Como se preparar e conduzir uma reunião com suas partes interessadas

As reuniões com as partes interessadas são cruciais para o sucesso do projeto. Neste guia, explicaremos como se preparar e conduzir reuniões eficazes com as partes interessadas que gerem resultados.

As reuniões com as partes interessadas são essenciais para manter os projetos no caminho certo e garantir que todos os envolvidos estejam alinhados. Mas o que exatamente é uma reunião de partes interessadas e como conduzi-la de maneira eficaz?

Neste artigo, responderemos a essas perguntas e daremos algumas dicas para você usar o Dropbox e tornar suas reuniões com partes interessadas ainda mais produtivas.

O que é uma reunião de partes interessadas?

Uma reunião com as partes interessadas é um encontro de todas as pessoas importantes envolvidas em um projeto ou relacionamento comercial - basicamente, você como fornecedor do produto ou serviço e seus clientes. Essas reuniões oferecem uma oportunidade para as partes interessadas compartilharem suas opiniões, expressarem suas preocupações e tomarem decisões sobre o projeto.

A composição das equipes que devem participar de uma reunião com as partes interessadas depende da finalidade e do resultado esperado da reunião.

Diferentes tipos de reuniões com as partes interessadas

Existem vários tipos diferentes de reuniões com as partes interessadas, cada uma com seu próprio propósito e formato. Alguns tipos comuns de reuniões com partes interessadas incluem:

• Reuniões de kick-off: são realizadas no início do projeto para definir o propósito, os objetivos e o escopo abrangido. São também uma boa oportunidade para apresentar a equipe do projeto e as partes interessadas umas às outras.
• Entrevistas com as partes interessadas: são reuniões individuais com as partes interessadas para ajudar a compreender a sua visão, objetivos, processos atuais e preocupações.
• Reuniões adicionais com as partes interessadas: são aquelas realizadas ao longo do ciclo de vida do projeto para acompanhar as partes interessadas, mantê-las informadas sobre o progresso e reunir suas opiniões.

Como se preparar para uma reunião com as partes interessadas

Para garantir que sua reunião com as partes interessadas seja produtiva, é importante fazer algum preparo com antecedência. Aqui estão algumas dicas para você ter em mente como facilitador da reunião:

Tenha um objetivo

Tenha um objetivo claro para a reunião - você vai apresentar uma atualização sobre o andamento do projeto? Você precisa de feedback sobre um produto ou serviço específico? Você tem alguma disputa ou desentendimento que precisa ser resolvido?

Quando você souber por que precisa se reunir com as partes interessadas - e deixar claro por que elas devem se reunir com você - ficará muito mais nítido quem deve participar da reunião.

Tenha uma pauta para a reunião.

Prepare uma pauta para dar estrutura e foco à sua reunião. Você pode enviar a pauta por e-mail aos participantes antes da reunião, para que eles possam preparar perguntas e pontos adicionais para discussão - e usar o recurso Enviar e acompanhar do Dropbox para monitorar quem está interagindo com a pauta antes da reunião.

Alguns pontos que você pode querer discutir incluem:

• Cronogramas ou roteiros de projetos
• Marcos do projeto
• Entregas recentes ou futuras
• Resultados ou desempenho
• Riscos ou preocupações potenciais
• Próximos passos ou ações

Envie links para documentos e materiais relevantes da agenda em um formato de fácil acesso com o Dropbox.

Entenda quem precisa participar - e o que é importante para essas pessoas.

Convidar muita gente para a sua reunião pode virar uma bagunça: muita gente dando palpite. É quase tão ruim quanto ter reuniões demais - vira um caos e rouba um tempo valioso que você poderia usar para trabalhar de verdade.

Ao convidar apenas as partes interessadas relevantes para a reunião, você consegue ser muito mais produtivo. Se houver muitas partes interessadas envolvidas no seu projeto, limite o número de participantes das reuniões ponderando por que uma pessoa específica não precisa estar presente, em vez de por que ela precisa.

Realizar reuniões menores também permite abrir a discussão para as prioridades individuais das partes interessadas e para o raciocínio por trás de decisões ou divergências específicas. A menos que você tenha o dia todo, não será possível abordar todas as preocupações ou perguntas de todos.

Quem é parte interessada?

Em termos simples, uma parte interessada é alguém que tem interesse direto no processo de tomada de decisões e nas atividades de uma empresa ou projeto. Sem o apoio dela, a empresa ou o projeto não conseguiria funcionar.

Confira abaixo alguns exemplos de partes interessadas:

• Diretor ou vice-diretor
• Investidor
• Diretor de TI, financeiro ou executivo
• Gerente de projetos

Mas, de maneira mais ampla, existem partes interessadas internas (funcionários, proprietários e gerentes) e externas (clientes, acionistas, credores, governo, sindicatos e assim por diante).

Esteja preparado para mais perguntas

Por mais que você se prepare, é provável que as partes interessadas façam perguntas que você não anteviu em sua agenda. Para demonstrar seu profissionalismo e comprometimento com o projeto, você deve antecipar e se preparar para algumas perguntas que possam surgir.

Nem sempre é possível prever essas situações, mas certamente você impressionará seus investidores se tiver boas respostas na ponta da língua.

Como conduzir uma reunião com as partes interessadas

Após se preparar para a reunião com as partes interessadas, é hora de colocar em prática. Veja algumas dicas:

Dê um bom exemplo

Como anfitrião, você define o tom da reunião. Você deve demonstrar boa etiqueta nas reuniões e participar ativamente. Pratique a escuta ativa e não se distraia.

Mantenha o foco

Tente seguir sua agenda e lembre-se dos tópicos/perguntas adicionais para os quais você se preparou. Demonstre ser um anfitrião proativo que prevê possíveis problemas, em vez de agir reativamente, sem saber lidar com determinados problemas evitáveis. Isso ajudará a conquistar a confiança das partes interessadas.

Ao seguir a agenda o máximo possível, você poderá reservar tempo para brainstorming ou perguntas e respostas no final da reunião. Procure incentivar todos a falar e participar — não apenas os principais envolvidos.

Use uma linguagem que as partes interessadas entendam.

Às vezes, presumimos que nossos clientes entendem os detalhes técnicos do nosso trabalho. Embora eles tenham conhecimento sobre o próprio setor, provavelmente não são especialistas no seu produto ou serviço, mas você é.

Procure eliminar qualquer jargão confuso ou excessivamente técnico que as partes interessadas possam não entender e, em vez disso, concentre-se no que é mais importante para elas.

Dicas pós-reunião

Após a reunião com as partes interessadas, é importante fazer um acompanhamento para garantir que todas as ações pendentes sejam concluídas e, se necessário, agendar a próxima reunião.

O Dropbox pode te ajudar com isso, fornecendo um local centralizado para armazenar anotações de reuniões, links para conteúdo e gravações de vídeo. Você também pode usar o recurso Enviar e acompanhar para enviar materiais de reunião e acompanhar quem os visualizou.

Ou, se você gravou a reunião, pode compartilhá-la diretamente da sua conta do Dropbox, aumentando o engajamento das partes interessadas, já que aqueles que não compareceram podem assistir à gravação e aqueles que compareceram podem refrescar a memória.

Reuniões eficazes com as partes interessadas usando o Dropbox

O Dropbox é o parceiro perfeito para reuniões com as partes interessadas. Com recursos como Enviar e rastrear, análise de documentos e controles avançados de compartilhamento, o Dropbox facilita o preparo, a execução e o acompanhamento de reuniões com as partes interessadas.