Если вы работаете внештатно, то вам не привыкать пробовать себя в разных ролях. Вы занимаетесь не только своей непосредственной творческой работой — вам приходится быть одновременно бухгалтером, маркетологом и специалистом по работе с заказчиками. И одна из важнейших ваших задач — отправка счетов вашим заказчикам.
Но как лучше всего это сделать? В этой статье мы дадим некоторые рекомендации о том, когда и как следует отправлять клиенту профессиональный счет-фактуру, включая инструменты для оптимизации процесса и советы по отслеживанию неоплаченных счетов.
Когда мне нужно отправить счет?
Существует несколько разных подходов к тому, когда лучше отправлять счета заказчику. Некоторые фрилансеры предпочитают отправлять счета до начала работы, а другие по ее окончании. Каждый вариант имеет свои преимущества.
До: Идеально подходит для заказов или разовых проектов, в которых вам необходимо купить дополнительные материалы для завершения работы, или для долгосрочных проектов, в которых работа выполняется в рассрочку. Вы также можете попросить о частичной предоплате, если у клиента ограниченный денежный поток или если у него есть история пропущенных сроков оплаты и просроченных платежей.
После: Большинство фрилансеров выставляют счета своим клиентам сразу после выполнения заказа или проекта. В качестве альтернативы вы можете подождать несколько дней между сдачей проекта и отправкой счета, чтобы клиент мог убедиться, что он удовлетворен. Для текущих контрактов может быть проще отправлять счета-фактуры ежемесячно. Это означает, что вы получаете последовательные и предсказуемые платежи, а также упрощает для ваших клиентов процесс выставления и обработки счетов.
В конечном итоге, лучшее время для отправки счета зависит от трех основных факторов:
- Тип предлагаемого вами продукта или услуги.
- Ваши условия оплаты и финансовые потребности или сложившаяся ситуация.
- Ваши отношения с заказчиком.
Разные способы отправки счетов
После того, как вы решили, когда отправлять счет, вам нужно выбрать, как вы собираетесь его отправить. Есть несколько разных вариантов, каждый со своими плюсами и минусами.
1. По почте
В эпоху электронной почты и выставления счетов в Интернете отправка счетов по почте может показаться пережитком прошлого. Тем не менее, в некоторых случаях это может быть лучшим вариантом. Например, если ваш заказчик не использует электронную почту или не выставляет счета через Интернет, или если вы считаете отправку физического документа более надежной, то отправка счета по почте станет правильным выбором.
Важно помнить, что отправка счетов по почте может быть медленнее, менее безопасно и дороже, чем онлайн-счета и способы оплаты. Кроме того, этот процесс более подвержен ошибкам, так как люди и компании часто переезжают с места на место, и вы не всегда можете гарантировать, что у вас самая актуальная контактная информация (или что вы правильно написали ее на конверте!).
2. По электронной почте
Электронная почта — наиболее распространенный способ отправки счетов фрилансерами. Это быстро, просто и удобно, и вы сможете легко отслеживать, когда ваш счет был открыт и просмотрен.
Чтобы отправить электронное письмо со счетом, просто загрузите файл со счетом в качестве вложения, напишите подходящую тему и отправьте письмо клиенту. Вы также можете включить в текст письма короткое сообщение, например: «В приложении вы найдете мой счет за ваш последний проект».
3. Через ваше облачное хранилище
Если вы используете такое программное обеспечение, как Dropbox для управления своими счетами, счета можно отправлять прямо из аккаунта, просто по ссылке. Это может быть удобно, поскольку вы сможете создавать, отправлять счета и управлять ими централизованно.
Как отправлять счета с помощью Dropbox
С помощью Dropbox можно загрузить шаблон счета в свой аккаунт и преобразовать его в повторно используемый, редактируемый PDF-файл, к которому можно предоставить общий доступ прямо из Dropbox или просто по ссылке.
Когда счета будут готовы к отправке, вы можете воспользоваться специальным инструментом обмена документами, например Dropbox DocSend, чтобы узнать, как заказчики взаимодействуют с вашими счетами, после того, как вы им их отправили. Это может быть особенно полезно, если вы хотите убедиться, что ваши заказчики получили и просмотрели ваши счета.
Для каждого получателя также можно установить свои настройки общего доступа, контролировать действия, которые они выполняют с вашим содержимым, и анализировать тенденции просмотра отправленных вами файлов на одной центральной панели управления.
Рекомендации по напоминанию о необходимости оплаты счетов
Если вы не получили оплату по счету в согласованные сроки, вам, возможно, придется связаться с клиентом.
Вот несколько советов по отслеживанию неоплаченных счетов:
- Начните с телефонного звонка: убедитесь, что вы отправили счет нужному человеку или в нужный отдел.
- Если счет не был оплачен, отправьте напоминание по электронной почте в день оплаты.
- Если это не помогло, попробуйте какой-либо другой способ, например отправьте письмо по почте.
- Общаясь с заказчиком, будьте настойчивы, но вежливы, и четко проговорите последствия несвоевременной оплаты, например, штраф за просрочку или приостановка оказания услуг
- Сохраняйте все отправленные вами напоминания и полученные ответы на случай, если потребуется эскалировать эту ситуацию
- Предложите заказчику альтернативные варианты оплаты, например, составление графика платежей, чтобы ему было проще платить в срок
- Если ни одна попытка не увенчалась успехом, обратитесь за юридической консультацией или воспользуйтесь услугами коллекторского агентства для взыскания платежа.
Помните о необходимости всегда сохранять профессионализм и решать ситуации честно, поскольку поддержание хороших отношений с клиентами имеет решающее значение для успеха вашего бизнеса.
Оптимизируйте каждый этап процесса выставления счетов
Dropbox поможет вам оптимизировать весь процесс выставления счетов: от создания и настройки счетов до их отправки клиентам и отслеживания хода выполнения.
Легко конвертируйте счета в формате PDF в редактируемые шаблоны, которые можно настраивать перед отправкой клиенту.
Используя Dropbox, вы можете сэкономить время и силы на выставлении счетов, чтобы сосредоточиться на том, что у вас получается лучше всего: на создании отличной работы для ваших клиентов.
