Более 30 советов, которые помогут вам вывести виртуальные встречи на новый уровень

Мы знали, что нам необходимо продолжать создавать значимые связи между командами по мере перехода к Virtual First.

Мы знали, что это означает возможность спонтанного общения, например, обсуждения планов на выходные у кулера. Но работая преимущественно виртуально, мы не всегда можем завязать разговоры естественным образом, поэтому мы начинаем много экспериментировать.

Мы обнаружили, что вы можете воссоздать эти моменты уединения, включив в свои виртуальные встречи структурированные мероприятия, например, креативные способы знакомства.

И это работает. Около 88% пользователей Dropbox утверждают, что они успешно работают в Virtual First, и мы наблюдаем укрепление командных связей.

Оригинальные способы знакомства — это не просто способ скоротать время. Они помогают разрушить барьеры и заставить людей говорить как о рабочих проблемах, так и о личных интересах.

Что такое «лед» и почему его следует ломать?

Прежде чем приступить к выполнению поставленной задачи,чувствуете ли вы в воздухе какое-то определенное чувство? Встречаются ли любые попытки завязать разговор тупыми улыбками и односложными ответами? У вас нет ощущения, что все молча отсчитывают секунды до начала совещания?

Это лед. И чем толще, тем больше неловкости.

Часто ледяные отношения воспринимаются как признак необходимости лучше узнать друг друга. И во многом это правда.

Есть еще один слой, который делает лед прочным. Социолог Эрвинг Гоффман объяснил это тем, что общение похоже на публичное выступление, то есть мы всегда беспокоимся о том, как нас видят другие.

При использовании Zoom мы постоянно сталкиваемся с зеркалом, отражающим нас в камере. Мы оцениваем собственную деятельность — не только то, что мы говорим, но и наши выражения, тон и то, как мы воспринимаемся другими, — из-за чего наше взаимодействие кажется странным.

Чтобы помочь своей команде достичь того положения, в котором вы будете чувствовать себя в безопасности, вам нужно разогревать этот лед, встреча за встречей, пока он полностью не растает.

Лучший способ сделать это — использовать приемы, которые способствуют равномерному распределению времени высказываний и помогают вашей команде раскрыться, не опасаясь осуждения.

Как специалисты по налаживанию контактов обеспечивают право голоса каждому удаленному члену команды 

Один из ключевых принципов Dropbox — равные условия для всех. Мы верим в этот принцип и именно поэтому решили перейти от гибридной модели к концепции Virtual First. 

Мы хотим, чтобы каждый чувствовал, что у него есть голос в нашей организации. Если наши сотрудники чувствуют себя в достаточной безопасности и защищенности, чтобы проявлять свою истинную сущность, делиться своим честным мнением и открыто смеяться вместе с командой, то мы знаем, что делаем что-то правильно.

Большую роль в этом играют наши ледоколы.

Преимущества использования этого типа ледоколов в удаленных условиях:

• Поощряет активное участие всех членов команды, а не только менеджеров или лидеров групп
• Помогает каждому члену команды чувствовать себя важной частью команды и ценить свой уникальный вклад
• Создает безопасное пространство, где сотрудники могут высказать свое мнение

Один из приемов, который мы использовали, чтобы сделать атмосферу теплее, — это попросить нашу команду заполнить шаблон «Работа со мной» с помощью Dropbox Paper.

Это своего рода шпаргалка, позволяющая сотрудникам рассказать нам о своих личностях, предпочтениях в работе, ценностях и уникальных чертах.

Мы отправляем шаблон каждому сотруднику и призываем их быть максимально честными в своих ответах. Мы разработали рабочий лист, чтобы помочь нам узнать уникальные предпочтения и черты характера друг друга, а также детали, связанные с работой, например, какие виды деятельности заряжают их энергией и какие часы работы они предпочитают.

