Сотрудничество с Dropbox расширяет возможности Университета Флориды при получении земельных грантов
Флоридский университет, который является одним из ведущих вузов, использует Dropbox для подключения кооперативных центров распространения знаний в 67 округах и предоставления жителям штата удобного доступа к обучению.
«Dropbox позволяет упростить совместную работу для сотрудников. По большей части пользователи сами управляют своими папками и файловыми структурами, потому что так для них удобнее».
Используемые продукты
Dropbox
Промышленная отрасль
Образование
Размер
Более 1000
Расположение
Гейнсвилл, Флорида
Задача: объединение филиалов с помощью технологий
Появление региональных кампусов и рост популярности удаленной работы побудили руководство многих университетов задуматься об улучшении взаимодействия между филиалами. Для Флоридского университета эта проблема и поиск технологий, необходимых для ее решения, стали особенно насущными.
Дело в том, что Флоридский университет является получателем земельного гранта от федерального правительства. По закону такой университет должен иметь физические филиалы в каждом округе штата для предоставления образовательных услуг местным жителям.
Для Института продовольствия и сельскохозяйственных наук Флоридского университета, который отвечает за выполнение обязательств по земельному гранту, это означает, что необходимо создать учебные центры в каждом из 67 округов Флориды, то есть всего 102 учебных объекта в штате.
С точки зрения сотрудников ИТ-отдела института это создало огромные физические препятствия для сотрудничества, которые необходимо было устранить с помощью технологий. Однако стандартизация инструментов и процессов для учебных центров оказалась непростой задачей. «Самое сложное в нашей работе — это не технологии, а коммуникации, — считает директор по информационным технологиям ИПСН Дэн Кромер. — Чтобы заставить всех соблюдать один и тот же процесс, нужно приложить немало усилий». Специалисты по ИТ выяснили, что за неимением удобных инструментов для удаленного общения сотрудники использовали личные аккаунты Dropbox. Распределение данных и процессов по разным системам оказывало негативное влияние как на безопасность, так и на эффективность сотрудничества.
«Наши пользователи добивались с помощью Dropbox замечательных результатов безо всякой поддержки. Когда мы создали централизованный аккаунт, они смогли без перебоев продолжить работу, но уже без рисков для безопасности».
По мере роста потребностей при сотрудничестве росло и использование услуг Dropbox. В конце концов, в рамках инициативы по обеспечению безопасности специалисты университетского ИТ-отдела обнаружили, что сотрудники по всему университету используют личные аккаунты Dropbox и даже создали развитые сети для совместной работы на их основе. «При использовании официальных инструментов у сотрудников возникали проблемы с общим доступом и совместной работой над сложными типами файлов», — говорит заместитель директора по ИТ Сайра Хаснайн. — «Со временем сотрудники начали использовать Dropbox, чтобы упростить себе жизнь».
Вместо того, чтобы запретить доступ к Dropbox и уничтожить налаженные рабочие процессы и данные пользователей, в университете решили перейти на официальное использование и вложить средства в университетский аккаунт.
«Поговорив с руководителями по ИТ, преподавателями и сотрудниками, мы обнаружили, что наши пользователи добивались с помощью Dropbox замечательных результатов, которых, возможно, не добились бы с помощью других инструментов, — говорит директор по информационным технологиям Элиас Эльдейри. — Когда мы создали централизованный аккаунт, они смогли без перебоев продолжить работу, но уже без рисков для безопасности».
Решение: простота и безопасность
В настоящее время система, созданная на основе Dropbox во Флоридском университете, охватывает свыше пяти тысяч сотрудников. Для собственных и привлеченных исследователей Dropbox служит основным пространством для совместной работы над грантами. «Наши пользователи обнаружили, что использование Dropbox сокращает количество недопониманий, которые могут возникнуть при пересылке документов по электронной почте», — говорит Бланчард. Один из преподавателей фармацевтического колледжа использует Dropbox для сотрудничества с исследователями из Нигерии. Поскольку у его коллег плохой доступ в Интернет и они не могут скачивать большие файлы, возможность смотреть видео прямо в Dropbox очень важна. А так как Dropbox соответствует требованиям HIPAA, исследователи в таких областях, как медицина, могут хранить все свои файлы, включая конфиденциальную информацию, в едином пространстве.
Университетский ИТ-отдел использует Dropbox для управления данными и организации совместной работы на факультетах и в филиалах. «Dropbox позволяет упростить совместную работу для сотрудников, — говорит Лейн Бланчард, ИТ-директор колледжа фармацевтики. — По большей части пользователи сами управляют своими папками и файловыми структурами, потому что так для них удобнее». Сотрудники всех ИТ-отделов единодушно хвалят Dropbox за простой подход, сокращение времени на обучение и удобство обслуживания. «Не припомню, чтобы мне приходилось хоть раз жаловаться на Dropbox, — рассказывает Кромер. — А в нашей работе это редкость».