Contexto 

A Southbase Group é uma empresa de construção sediada na Nova Zelândia que realiza obras complexas para clientes dos setores público e privado em todo o país. Com até 20 canteiros de obras ativos simultaneamente, o trabalho raramente acontece em um só local — e muitos contratos envolvem requisitos de segurança rigorosos.

Para que as operações funcionem sem problemas, os gerentes de obra, os subcontratados e as equipes de projeto precisam acessar a documentação mais recente de maneira segura, onde quer que estejam. Essa responsabilidade cabe a Lem Prestage, Gerente de TI do grupo, que precisa garantir que as informações sejam fáceis de encontrar e estejam devidamente protegidas.

No setor de construção civil, a confiança não é opcional. Mesmo pequenas falhas de comunicação ou lapsos de segurança podem se agravar rapidamente, transformando defasagens de planejamento ou omissões de detalhes em erros dispendiosos.

Desafio: sistemas lentos e de alto risco

Quando Prestage ingressou na Southbase, ele herdou um sistema criado para outra era. Os arquivos ficavam armazenados em servidores locais e as equipes de campo precisavam se conectar por VPN para acessar o recursos.

Embora a Southbase tenha quase 200 funcionários, apenas uma pessoa por vez podia acessar cada arquivo.

“O acesso aos dados era um pesadelo”, confessou Prestage. “[E] não havia colaboração com nenhum de nossos subcontratados, o que é crucial”.

A Southbase precisava de uma base que pudesse acompanhar o ritmo de equipes distribuídas, com riscos elevados e sem margem para erros. Isso ocorre porque quando a informação não é clara ou atualizada, as consequências se acumulam rapidamente e podem custar milhões.

Solução: do armazenamento simplificado à busca mais inteligente

Para atender a essa realidade, a Prestage recorreu ao Dropbox. Ele tinha um objetivo claro: construir um sistema que as pessoas realmente usassem no mundo real, sob pressão, em dezenas de locais de trabalho.

À medida que a Southbase crescia, também aumentava o volume e a importância do conteúdo armazenado no Dropbox. “Atualmente, temos terabytes de dados no Dropbox”, diz Prestage. “E ainda nem começamos a explorar todo o potencial do que podemos usar”.

Com tanto trabalho acontecendo simultaneamente, fazia sentido manter as equipes conectadas no mesmo ecossistema. Adotar ferramentas como o Dropbox Sign e o Dropbox Dash foi um próximo passo natural.

Para agilizar aprovações e assinaturas, o Sign foi "uma escolha óbvia", afirmou Prestage. “Os documentos não saem do Dropbox. Eles permanecem onde estão e isso reforça a segurança”.

E o Dash? Ele tornou a busca e o acesso à informação mais simples. A busca universal com IA do Dash permite que as equipes encontrem arquivos no Dropbox e em seus aplicativos conectados. Em vez de vasculhar ferramentas e pastas, eles podem pesquisar uma só vez e obter as respostas necessárias em segundos — de qualquer lugar e sem precisar esperar.

Não demorou muito para o Dash se tornar parte do fluxo de trabalho diário de Prestage. Ele usa o chat com IA integrado para solucionar problemas e gerar relatórios. O que antes lhe tomava dias, agora ele faz em uma fração desse tempo.

Resultados: tempo (e problemas) poupados

O impacto do Dash ficou especialmente evidente durante um projeto complexo em um aeroporto em operação, onde a construção ocorria 24 horas por dia. Os requisitos de segurança eram rigorosos e as informações tinham que ser precisas.

Para manter todos alinhados, o Dash foi usado para criar uma coleção de conteúdo baseada em projetos chamada de Acervo. Isso proporcionou à equipe um local único para colaborar, encontrar links e solicitar insights contextuais ao Dash.

"Criamos um Acervo de 150 documentos, que podemos comparar e pesquisar rapidamente", explicou Prestage. O pacote incluía planos e procedimentos de inspeção e teste para praticamente todas as etapas do trabalho, permitindo que qualquer pessoa confirmasse os requisitos, identificasse inconsistências e mantivesse o alinhamento sobre os próximos passos.

“Isso poupa tempo para as equipes de projeto”, afirmou Prestage. “E tempo é dinheiro”.

O Dash também reduziu os atritos diários para a equipe de TI. Em vez de se tornar um ponto de contato padrão sempre que alguém não conseguisse encontrar um arquivo, as pessoas podem obter respostas por conta própria, a qualquer momento. Os fluxos de trabalho estão mais fluidos e tranquilos.

À medida que a Southbase continua a crescer, Prestage vê o Dropbox e o Dash como uma base que ajuda as equipes a construir com clareza, proteger seu trabalho e manter informações críticas prontamente acessíveis de qualquer lugar.