Обладая этими знаниями, мы можем учитывать то, что нам известно об участниках, при выборе лучшего способа начать общение для каждой встречи.

Например, поскольку мы знаем, что наши коллеги ценят открытое и честное общение, мы понимаем, что им может быть полезно знать заранее, какой будет тема для разговора, чтобы они чувствовали себя более подготовленными и комфортными, даже если это всего лишь вопрос для разговора.

Задавайте забавные вопросы, чтобы настроить сотрудников на разговор

Свежо, весело и фантастично. Именно этими тремя словами мы бы описали идеальный вопрос для начала общения.

Например, мы можем начинать наши еженедельные встречи с вопроса из нашего ритуала проверки, объединяющего команду, например: «Какая у вас сейчас внутренняя погода (солнечно, гроза, облачно, моросящий дождь)?» Или мы могли бы задать что-то более нестандартное, например: «Что бы вы сделали первым делом, если бы проснулись роботом?»

Секрет в том, чтобы задавать вопросы, которые заставят вашу команду остановиться, задуматься и с нетерпением ждать ответов своих товарищей по команде, а не отвлекаться, прокручивая ленту в Slack.

Вот список некоторых из наших любимых вопросов для начала общения. 

Задавайте вопросы для начала общения на еженедельных совещаниях вашей команды

1. Одним словом или одним цветом: Как вы себя чувствуете? 

2. Если бы ваше настроение сейчас было животным, каким бы оно было? Почему?

3. Какова ваша стратегия борьбы со стрессом?

4. Какая песня лучше всего описывает ваше сегодняшнее настроение, и какие конкретные слова резонируют с вами сейчас больше всего? 

5. Если бы вам пришлось написать броский заголовок о том, какие у вас были ощущения в начале этой встречи, каким бы он был?

Креативные вопросы для знакомства, которые помогут вашей команде мыслить нестандартно

6. Если бы вам пришлось всю оставшуюся жизнь есть еду только одного цвета, какой бы это был цвет? Почему? 

7. Какая распродажа по принципу «купи один и получи второй бесплатно» будет самой выгодной за все время? 

8. На что сейчас полагаются люди, но что, по вашему мнению, не будет иметь значения в будущем?

9. Если бы вам пришлось на неделю поменяться жизнями с любой исторической личностью, кого бы вы выбрали и что бы вы сделали? 

10. Что бы вы предпочли: уметь разговаривать со всеми видами животных (как на суше, так и на море) или дышать под водой?

Забавные приемы, которые помогут вам наладить личный контакт

11. Что бы вы сделали в первую очередь, если бы проснулись и обнаружили, что стали невидимым?

12. Что бы вы предпочли: иметь возможность перемещаться во времени или телепортироваться в любую точку мира? Почему?

13. Если бы вам пришлось выбирать, кто захватит мир — зомби или вампиры, что бы вы выбрали? Почему?

14. Если бы вы могли спросить себя в будущем об одном, что бы это было?

15. Как выглядит ваш идеальный пятничный вечер?

Простые вопросы для больших встреч

16. Если бы вы могли сейчас оказаться в любой точке мира, какое место вы бы выбрали? Почему?

17. Если бы вам пришлось заменить пальцы предметом домашнего обихода, что бы это было? Почему?

18. Если бы вы были актером/актрисой, вы бы предпочли сыграть роль супергероя или суперзлодея?

19. Если на улице жаркий солнечный день, что бы вы предпочли: поработать в помещении с кондиционером или выйти на улицу в тень?

20. Если бы вы могли создать свое идеальное рабочее место, как бы оно выглядело и где бы оно находилось?

Вопросы для начала еженедельного совещания команды

21. Какой самый лучший совет вы получили от коллеги?

22. Когда ваша просьба о помощи имела решающее значение?

23. Можете ли вы рассказать об одном случае за неделю, когда что-то получилось лучше, чем вы ожидали?

