Table of contents
我应该何时发送发票？
关于何时向客户发送发票，有几种不同观点。一些自由职业者喜欢在开始工作前发送发票，而另一些自由职业者则等工作完成后才发送。每种选择各有优势：
之前：非常适合需要购买额外材料才能完成工作的委托或一次性项目，或分期交付工作的长期项目。如果现金流紧张，或者客户有错过到期日和延迟付款的记录，您也可以要求部分预付款。
之后：大多数自由职业者在订单或项目完成后立即向客户开具发票。或者，您可以在项目交付和发送发票之间留出几天时间，以便客户确保他们满意。对于正在进行的合同，按月发送发票会更容易。这意味着您可以获得一致且可预测的付款，并使您的客户更容易开具和处理发票。
最终，发送发票的最佳时间取决于三个主要因素
- 提供的产品或服务的类型。
- 支付条款和财务需求或状况。
- 与客户的关系。
发送发票的不同方式
决定何时发送发票后，您需要选择发送方式。方式不一，各有利弊。
1.在邮件中
在电子邮件和在线发票时代，通过邮寄发送发票似乎已成为过去。然而，在某些情况下，邮寄仍可能是最佳选择。例如，如果您的客户不使用电子邮件或在线发票，或者您更倾向于发送纸质文档的安全性，那么邮寄发票可能是最佳选择。
重要的是要记住，通过邮件发送发票可能比在线发票和付款方式更慢、更不安全、更昂贵。此外，这个过程更容易出错——人们和企业经常搬迁场所，而且你不能总是保证你拥有最新的联系信息（或者你在信封上正确地写出来了！）
2. 通过电子邮件
电子邮件是自由职业者发送发票的最常见方式。其快捷、简单、方便，并且让您能够轻松跟踪发票的打开和查看时间。
要发送发票电子邮件，只需将发票文件作为附件上传，写一个合适的主题行，然后将电子邮件发送给您的客户。您还可以在电子邮件正文中添加一条简短消息，例如“附件中附有您最近项目的发票”。
3. 通过您的云存储
如果您使用 Dropbox 等软件管理发票，则只需一个链接即可直接从帐户发送发票。这可能是个方便的选择，因为您可以一站式创建、管理和发送发票。
如何使用 Dropbox 发送发票
使用 Dropbox，您可以将发票模板上传至您的帐户，并将其转换为可重复使用、可编辑的 PDF，您可以直接从 Dropbox 共享或通过简单的链接进行共享。
一旦发票准备好发送，请考虑使用专用文档共享工具（例如 Dropbox DocSend）深入了解共享发票后客户如何处理发票。如果您希望确保客户已收到并查看您的发票，这可能特别有用。
您还可以为各收件人设置唯一的共享设置，监控对内容采取的操作，并在集中式面板中分析共享文件的查看趋势。
发票跟进提示
如果您没有在约定的期限内收到发票付款，您可能需要与您的客户进行跟进。
以下是跟进未付发票的一些提示：
- 首先打电话确认您是否将发票发送至正确人员或部门
- 如果尚未付款，请在付款到期日发送电子邮件提醒
- 如果未达到预期效果，请尝试其他方法，例如通过邮寄发送信件
- 沟通时要态度坚定而有礼貌，并明确说明不按时付款的后果，例如滞纳金或停止未来的服务
- 记录所有后续尝试以及收到的回复，以防您需要将情况升级
- 考虑提供替代付款方式（例如付款计划），以便客户更轻松地付款
- 如果所有尝试均告失败，请考虑寻求法律建议或使用债务催收公司催收款项。
请记住始终保持专业并诚信处理情况，因为与客户保持良好的关系对于业务成功至关重要。
简化发票流程的每一步
Dropbox 可以帮助您简化整个发票流程，从创建和自定义发票到将其发送给客户并跟踪其进度。
轻松将 PDF 发票转换为可编辑模板，您可以在发送给客户之前对其进行自定义
通过使用 Dropbox，您可以节省开票任务的时间和麻烦，从而可以专注于您最擅长的领域：为您的客户创造出色的工作。
