Встречи с заинтересованными сторонами имеют решающее значение для успеха проекта. В этом руководстве мы объясним, как подготовить и провести эффективные встречи с заинтересованными сторонами, которые принесут результаты.
Рабочие встречи очень важны для успеха проектов, они помогают всем участникам быть на одной волне. Но что именно представляют собой такие встречи и как проводить их эффективно?
В этой статье мы ответим на эти вопросы и дадим вам несколько советов по использованию Dropbox, чтобы сделать встречи с заинтересованными сторонами еще более продуктивными.
Что такое встреча заинтересованных сторон?
Встреча заинтересованных сторон — это собрание всех важных людей, участвующих в проекте или деловых отношениях, — по сути, вас как поставщика продукта или услуги и ваших клиентов. Эти встречи предоставляют заинтересованным сторонам возможность поделиться своим мнением, высказать свои опасения и принять решения по проекту.
Кто должен присутствовать на встрече заинтересованных сторон, зависит от цели и предполагаемого результата встречи.
Различные типы встреч заинтересованных сторон
Существует несколько различных типов встреч заинтересованных сторон, каждый из которых имеет свою собственную цель и формат. Некоторые распространенные типы встреч заинтересованных сторон включают:
- Стартовые совещания: эти совещания проводятся в начале проекта для определения цели, задач и масштабов проекта. Они также являются хорошей возможностью познакомить друг с другом команду проекта и заинтересованных лиц.
- Интервью с заинтересованными сторонами: это индивидуальные встречи с заинтересованными сторонами, которые помогут вам понять их видение, цели, текущие процессы и проблемы.
- Дополнительные встречи с заинтересованными сторонами: эти встречи проводятся на протяжении всего жизненного цикла проекта для общения с заинтересованными сторонами, информирования их о ходе работ и получения их отзывов.
Как подготовиться к встрече заинтересованных сторон
Чтобы обеспечить продуктивность встречи с заинтересованными сторонами, важно заранее провести подготовку. Вот несколько советов, которые следует иметь в виду организатору встречи:
Иметь цель
Поставьте четкую цель встречи — сообщаете ли вы текущую ситуацию? Вам нужна обратная связь по конкретному результату работы? У вас возник спор или разногласие, требующее разрешения?
Когда вы будете знать, почему вам нужно встретиться с заинтересованными сторонами, и четко дадите им понять,почему они должны встретиться с вами, станет гораздо яснее, кто должен присутствовать на встрече.
Иметь повестку дня встречи
Подготовьте повестку дня, чтобы структурировать встречу и сфокусировать внимание участников. Возможно, вы захотите заранее отправить повестку дня на электронную почту участникам встречи, чтобы они подготовили вопросы и дополнительные темы для обсуждения. Тогда вы можете использовать доступную в Dropbox функцию отправки и отслеживания, чтобы знать, кто посмотрел повестку до начала встречи.
Вот вопросы, которые вам, возможно, захочется обсудить:
- Сроки реализации проекта или дорожные карты
- Основные этапы проекта
- Недавние или предстоящие результаты
- Результаты или производительность
- Потенциальные риски или опасения
- Дальнейшие шаги или действия
Отправляйте ссылки на соответствующие документы и материалы повестки дня в удобном для доступа формате с помощью Dropbox.
Понять, кому необходимо присутствовать, и что для них важно
Приглашение слишком большого количества людей на встречу может привести к беспорядку — слишком много поваров, не так ли? Это почти так же плохо, как и слишком много совещаний: это создает хаос и отнимает ценное время, которое можно было бы потратить на реальную работу.
Пригласив на встречу только соответствующих заинтересованных лиц, вы сможете добиться гораздо большей продуктивности. Если в вашем проекте задействовано много заинтересованных сторон, ограничьте количество участников встречи, обдумав, почему конкретному человеку не нужно там присутствовать, а не почему ему нужно.