24. Если бы вам пришлось составлять резюме, включающее только те навыки, которые «бесполезны» вне работы, какой один навык вы бы добавили?

25. О какой работе вы мечтали в детстве? Как это соотносится с тем, что вы делаете сейчас?

Итак, попробуйте сделать это на следующей встрече: выберите один или два из приведенных выше вопросов для начала общения. Прежде чем начать, пройдитесь по виртуальной комнате или задайте вопрос в групповом чате конференции и дайте всем две минуты на то, чтобы поделиться своими ответами.

Хотите чего-то немного другого? Вместо того чтобы задавать вопросы, помогающие начать разговор, мы иногда играем в веселые и увлекательные игры или занятия, помогающие начать разговор.

Виртуальные игры и мероприятия для знакомства

Нет ничего хуже, чем быстрое знакомство, которое превращается в марафонскую игру в «Монополию».

Вам нужно выбрать игры-разминки, которые органично вписываются в первые пять минут повестки дня встречи, не отвлекая от ее основной цели.

Вот некоторые из наших самых любимых. 

26. Идите вперед и познайте дзен.

Мозг вашей команды не перестает внезапно работать только потому, что они зашли на совещание. Им приходится иметь дело с мыслями о проделанной работе, о работе, которую еще предстоит сделать, о письмах, которые они еще не проверили, о сообщениях, которые нужно отправить, и о пинге Slack в фоновом режиме.

Это истощает.

Поэтому помогите своей команде выделить время для предстоящего совещания, организовав короткий групповой сеанс медитации. Предложите своей команде избавиться от отвлекающих факторов, перевести уведомления в беззвучный режим и ощутить минуту чистого дзена.

Начните совещание, предложив своей команде простое упражнение на дыхание:

1. Глубоко вдохните через нос в течение четырех секунд.
2. Задержите дыхание на четыре секунды.
3. Выдыхайте в течение четырех секунд.
4. Снова задержите дыхание на четыре секунды.
5. Повторите четыре раза.

Или просто попросите свою команду сделать один долгий, глубокий вдох, а на выдохе избавиться от стресса и сосредоточиться на настоящем моменте.

Некоторые коллеги могут чувствовать себя некомфортно, делясь своим дзен-временем с командой, поэтому обязательно дайте каждому возможность выключить микрофон и камеру.

Чтобы все чувствовали себя более комфортно, мы предпочитаем заранее отправлять нашей команде сообщение по Slack или электронной почте, просто чтобы предупредить их о том, чего ожидать и как подготовиться. Если вы хотите сделать то же самое, вы можете скопировать и вставить этот шаблон и использовать его для следующей встречи:

Привет, команда! На следующей встрече мы сразу же начнём с короткой 60-секундной медитации. Как только все соберутся, мы начнём медитацию, а затем продолжим нашу программу. Если вам неудобно включать микрофон или камеру, ничего страшного! Просто отключите звук и снова включите микрофон, когда 60 секунд пройдут (не волнуйтесь, мы сообщим вам, когда). Спасибо всем, будем рады видеть вас в [вставьте время].

27. Несущественные предметы первой необходимости

Давайте будем честны. У каждого из нас, сидящих за столом, есть на рабочем месте один «второстепенный» предмет, от которого мы просто не можем отказаться. Они приносят нам утешение и помогают нам сохранять рассудок. Поэтому пусть ваша команда пойдет и расскажет всем о той единственной вещи, без которой они не смогут жить.

Попросите их показать это на экране, если им удобно. Например, это может быть уютное одеяло, мини-холодильник с разными видами лакомств или кофейная кружка с изображением мордочки собаки.

Посмотрите, сколько людей пользуются одними и теми же несущественными вещами, и предложите им обсудить, почему они считают это необходимым.

Поощряйте членов команды делиться своими мыслями и обсуждать их после встречи в асинхронном чате. Например, двое сотрудников согласились, что работа с собаками является необязательной, но необходимой частью их рабочей среды.

