Stakeholderbijeenkomsten zijn cruciaal voor het succes van een project. In deze gids leggen we uit hoe u zich kunt voorbereiden op en hoe u effectieve vergaderingen met belanghebbenden kunt houden die resultaat opleveren.
Stakeholdervergaderingen zijn essentieel om projecten op schema te houden en ervoor te zorgen dat alle betrokkenen op één lijn zitten. Maar wat is een stakeholdervergadering precies en hoe organiseer je zo'n vergadering effectief?
In dit artikel beantwoorden we deze vragen en geven we je een aantal tips om Dropbox te gebruiken en je vergaderingen met belanghebbenden nog productiever te maken.
Wat is een stakeholdersvergadering?
Een stakeholdervergadering is een bijeenkomst van alle belangrijke mensen die betrokken zijn bij een project of zakelijke relatie: u als product- of serviceleverancier en uw klanten. Tijdens deze bijeenkomsten krijgen belanghebbenden de kans om hun mening te geven, hun zorgen te uiten en beslissingen te nemen over het project.
Wie er bij een belanghebbendenvergadering aanwezig moet zijn, hangt af van het doel en de beoogde uitkomst van de vergadering.
Verschillende soorten stakeholdervergaderingen
Er zijn verschillende soorten stakeholdervergaderingen, elk met zijn eigen doel en opzet. Enkele veelvoorkomende soorten belanghebbendenvergaderingen zijn:
- Kick-off-vergaderingen: Deze vergaderingen worden aan het begin van een project gehouden om het doel, de doelstellingen en de reikwijdte van het project vast te stellen. Het is ook een goede gelegenheid om het projectteam en de belanghebbenden aan elkaar voor te stellen.
- Stakeholderinterviews: Dit zijn één-op-één-bijeenkomsten met stakeholders, zodat u inzicht krijgt in hun visie, doelen, huidige processen en zorgen.
- Extra vergaderingen met belanghebbenden: Deze vergaderingen worden gedurende de hele projectcyclus gehouden om in contact te blijven met belanghebbenden, hen op de hoogte te houden van de voortgang en hun feedback te krijgen.
Hoe bereid je je voor op een stakeholdervergadering?
Om ervoor te zorgen dat uw stakeholdersvergadering productief is, is het belangrijk om u vooraf voor te bereiden. Hier zijn een paar tips waar u als gespreksleider rekening mee moet houden:
Heb een doel
Zorg dat het doel van de vergadering duidelijk is: geeft u een statusupdate? Wilt u feedback op een specifiek product? Heeft u een geschil of meningsverschil dat opgelost moet worden?
Als u weet waarom u met uw stakeholders moet vergaderen, en duidelijk maakt waarom zij met u moeten vergaderen, wordt het veel duidelijker wie er bij de vergadering aanwezig moet zijn.
Heb een vergaderagenda
Maak een agenda om structuur en focus aan de vergadering te geven. Je kunt je agenda vóór de vergadering per e-mail naar de deelnemers sturen, zodat zij vragen en aanvullende discussiepunten kunnen voorbereiden. Met Dropbox verzenden en volgen kun je bovendien in de gaten houden wie hieraan meedoet vóór de vergadering.
Punten die u wellicht wilt bespreken, zijn onder meer:
- Projecttijdlijnen of routekaarten
- Projectmijlpalen
- Recente of toekomstige leveringen
- Resultaten of prestaties
- Mogelijke risico's of zorgen
- Volgende stappen of acties
Verstuur links naar relevante agendapunten en -materialen in een gemakkelijk toegankelijk formaat met Dropbox.
Begrijp wie er aanwezig moet zijn en wat voor hen belangrijk is
Als je te veel mensen uitnodigt voor je vergadering, kan dat rommelig worden. Te veel koks, toch? Het is bijna net zo erg als te veel vergaderingen: het wordt chaotisch en neemt kostbare tijd in beslag die je aan echt werk zou kunnen besteden.
Door alleen de relevante belanghebbenden uit te nodigen voor de vergadering, kunt u veel productiever zijn. Als er veel belanghebbenden bij uw project betrokken zijn, beperk dan het aantal deelnemers aan de vergadering. Denk hierbij na over waarom een bepaalde persoon er niet bij hoeft te zijn, in plaats van waarom hij of zij er wel bij moet zijn.
