Quando você é um freelancer, você está acostumado a desempenhar muitas funções. Você não é apenas o gênio criativo por trás do seu trabalho; você também é o contador, o profissional de marketing e o representante de atendimento ao cliente. E uma das tarefas mais importantes que você tem é enviar faturas para seus clientes.
Mas qual é a melhor maneira de fazer isso? Neste artigo, passamos orientações sobre quando e como você deve enviar uma fatura profissional a um cliente, incluindo ferramentas para agilizar o processo e dicas para acompanhar faturas que não foram pagas.
Quando enviar a fatura?
Existem algumas práticas diferentes sobre quando enviar uma fatura a um cliente. Alguns freelancers preferem enviar as faturas antes de começar a trabalhar, outros esperam a conclusão do trabalho para o envio. Cada prática tem suas próprias vantagens:
Antes: ideal para encomendas ou projetos pontuais em que é necessário comprar material adicional para concluir o trabalho, ou para projetos de longo prazo em que o trabalho é entregue em etapas. Também é possível solicitar um pagamento parcial antecipado se o fluxo de caixa está apertado ou nos casos em que o cliente tem um histórico de perder prazos e atrasar pagamentos.
Depois: a maioria dos freelancers envia a fatura para o cliente assim que o pedido ou projeto é concluído. Como alternativa, é possível aguardar alguns dias entre a entrega do projeto e o envio da fatura para que o cliente confirme que está satisfeito. Para contratos contínuos, o mais fácil é enviar faturas mensalmente. Com isso, você recebe pagamentos consistentes e previsíveis e fica mais fácil para o cliente emitir e processar as faturas.
Em última análise, a melhor hora para enviar a fatura depende de três fatores principais:
- O tipo de produto ou serviço oferecido.
- Suas condições de pagamento e demandas financeiras ou situação.
- Seu relacionamento com o cliente.
Diferentes maneiras de enviar faturas
Depois de decidir quando enviar a fatura, você precisa escolher como enviá-la. Existem algumas opções disponíveis, cada uma com vantagens e desvantagens.
1. Pelo correio
Em plena era do e-mail e do faturamento on-line, enviar faturas pelo correio parece uma prática antiquada. Porém, ainda existem casos em que essa é a melhor opção. Por exemplo, se o seu cliente não utiliza e-mail nem faz o faturamento on-line, ou se prefere a segurança do envio de um documento físico, o envio da fatura pelo correio pode ser a melhor opção.
É importante saber que o envio de faturas pelo correio pode ser mais lento, menos seguro e mais caro do que o faturamento e os métodos de pagamento on-line. Além disso, trata-se de um processo mais vulnerável a erros: pessoas e empresas mudam suas instalações com frequência, e nem sempre é possível garantir que você tem as informações de contato mais atualizadas (ou que as escreveu corretamente no envelope!)
2. Por e-mail
O e-mail é a forma mais comum de freelancers enviarem faturas. É rápido, fácil e conveniente e você consegue acompanhar facilmente quando sua fatura foi aberta e visualizada.
Para enviar uma fatura por e-mail, basta fazer o upload do arquivo da fatura como anexo, escrever um assunto adequado e enviar o e-mail ao cliente. Também é possível incluir uma mensagem curta no corpo do e-mail, como “Segue anexa a fatura referente ao projeto recente”.
3. Por meio do armazenamento em nuvem
Se você usa um software como o Dropbox para administrar faturas, é possível enviá-las diretamente de sua conta com apenas um link. Essa pode ser uma opção conveniente, pois permite a você criar, administrar e enviar suas faturas de um só lugar.
Como enviar faturas com o Dropbox
Com o Dropbox, você consegue enviar seu modelo de fatura para sua conta e transformá-lo em um PDF editável e reutilizável que pode ser compartilhado diretamente do Dropbox ou com um simples link.
Assim que as faturas estiverem prontas para envio, considere usar uma ferramenta dedicada de compartilhamento de documentos, como o Dropbox DocSend, para obter insights sobre como os clientes interagem com as faturas depois que elas são compartilhadas. Isso pode ser interessante se você quer ter certeza de que seus clientes receberam e visualizaram as faturas.
Também é possível definir configurações de compartilhamento exclusivas para cada destinatário, monitorar ações realizadas em seu conteúdo e analisar as tendências de visualização de seus arquivos compartilhados em um painel central.
Dicas para fazer o acompanhamento das faturas
Se você não receber o pagamento da fatura dentro dos termos acordados, talvez seja necessário fazer um acompanhamento com o cliente.
Confira aqui algumas dicas para fazer o acompanhamento das faturas não pagas:
- Comece com um telefonema para verificar se você enviou a fatura para a pessoa ou departamento certo
- Envie um lembrete por e-mail no dia do vencimento do pagamento, caso não tenha sido feito
- Se isso não funcionar, tente um método alternativo, como enviar uma carta pelo correio
- Tenha firmeza na comunicação, mas mantenha a educação e indique claramente as consequências do não pagamento no prazo estipulado, como multas por atraso ou suspensão de serviços futuros
- Mantenha um registro de todas as tentativas de acompanhamento e das respostas recebidas caso precise escalar a situação
- Ofereça opções de pagamento alternativas, como um plano de pagamento, para ficar fácil para o cliente efetuar o pagamento.
- Se todas as tentativas falharem, procure aconselhamento jurídico ou use uma agência de cobrança de dívidas para cobrar o pagamento
Lembre-se de sempre manter o profissionalismo e lidar com a situação com integridade, pois manter um bom relacionamento com os clientes é fundamental para o sucesso da sua empresa.
Simplifique cada etapa do processo de faturamento
O Dropbox pode ajudar você a agilizar todo o processo de faturamento, da criação e personalização das faturas até o envio aos clientes e o acompanhamento do andamento.
Converta com facilidade faturas em PDF em um modelo editável que pode ser personalizado antes do envio ao cliente.
Ao usar o Dropbox, você economiza tempo e complicações nas tarefas de faturamento para poder se concentrar no que faz de melhor: criar um ótimo trabalho para seus clientes.