После этого обсуждения один из них протянул руку, чтобы поддержать беседу. Это не только помогло им сплотиться на основе общих интересов, но и помогло им наладить общение за пределами официальных встреч.

Когда мы говорили с психологом и сертифицированным экспертом по дружбе доктором Марисой Франко в нашем подкасте Remotely Curious о дружбе, она объяснила, что есть два ингредиента, которые способствуют дружбе: «постоянное, незапланированное взаимодействие и общая уязвимость».

Подкаст Remotely Curious: слушайте выпуск 3: Дружба

Таким образом, использование игр-тренировок, которые перерастают в непринужденные беседы, действительно может укрепить связи в команде и сделать рабочую атмосферу более расслабленной и располагающей к сотрудничеству. Они также могут проложить путь к превращению профессиональных отношений в дружеские.

28. Всё зависит от карт.

В Dropbox мы любим создавать связи с помощью историй и игр. Поэтому мы создали то, что, по нашему мнению, является лучшим, что случилось с корпоративными играми со времен, ну, и навсегда:Карты Связи Корпоративного Таро.

Вот как это работает. Как и в раскладе Таро, вы получаете четыре карты:

• Карта энергии: эти карты фокусируются на уровнях энергии. Например, они могут попросить кого-то вспомнить моменты, когда они находились в творческом потоке или проявляли эмпатию, чтобы наладить связь со своими товарищами по команде.
• Карточка эмоций: эти карточки предназначены для изучения того, как человек относится к своей работе и связанным с ней темам. Например, они могут предсказать ощущение застоя или одержимость контролем.
• Карта взаимоотношений: эти карты включают в себя конкретные вопросы об отношениях человека с его командой и стиле личного общения. Например, карточка может выявить недостаток коммуникации и побудить к обсуждению того, как эту проблему решить.
• Карта путешествия: эти карты углубляются в трудовой путь человека, затрагивая различные темы, такие как потеря мотивации или рост мотивации.

Кроме того, есть подстановочный знак, который участники могут использовать, если они не хотят отвечать на вопрос или чувствуют себя некомфортно.

Цель игры — с помощью карт получить представление о будущем человека на основе выпавших карт. Вы начинаете с описания четырех ситуаций, подобных этим:

Первым ходит тот, кто дольше всех проработал в вашей команде.

Они выбирают четыре случайные карты и кладут каждую из них под карту каждой ситуации.

Первая карта описывает вашу текущую ситуацию, вторая — потенциальные проблемы, третья — возможности развития, связанные с работой, а последняя — динамику вашей команды.

Затем человек, вытащивший карты, интерпретирует значение каждой карты в контексте своей рабочей ситуации. Например, если они вытягивают карту отношений, на которой написано: «Эта карта означает, что вы испытываете страх упустить что-то — больше удовольствия? Лучшая возможность трудоустройства? Крутой проект? Больше денег?» и помещают это в категорию «текущая ситуация», они могут задуматься о том, что, по их мнению, они упускают новые возможности, не пробуя себя на разных ролях или не участвуя в более интересных проектах.

Что нам нравится в этой игре, так это то, что она основана на перспективе, а перспектива — это всё.

Он формирует то, как мы относимся к ситуации, и нашу роль в организации или динамике группы, и может многое рассказать вам о вашей команде и о том, как ее члены видят себя в вашей организации.

Мы играли в эту игру на многих встречах, но рекомендуем использовать ее с двумя-четырьмя людьми, чтобы игра не получилась слишком длинной. Прежде чем начать, убедитесь, что все знают, что это безопасное место. Ни одна из историй, ответов или интерпретаций не покидает группу. Плюс, никто не обязан делиться тем, что ему неприятно. 

29. Быстрый огонь

Оживите свои встречи, поиграв в веселую игру с вопросами и ответами, которую мы называем «Быстрый огонь», где вы устанавливаете таймер на одну минуту и задаете как можно больше вопросов.