Door kleinere vergaderingen te houden, kunt u bovendien de discussie openen en aandacht besteden aan de individuele prioriteiten van de belanghebbenden en de redenering achter bepaalde beslissingen of meningsverschillen. Tenzij je de hele dag de tijd hebt, kun je niet ieders zorgen of vragen tijdens een grote vergadering bespreken!
Wie is een stakeholder?
Simpel gezegd is een stakeholder iemand die een persoonlijk belang heeft bij het besluitvormingsproces en de activiteiten van een bedrijf of project. Zonder hun steun zou het bedrijf of project niet kunnen functioneren.
Een stakeholder kan een van de volgende voorbeelden zijn:
- Directeur of adjunct-directeur
- Investeerder
- Hoofd Informatie, Financieel of Uitvoerend Functionaris
- Projectbeheerder
Maar breder gezien zijn er interne stakeholders (uw werknemers, eigenaren en managers) en externe stakeholders. Dit zijn uw klanten, aandeelhouders, crediteuren, overheid, vakbonden, enzovoort.
Wees voorbereid op aanvullende vragen
Hoe goed u zich ook voorbereidt, de kans is groot dat uw stakeholders u vragen stellen die u niet in uw agenda had staan. Om te laten zien dat u professioneel bent en betrokken bij het project, moet u anticiperen op mogelijke vragen die kunnen ontstaan.
Je kunt dit niet altijd voorspellen, maar je zult zeker indruk maken op je stakeholders als je goede antwoorden achter de hand hebt.
Hoe je een stakeholdervergadering organiseert
Zodra u uw belanghebbendenvergadering hebt voorbereid, is het tijd om de vergadering te leiden. Hier zijn een paar tips:
Geef het goede voorbeeld
Als gastheer of gastvrouw bepaalt u de sfeer van de bijeenkomst. U dient zich aan de juiste vergaderetiquette te houden en betrokken te zijn. Oefen actief luisteren en blijf aanwezig.
Houd het gefocust
Probeer je aan je agenda te houden en de aanvullende onderwerpen/vragen te onthouden die je hebt voorbereid. Laat zien dat u een proactieve gastheer bent die potentiële problemen al van tevoren heeft voorzien, en niet een reactieve gastheer die vermijdbare problemen niet kan oplossen. Hiermee bouwt u vertrouwen op bij uw stakeholders.
Als u zich zoveel mogelijk aan uw agenda houdt, kunt u aan het einde van de vergadering tijd vrijmaken voor brainstormen of het stellen van vragen. Probeer iedereen aan te moedigen om te spreken en deel te nemen, niet alleen de belangrijkste spelers.
Gebruik taal die uw stakeholders begrijpen
Soms gaan we ervan uit dat onze klanten de technische aspecten van ons werk begrijpen. Hoewel ze veel kennis hebben van hun eigen sector, zijn ze waarschijnlijk geen experts op het gebied van uw product of dienst. U bent dat echter wel.
Probeer jargon dat verwarrend of te technisch is en dat belanghebbenden mogelijk niet begrijpen, weg te laten en u in plaats daarvan te concentreren op wat voor hen het belangrijkst is.
Tips voor na de vergadering
Na uw belanghebbendenvergadering is het belangrijk om te controleren of alle actiepunten zijn afgerond. Indien nodig plant u ook een volgende vergadering in.
Dropbox kan je hierbij helpen door een centrale plek te bieden waar je vergadernotities, links naar content en video-opnamen kunt opslaan. Je kunt ook Verzenden en volgen gebruiken om vergadermateriaal te versturen en bij te houden wie het heeft bekeken.
Als je je vergadering hebt opgenomen, kun je deze direct delen via je Dropbox-account. Zo vergroot je de betrokkenheid van stakeholders, omdat degenen die er niet bij waren, de vergadering alsnog kunnen bijwonen en degenen die er wel bij waren, hun geheugen kunnen opfrissen.
Effectieve stakeholdervergaderingen met Dropbox
Dropbox is de perfecte partner voor het houden van stakeholdervergaderingen. Met functies als Verzenden en volgen, documentanalyse en geavanceerde functies voor delen maakt Dropbox het eenvoudig om stakeholdervergaderingen voor te bereiden, uit te voeren en op te volgen.
