSend łączy zabezpieczenia, analitykę oraz inne funkcje w łatwym w obsłudze wirtualnym pokoju danych. 

Prezentuj, analizuj i finalizuj transakcje w jednym miejscu

Dzięki Dropbox DocSend możesz zmniejszyć liczbę używanych narzędzi, skrócić czas i zminimalizować złożoność, co pozwoli Ci skupić się na szybszym zamykaniu transakcji.

Do czego służy wirtualny pokój danych?

Zastosowania pokojów VDR są niemal nieograniczone – od pozyskiwania funduszy dla startupów, przez zabezpieczanie komunikacji zarządu, po uzyskiwanie opinii na temat prezentacji ofertowych – a to nie wszystko.

Pokój VDR jest wyposażony we wszystkie możliwe technologie potrzebne do ukrycia się przed wścibskimi oczami. Dlatego świetnie nadaje się do następujących zastosowań:

  • zabezpieczanie dokumentów, takich jak rządowe akta i dane medyczne;
  • przechowywanie dokumentów i plików w centralnej lokalizacji, na przykład podczas fuzji i innych transakcji;
  • przechowywanie dużych ilości danych w celu zapewnienia łatwego dostępu wielu osobom;
  • przeglądanie, znajdowanie i śledzenie dokumentów na różnych urządzeniach bez używania dodatkowego oprogramowania;
  • wydajna współpraca w większych organizacjach lub nad złożonymi projektami obejmującymi ogromnie ilości danych.

DocSend to zaawansowana platforma do współpracy, która oferuje wszystkie powyższe funkcje – pokoje VDR to tylko mała część jej niesamowitych możliwości. Wypróbuj platformę bezpłatnie, aby zrobić wszystko, co wymieniliśmy powyżej (lub dużo więcej).

Niezależnie od tego, czy chodzi o nowe umowy, proces sądowy, zarządzanie własnością intelektualną, audyty sprzedaży nieruchomości, transakcje leasingowe, czy leczenie chorób – Ty i Twój zespół możecie bezpiecznie pracować w wirtualnym pokoju danych.

Zrzut ekranu szablonów wirtualnego pokoju danych dostępnych w DocSend.

Masz projekt, który powinien pozostać poufny?

DocSend umożliwia zwiększenie kontroli i widoczności za pomocą funkcji śledzenia dokumentów i analizy w czasie rzeczywistym. Jest bezpieczny, dostępny i zaprojektowany po to, aby zadbać o Ciebie i Twoje dane w szczególny sposób.

Nie musisz wierzyć nam na słowo. Oto, co inni mówią o używaniu DocSend:

Utwórz bezpieczny wirtualny pokój danych w DocSend

Tym właśnie jest wirtualny pokój danych – miejscem, w którym Twoje dane są łatwo dostępne, ale tylko dla odpowiedniej grupy osób. DocSend to najlepsza platforma oferująca taką możliwość.

Wyrafinowane szyfrowanie zapewnia Ci możliwość decydowania, kto może uzyskiwać dostęp do Twoich danych. Już nigdy więcej nie wyślesz załącznika, a na dodatek usprawnisz wszystkie swoje zadania dzięki bezpiecznemu udostępnianiu dokumentów.

VDR – często zadawane pytania

Pokoje VDR są lepsze niż foldery udostępnione, kiedy duże znaczenie mają bezpieczeństwo i prywatność. Pokoje VDR są najlepszą opcją w przypadku przechowywania wrażliwych plików i regularnego uzyskiwania do nich dostępu przez wybraną grupę osób. Wirtualne pokoje danych są też lepsze, kiedy ważne są funkcje takie jak uprawnienia, analityka i współpraca, ponieważ aplikacje do udostępniania plików zazwyczaj nie oferują takich możliwości.