Мы любим быстрые вопросы, потому что они снимают напряжение, возникающее при попытке придумать идеальный ответ или вопрос.

Они основаны на быстрых разговорах, откровенной честности и намеке на уязвимость в безопасном пространстве. Все находятся в равных условиях, потому что никто не знает, что будет дальше.

Для небольших групп мы предпочитаем использовать наши креативные карточки для начала беседы в качестве экспресс-вопросов и предлагаем всем по очереди занять «горячее место».

Перед началом встречи мы просматриваем карточки и составляем пять-шесть специально подобранных вопросов для каждого участника. Например, на прошлой неделе мы применили этот метод на встрече с четырьмя сотрудниками.

Если вам предстоит небольшая встреча, смело используйте вопросы в их первоначальном виде или адаптируйте их под свои нужды.

Если вы не хотите никого ставить в неловкое положение или организовывать большую группу участников встречи, пригласите участников встречи принять участие в обсуждении на Dropbox Paper до ее начала.

Затем объясните группе, что вы будете показывать на экране по одной карточке за раз. Пусть каждый участник запишет свой ответ на бумаге в отведенном для этого разделе менее чем за пять секунд. После этого сравните, сколько людей получили одинаковый ответ, или обсудите разнообразие ответов.

30. Хорошие новости со всех сторон

Начните совещание, попросив каждого члена команды поделиться хорошими новостями за неделю (пусть даже незначительными), и они не обязательно должны быть связаны с работой. Распространение таких маленьких побед помогает поднять всем настроение и сплотить команду.

Мы любим добавлять подзаголовок в шаблон  заметок к встрече  и предлагать участникам делиться своими мыслями еще до ее начала. Таким образом, если кто-то войдет в систему заранее, он сможет сразу перейти к заметкам и начать разговор по теме встречи, а не обдумывать предстоящую беседу или сидеть в неловком молчании.

Кроме того, чем больше вы узнаете о том, что происходит в жизни ваших коллег, тем легче вам будет завязать разговор на темы, которые для них важны. Вместо того чтобы просто спросить: «Как прошли ваши выходные?», вы можете углубиться в тему, задав такие вопросы, как: «Как прошел тот фестиваль, которого вы с нетерпением ждали?» Это помогает выстраивать более крепкие связи вокруг.

31. Разминка для мозга 

В карьере каждого человека наступает момент, когда горы работы и стресса начинают давить на него, и каждая встреча становится похожа на пробирание по грязи. Это то, что называется «фазой зомби». Ваше тело присутствует на встрече, но мысленно вы не слушаете ни единого слова из того, что кто-либо говорит. 

Чтобы вывести нашу команду из состояния зомби и вдохнуть в ее боевой дух немного энергии, мы хотели бы предложить вам дружеское соревнование с игрой-разминкой.

Раньше мы начинали с того, что наугад выбирали букву, устанавливали таймер на одну-две минуты и предлагали всем написать как можно больше слов, начинающихся с этой буквы. Когда мы объявляем «время», мы подсчитываем результаты, и победителем объявляется тот, кто сказал больше всего слов.

Хотите усложнить задачу? Настройте свои задачи.

Например, недавно мы играли в игру с нашей командой, в которой мы дали участникам пустой рабочий лист с Уставом команды, поставили на 5-минутный таймер, а затем попросили их заполнить как можно больше частей Устава, которые они могли вспомнить.

У нас есть пошаговое руководство по созданию устава команды и копия рабочего листа выше. Итак, если у вас еще нет устава команды, почему бы не превратить его в занятие по сплочению коллектива, а затем не использовать его снова через месяц или два в качестве лемкнопки?

