O gerenciamento de contratos pode deslanchar ou arruinar uma empresa. Falhas no fluxo podem causar problemas jurídicos, prejudicar a receita e prejudicar as relações de trabalho com os parceiros. Por outro lado, quando os contratos são gerenciados com eficácia, a sua organização pode evitar disputas e manter parcerias saudáveis, o que é essencial para o crescimento.
Vamos explorar como você pode criar e otimizar um processo de gerenciamento de contratos, assim, você poderá expandir junto com sua organização e aproveitar todos os benefícios.
Habilite notificações automatizadas
Nenhum membro da equipe quer se dedicar às tarefas árduas de rastrear cada marco importante dentro do processo de contratação, e nem todas as etapas do fluxo de trabalho de gerenciamento de contratos precisa de um toque humano.
É possível usar um sistema automatizado para receber novas solicitações de contratos, redigir linguagem jurídica básica para novos contratos e agilizar auditorias, relatórios, aprovações e renovações.
A capacidade de definir lembretes na plataforma e até de habilitar lembretes automáticos por e-mail também alivia a equipe (provavelmente já sobrecarregada) de ter de lembrar das coisas, permitindo que se concentrem no objetivo maior de atingir metas e alcançar os objetivos de negócios.
Adicione recursos de assinatura eletrônica
A parte da assinatura é, sem dúvida, a parte mais importante do contrato. Não há acordo até que o contrato seja assinado.
Com a opção de usar assinaturas eletrônicas, sua equipe pode obter todas as assinaturas necessárias o mais rápido possível.
As assinaturas digitais permitem a confirmação dos negócios não importa onde os envolvidos estejam, garantindo segurança e eficiência ao mesmo tempo. Certifique-se de que elas façam parte do seu acervo de ferramentas de gerenciamento de contratos.
Economize tempo usando modelos
Não há necessidade de redigir todos os contratos do zero. Embora você certamente queira que cada contrato pareça (e até certo ponto realmente seja) personalizado para cada cliente, um pouco de padronização pode ajudar muito. Ter uma biblioteca confiável de contratos dá a você uma base sólida para desenvolver até mesmo os contratos mais complexos.
Com o Dropbox Sign, você pode transformar seus contratos mais usados em modelos ou baixar alguns formulários comumente usados, como NDAs, acordos de consultoria e políticas de mídia social.
Mais maneiras de manter seu gerenciamento de contratos atualizado
Audite seu fluxo de trabalho atual
A maneira como você gerencia os contratos para seus primeiros clientes deve e vai mudar significativamente, portanto, capacite sua equipe para revisar seu processo de gerenciamento de contratos em intervalos regulares (trimestral ou anual). Não tenha medo de destacar as principais vitórias e, ao mesmo tempo, enfrentar os desafios e riscos que surgirem. Com essas informações básicas em mente, você pode começar a melhorar a forma como os contratos são tratados em sua organização.
Quer suas metas sejam eliminar certos riscos ou economizar dinheiro, é importante saber exatamente por que você está alterando sua abordagem de gerenciamento de contratos. Para reinventar como o gerenciamento de contratos funciona em sua empresa, você precisa saber por que e como.
Use um único sistema
Sim, cada cliente requer um envolvimento personalizado. E, embora possa parecer uma abordagem pouco intuitiva, padronizar seu processo de gerenciamento de contratos permite que você atenda cada cliente de forma mais eficaz.
Ter um sistema de gerenciamento de contratos que mantém todos os seus contratos e interações com as partes interessadas no mesmo lugar pode evitar problemas futuros com falta de papelada e falta de comunicação.
Um sistema único promove uma melhor comunicação entre as partes relevantes no processo de contratação e mantém todas as informações confidenciais mais seguras.
Entre na era moderna
Sua equipe de vendas pode estar trabalhando para melhorar o gerenciamento de contratos ou talvez você precise reformular a forma como toda a sua organização gerencia contratos. Temos as ferramentas e os recursos para ajudar a agilizar esse processo.
Com um pouco de planejamento cuidadoso e a ajuda dos serviços em nuvem, você pode fazer com que o gerenciamento de contratos deixe de ser um desafio para sua organização e passe a ser um processo simples e eficiente que ajude a acelerar seu crescimento.