Проведение встреч в меньшем составе также позволяет вам открыто обсуждать индивидуальные приоритеты заинтересованных сторон, а также причины конкретных решений или разногласий. Если у вас нет в запасе целого дня, вы не сможете ответить на волнующие всех вопросы и решить их на большом совещании!
Кто является заинтересованной стороной?
Проще говоря, заинтересованная сторона — это лицо, имеющее личную заинтересованность в процессе принятия решений и деятельности предприятия или проекта. Без их поддержки бизнес или проект не смог бы функционировать.
Заинтересованной стороной может быть любой из следующих примеров:
- Директор или заместитель директора
- Инвестор
- Директор по информации, финансам или исполнительный директор
- Руководитель проекта
Но в более широком смысле существуют внутренние заинтересованные стороны — ваши сотрудники, владельцы и менеджеры — и внешние заинтересованные стороны. Это ваши клиенты, акционеры, кредиторы, правительство, профсоюзы и так далее.
Будьте готовы к дополнительным вопросам.
Независимо от того, насколько тщательно вы подготовитесь, заинтересованные стороны, скорее всего, зададут вам вопросы, которые вы не запланировали в своей повестке дня. Чтобы продемонстрировать свой профессионализм и приверженность проекту, вам следует предвидеть и быть готовым к некоторым потенциальным вопросам, которые могут возникнуть.
Вы не всегда можете это предсказать, но вы наверняка произведете впечатление на своих заинтересованных лиц, если у вас в запасе будут отличные ответы.
Как провести встречу заинтересованных сторон
После того как вы подготовились к встрече с заинтересованными сторонами, настало время ее провести. Вот несколько советов:
Подавайте хороший пример
Как организатор, вы задаете тон встрече. Вам следует демонстрировать хороший этикет на встречах и быть заинтересованным. Практикуйте активное слушание и оставайтесь в настоящем моменте.
Сохраняйте сосредоточенность
Постарайтесь следовать своей повестке дня и не забывайте о дополнительных темах/вопросах, которые вы подготовили. Покажите, что вы — инициативный хозяин, который заранее предвидит потенциальные проблемы, а не пассивный хозяин, который не может справиться с предотвратимыми проблемами. Это поможет вам построить доверие со стороны заинтересованных сторон.
Если вы максимально точно придерживаетесь своей повестки дня, вы сможете оставить время для мозгового штурма или вопросов и ответов в конце встречи. Постарайтесь побудить к высказыванию и участию всех, а не только ключевых игроков.
Используйте язык, понятный вашим заинтересованным сторонам
Иногда мы считаем само собой разумеющимся, что наши клиенты понимают технические детали нашей работы. Хотя они и разбираются в своей отрасли, они, вероятно, не являются экспертами в вашем продукте или услуге, в отличие от вас.
Постарайтесь исключить любую запутанную или чрезмерно техническую терминологию, которую заинтересованные стороны могут не понять, и вместо этого сосредоточьтесь на том, что для них наиболее важно.
Советы после встречи
После встречи с заинтересованными сторонами важно проконтролировать выполнение всех пунктов плана действий и при необходимости запланировать следующую встречу.
Dropbox поможет вам в этом, предоставив общее место для хранения заметок о встречах, ссылок на контент и видеозаписей. Вы также можете использовать функцию отправки и отслеживания, чтобы рассылать материалы встречи и следить за тем, кто их просматривал.
Кроме того, если вы записали встречу, вы можете поделиться записью прямо из своего аккаунта Dropbox, чтобы отсутствовавшие могли наверстать упущенное, а участники встречи освежить воспоминания.
Эффективные встречи заинтересованных сторон с Dropbox
Dropbox — идеальная платформа для рабочих встреч. Благодаря таким функциям, как отправка и отслеживание, анализ документов и расширенное управление общим доступом, Dropbox упрощает подготовку и проведение встреч, а также последующие действия.
