О компании 

Southbase Group — новозеландская строительная компания, реализующая сложные проекты для клиентов государственного и частного секторов по всей стране. При одновременной работе до 20 объектов, выполнение работ редко происходит в одном месте, и многие контракты предусматривают строгие требования к безопасности.

Для бесперебойной работы руководителям объектов, субподрядчикам и проектным группам необходим надежный способ доступа к актуальной документации, где бы они ни находились. Эта ответственность возложена на Лема Престейджа, руководителя ИТ-отдела группы компаний, который следит за тем, чтобы информация была легкодоступна и надлежащим образом защищена.

В строительстве доверие не является чем-то второстепенным. Даже небольшие пробелы в коммуникации или нарушения безопасности могут быстро перерасти в серьезные проблемы, превращая устаревшие планы или упущенные детали в дорогостоящие ошибки.

Задача: системы с высокими ставками и низкой производительностью.

Когда Престейдж пришел в Southbase, он унаследовал систему, созданную для другой эпохи. Файлы хранились на локальном сервере, и выездным бригадам приходилось подключаться через VPN для доступа к необходимым данным.

Несмотря на то, что в компании Southbase работает почти 200 сотрудников, доступ к одному файлу одновременно может иметь только один человек.

«Доступ к данным был настоящим кошмаром», — говорит Престейдж. «[И] не было никакого сотрудничества ни с одним из наших субподрядчиков, что крайне важно».

Компании Southbase требовалась основа, способная выдерживать нагрузку распределенных команд, высокие ставки и нулевую возможность для ошибок. Потому что, когда информация неясна или неактуальна, последствия быстро накапливаются и могут стоить миллионы долларов.

Решение: от упрощенного хранения данных к более интеллектуальному поиску.

Чтобы соответствовать этой реальности, Prestage привлек Dropbox. У него была четкая цель: создать систему, которую люди действительно будут использовать в реальных условиях, под давлением, на десятках строительных площадок.

По мере роста компании Southbase росли и объем, и важность того, что хранилось внутри Dropbox. «В Dropbox у нас сейчас терабайты данных», — говорит Престейдж. «И мы даже не приблизились к тому, чтобы использовать весь потенциал, который нам доступен».

Учитывая большой объем работы, выполняемой одновременно, было логично поддерживать связь между командами через единую экосистему. Внедрение таких инструментов, как Dropbox Sign и Dropbox Dash, стало естественным следующим шагом.

По словам Престейджа, для упрощения процедур согласования и подписания Sign был «очевидным выбором». «Документы не покидают Dropbox». Они остаются на своих местах и ​​чувствуют себя в безопасности.

А что насчёт Дэша? Это упростило поиск и доступ к информации. Универсальный поиск на основе искусственного интеллекта позволяет командам находить файлы в Dropbox и подключенных к нему приложениях. Вместо того чтобы копаться в инструментах и ​​папках, они могут выполнить поиск один раз и получить необходимые ответы за считанные секунды — из любого места и без ожидания своей очереди.

Dash довольно быстро стал частью ежедневного рабочего процесса Prestage. Он использует встроенный в систему чат с искусственным интеллектом для устранения неполадок и создания отчетов. То, на что раньше у него уходило несколько дней, теперь занимает гораздо меньше времени.

Результат: сэкономлено время (и головная боль).

Влияние технологии Dash стало особенно очевидным во время реализации сложного проекта на действующем объекте аэропорта, где строительство велось круглосуточно. Требования безопасности были строгими, и информация должна была быть точной.

Чтобы все были в курсе происходящего, они использовали Dash для создания коллекции контента на основе проектов, которую назвали Stack. Это позволяет команде сотрудничать в одном месте, находить ссылки и запрашивать у Dash контекстную информацию.

Престейдж поясняет: «Мы создали стопку из 150 документов, которые затем можем быстро сравнивать и искать». Этот комплексный пакет документов включал планы и процедуры инспекционных испытаний практически для каждого этапа работы, так что любой мог подтвердить требования, выявить несоответствия и быть в курсе того, что должно произойти дальше.

«Это позволяет проектным группам экономить время», — говорит Престейдж. «А время — деньги».

Dash также снизил повседневные сложности для ИТ-специалистов. Вместо того чтобы становиться точкой эскалации по умолчанию всякий раз, когда кто-то не может найти файл, теперь люди могут самостоятельно находить ответы прямо на месте. Рабочие процессы стали более плавными и спокойными.

По мере роста Southbase компания Prestage рассматривает Dropbox и Dash как основу, которая помогает командам создавать понятные проекты, защищать свою работу и держать важную информацию под рукой — где бы ни находилась рабочая среда.