32. Пс и Нс

Лучшие занятия для знакомства — это те, которые снимают то, что мы обычно держим в тайне, — беспорядочные, человеческие части нашей личности. Они напоминают нам, что никто не сверхчеловек и что у каждого члена команды есть трудности и стрессы. Но самое главное, они показывают нам, что мы поддерживаем друг друга.

Именно для этого и отлично подходит Ps and Ns. Вот как это работает: вы просите свою команду оценить свое настроение по шкале от «P» (положительное) до «N» (отрицательное) и уровень энергии по шкале от 1 (вялое) до 5 (возбужденное).

Вы можете попросить своих товарищей по команде объяснить, почему они чувствуют себя определенным образом, или просто оставить все как есть. В любом случае этот прием позволит вам оценить уровень энергии вашей команды и напомнит всем, что быть искренним — это нормально: вам не нужно притворяться идеальным, чтобы вписаться или внести свой вклад.

33. Я ценю тебя

Дайте своей команде возможность поделиться любовью, организовав короткую «сессию комплиментов», во время которой все по очереди выразят благодарность одному из своих товарищей по команде или укажут на что-то, что они сделали недавно и что их впечатлило.

Самое замечательное в этом средстве для знакомства то, что его можно использовать в асинхронных чатах, а не только на встречах. Например, мы призываем нашу команду отправлять виртуальную открытку, чтобы отпраздновать кого-то, кто помог ему с рабочим заданием.

Эти жесты могут показаться незначительными, но они приносят большую пользу, создавая культуру, в которой чувство внимания является приоритетом, а небольшие (но значимые) действия не остаются незамеченными.

34. Познакомьтесь с моим…

Иногда мы предпочитаем сохранять непринужденную обстановку, используя открытые подсказки, которые наша команда может интерпретировать по-своему.

Одно из наших любимых занятий — игра «Познакомьтесь с моим…». Мы просим каждого члена команды познакомить нас с чем-то новым. Они могут пойти по прямому пути, например, опубликовать фотографию своего питомца в групповом чате с подписью: «Познакомьтесь с моей собакой, Оливером».

Или они могут проявить творческий подход и использовать инструменты, такие как генератор изображений на основе искусственного интеллекта Midjourney, чтобы познакомить нас со своим «лучшим другом-инопланетянином из будущего».

35. Рулетка для тренировок

В ходе нашего пилотного проекта «Встречайтесьи двигайтесь» мы обнаружили, что преобразование неформальных личных встреч в пешие прогулки помогло повысить уровень энергии нашей команды, снизить утомляемость при работе в Zoom и повысить креативность и концентрацию внимания.

Вы можете легко превратить сеанс знакомства в «тренировку по снятию пота», организовав короткий сеанс «тренировки на рабочем месте». Существует множество отличных упражнений, поэтому смело меняйте их каждую неделю, добавляя различные виды активности — попробуйте одну неделю силовые упражнения, а следующую — кардио.

Например, скопируйте 4-минутную разминку, которую мы использовали, когда проводили одно из наших общих совещаний.

Это позволяет сохранять новизну и вовлекать людей в процесс новыми способами. Чтобы убедиться, что все вовлечены и вовлечены, включайте упражнения, которые можно выполнять сидя или стоя. Таким образом, никто не будет чувствовать себя обделенным.

Найдите лучшие способы начать виртуальные встречи

Самое замечательное в методах снятия стресса то, что есть множество способов сохранить новизну подхода. Хотя простой вопрос «Как прошли ваши выходные?» может помочь начать разговор, вы также можете попробовать творческие идеи, например, использовать виртуальные карты Таро или заняться деятельностью, направленной на укрепление значимых связей.

Теперь, когда у вас есть несколько идей, с которых можно начать, следующим шагом станет интеграция этих видов деятельности в вашу корпоративную культуру и регулярные совещания.

Чтобы узнать о других способах, с помощью которых Dropbox помогает командам работать вместе и повышает производительность на протяжении всего жизненного цикла сотрудников, посетите нашу страницу HR-решений.