Come organizzare una proiezione virtuale o un watch party per il tuo progetto video

Presentare un lavoro creativo può essere difficile, soprattutto quando i team sono distribuiti, il che significa che un incontro di persona potrebbe essere fuori questione.

Gli eventi virtuali hanno guadagnato rapidamente popolarità durante la pandemia di COVID-19 e non mostrano segni di rallentamento. Sono più convenienti per molti privati e aziende, poiché i partecipanti non devono intraprendere lunghi viaggi per partecipare di persona.

Per progetti creativi come i contenuti video, presentare il lavoro virtualmente, tramite una “proiezione virtuale” o un “watch party”, apre le porte alla collaborazione e a una comunicazione più efficiente tra creatori e clienti.

Ma come si fa a raggiungere questo obiettivo? E poi cos’è una “proiezione virtuale”? In questa guida completa scoprirai le risposte a queste domande e troverai consigli e trucchi per organizzare una proiezione virtuale.

Cos’è una “proiezione virtuale” o un “watch party”?

Un watch party o un evento di proiezione virtuale è una sessione organizzata in cui un gruppo di persone (colleghi, agenzie, clienti o anche amici) si riuniscono virtualmente per guardare alcuni contenuti video registrati in precedenza. A seconda dello scopo della proiezione, il video potrebbe essere un webinar, un film, uno spot televisivo o materiale formativo.

Se sei un regista, una proiezione virtuale di un film con un distributore o con gli organizzatori di un festival cinematografico potrebbe aiutare a far sì che il tuo lavoro venga scelto e mostrato a un pubblico più vasto. 

Questo tipo di incontro avviene tramite Internet, il che significa che tu e gli altri spettatori non dovete trovarvi nella stessa stanza, città o stato per parteciparvi.

Per i progetti video, le proiezioni virtuali offrono uno spazio in cui i collaboratori e le parti interessate possono rivedere insieme i contenuti, accelerando il processo di raccolta e attuazione del feedback, in modo da arrivare alla versione finale molto più rapidamente.

Guida dettagliata per l’organizzazione di una proiezione virtuale

Hai modificato il tuo video e ora è pronto per essere presentato al cliente per ricevere feedback e per decidere i passaggi successivi. Ecco come pianificare e ospitare una proiezione virtuale per il tuo progetto video, utilizzando strumenti chiave come Zoom e Dropbox Replay.
 

Passaggio 1: scegliere la piattaforma per la proiezione

In qualità di organizzatore, sarai tu a decidere quale piattaforma utilizzare per la tua proiezione virtuale. Esistono diverse opzioni tra cui scegliere, quindi valuta quanto segue prima di prendere una decisione:

• Il pubblico/i partecipanti: saranno tutti disposti e in grado di installare software o estensioni di terze parti per la visione? Oppure sarebbe più appropriato utilizzare uno strumento basato su browser come Dropbox Replay?

• L’interattività: desideri che i partecipanti forniscano commenti all’interno dello strumento di revisione durante la proiezione? Che ne dici di note precise a livello di fotogramma e annotazioni su schermo?

• La sincronizzazione/il metodo asincrono: tutti devono poter guardare il video nello stesso momento? In caso contrario, una sessione asincrona potrebbe essere più facile da gestire.

Per organizzare una proiezione virtuale su Zoom, puoi condividere con i partecipanti un link a un video in Dropbox Replay. All’interno di questa sala di visione virtuale basata su browser, tutti possono guardare il video nello stesso momento e aggiungere commenti e note a fotogrammi specifici.
 

Passaggio 2: inviare gli inviti virtuali

Invita i partecipanti alla proiezione virtuale almeno una settimana prima dell’evento. In questo modo avranno il tempo di controllare e organizzare i propri impegni personali prima di confermare la propria partecipazione.

Quando si avvicina il giorno della proiezione, puoi dare seguito all’email di invito con un promemoria che contiene:

• Un link per lo streaming o un link alla riunione, a seconda della piattaforma scelta (così eviterai che si perda nella posta in arrivo).

• Un riepilogo di ciò che i membri del pubblico/partecipanti possono aspettarsi dalla tua proiezione virtuale.

• Un programma, se necessario, per garantire che tutti i partecipanti siano allineati.

  • Per i progetti video con molte parti interessate, avere un programma della proiezione online può aiutare a mantenere la concentrazione e l’organizzazione durante la riunione.

  • Puoi programmare un discorso di benvenuto per spiegare il tuo approccio al progetto, pianificare delle pause per una sessione di domande e risposte virtuale o una discussione e lasciare del tempo alla fine della proiezione per la conclusione e proporre i passaggi successivi del progetto (ad esempio, come mettere in pratica il feedback).

Passaggio 3: avviare la proiezione

Proprio come per le proiezioni fisiche, potrebbe essere ottimistico supporre che quella virtuale inizierà esattamente all’orario pianificato. I partecipanti potrebbero riscontrare problemi imprevisti con la connessione Internet o altri problemi di accesso che potrebbero causare ritardi.

In qualità di organizzatore della proiezione, sarà tua responsabilità garantire che questi piccoli imprevisti non si trasformino in interruzioni.

Una volta che tutti i partecipanti si sono collegati correttamente alla riunione virtuale, potresti voler iniziare rompendo il ghiaccio prima di avviare la proiezione. Questo sarà utile se molti dei tuoi revisori non si conoscono tra loro, poiché potrebbe aiutarli a sentirsi più a loro agio nel fornire un feedback onesto una volta iniziata la proiezione.

Tieni presente che in Dropbox Replay chiunque partecipi a una sessione di revisione in diretta può controllare la riproduzione audio o video. In qualità di organizzatore, potresti voler mediare questa situazione impostando alcuni limiti o regole di gestione.

Passaggio 4: raccogliere i feedback e terminare la proiezione

Il feedback è una parte importante in qualsiasi progetto video, ma raccogliere commenti e azioni dai revisori può spesso rivelarsi complicato. 

Dropbox Replay risolve il problema dei feedback sparsi. Quando si organizza una proiezione virtuale in Replay, i partecipanti possono aggiungere note a fotogrammi specifici alla cronologia del video, nonché annotazioni su schermo.

Dopo la riproduzione del video e dopo che i revisori hanno avuto la possibilità di esprimere il loro feedback e porre domande, è il momento di terminare la proiezione. Potresti aver preparato alcune osservazioni conclusive oppure potresti rileggere i verbali delle riunioni che hai monitorato in Dropbox Paper.

I revisori potrebbero aver bisogno di più tempo per riflettere sul progetto e rivedere il video con calma. Anche dopo il termine della proiezione in Dropbox Replay, i revisori possono continuare a pubblicare commenti e disegni nel video, a condizione che dispongano delle autorizzazioni per i commenti. 

Conducendo la tua sessione di revisione in tempo reale su Dropbox Replay, sarà molto più facile tenere traccia e mettere in atto i feedback che hai raccolto, soprattutto perché puoi caricare video e accedere ai feedback direttamente da Adobe Premiere Pro e altri editor.

Proiezioni virtuali senza interruzioni con Dropbox Replay

Con Dropbox, hai tutto ciò che serve per migliorare il processo di collaborazione video, senza rinunciare agli strumenti e alle app di editing che già utilizzi. 

Con Dropbox Replay, tutti possono guardare e commentare lo stesso video nello stesso momento, con una riproduzione fluida e ad alta definizione che rimane sincronizzata per tutti gli spettatori.