W pokoju danych umieszcza się pliki, dokumenty i dane, które wymagają bardzo dokładnej ochrony. Wiele osób (np. pracownicy działu kadr) cały czas pracuje z poufnymi plikami – takie osoby w zasadzie zawsze mogą przechowywać pliki i współpracować nad nimi w pokoju VDR. Inni (np. startupy podczas pozyskiwania funduszy) mogą rzadziej pracować nad udostępnionymi lub poufnymi plikami – takie osoby będą przechowywać dokumenty w pokoju VDR i uzyskiwać do nich dostęp tylko wtedy, gdy będzie to konieczne.

Podstawy działania obydwu pokoi są takie same, jednak w przypadku fizycznego pokoju danych pliki i informacje są przechowywane w przestrzeni fizycznej, a w przypadku wirtualnych pokojów danych – online. Fizyczne pokoje danych były powszechne przed dobą Internetu. Obecnie to wirtualne pokoje danych zapewniają bardziej ekonomiczną, możliwą do śledzenia i praktyczną metodę współpracy nad dokumentami.

Aby uzyskać dostęp do pokoju VDR, wymagane jest oprogramowanie do przechowywania danych takie jak Dropbox, co oznacza, że takie pokoje mają najnowocześniejsze zabezpieczenia. Aby dodatkowo zwiększyć poziom zabezpieczeń, można także zastosować dodatkowe uprawnienia, ustawienia dostępu oraz certyfikaty. Umożliwia to ochronę danych nawet w przypadku złożonych wymagań dotyczących tego, kto może wyświetlać i otwierać pliki. Korzystanie z pokoi VDR jest znacznie bezpieczniejsze niż korzystanie z poczty elektronicznej, przechowywanie plików na komputerze czy w folderach udostępnionych.

Używając konta Dropbox, możesz bezpłatnie wypróbować DocSend i utworzyć pokój VDR. Klienci Dropbox mogą zalogować się za pomocą swojego istniejącego konta, a nowi użytkownicy mogą utworzyć konto Dropbox i rozpocząć 14-dniowy okres próbny. Dzięki łatwości obsługi, bezpieczeństwu danych oraz funkcjom przechowywania danych Dropbox nasz wirtualny pokój danych to jedno z najlepszych rozwiązań VDR.

Pokoje VDR służą do zabezpieczania plików i dokumentów, umożliwiania dostępu wielu osobom i zapewniania internetowej bazy danych dla informacji poufnych. Pokoje VDR są wykorzystywane jako bezpieczne magazyny i centra dystrybucji wszelkiego rodzaju dokumentów – szczególnie w krytycznych okresach zapewniania należytej staranności, kiedy wiele osób musi mieć dostęp do danych.

Poznaj powiązane zasoby

Osoba pracująca zdalnie siedzi z laptopem na kanapie i wysyła współpracownikom duży plik projektu filmowego przez e-mail.

Jak wysyłać duże pliki i filmy pocztą elektroniczną

Ograniczenia rozmiaru załączników do wiadomości e-mail mogą być uciążliwe. Ale są na to sposoby. Poznaj trzy bezproblemowe metody wysyłania dużych plików i filmów pocztą elektroniczną.

Fotograf patrzy na swoje urządzenie mobilne. W tle na ekranie laptopa wyświetlane jest zdjęcie dla klienta.

Jak udostępniać klientom zdjęcia wysokiej jakości

Idealne zdjęcia zasługują na to, by udostępniać je w odpowiedni sposób. Dowiedz się z naszego przewodnika dla profesjonalnych fotografów, jak udostępniać klientom zdjęcia w wysokiej rozdzielczości.

Użytkownik podłączający się do sieci VPN z poziomu laptopa.

Czym jest i jak działa VPN? Wszystko, co musisz wiedzieć

Zapewnienie bezpieczeństwa online sobie, swojej rodzinie i firmie staje się coraz ważniejsze z każdym dniem. Dowiedz się, czym jest VPN i jak chroni Twoją aktywność online, oraz zadbaj o bezpieczeństwo podczas surfowania.