Система управления договорами способствует успеху бизнеса или влечет за собой проблемы. Сбои в работе могут привести к юридическим трудностям, сократить доходы и испортить отношения с партнерами. С другой стороны, при эффективном управлении договорами ваша организация сможет избежать споров и сохранить здоровые партнерские отношения, а это очень важно для развития бизнеса.
Узнайте, как можно создать и оптимизировать процесс управления договорами, который будет эволюционировать вместе с вашей организацией, а также ознакомьтесь со всеми преимуществами, которые он дает.
Подключите функцию рассылки автоматических уведомлений
Нет необходимости выполнять сложную задачу по отслеживанию каждого отдельного этапа в процессе заключения договоров всем участникам команды, и не каждый этап рабочего процесса по управлению договорами нуждается в контроле пользователя.
Автоматизированная система может использоваться для получения новых запросов на заключение контрактов, составления основных юридических формулировок для новых договоров, а также для упрощения аудита, отчетности, утверждения и продления документов.
Возможность устанавливать напоминания в платформе и даже включать автоматические напоминания по электронной почте также избавляет вашу рабочую группу от необходимости держать в памяти большой объем информации (скорее всего, уже запредельный) и позволяет им сосредоточиться на общей картине — выполнении задач и достижении бизнес-целей.
Добавить возможности электронной подписи
Подпись является, пожалуй, самой важной частью договора. При отсутствии подписи он не будет заключен.
Благодаря электронной подписи ваша команда может гарантировать, что все будет подписано как можно быстрее.
Цифровые подписи позволяют подтверждать сделки на ходу, обеспечивая при этом безопасность и эффективность. Убедитесь, что они являются частью вашей системы управления договорами.
Сэкономить время с помощью шаблонов
Нет необходимости составлять каждый договор с нуля. Несмотря на то, что предприниматель стремится к тому, чтобы каждый договор считался (и в некоторой степени действительно был) уникальным для каждого клиента, небольшая стандартизация может значительно упростить процессы. Наличие надежной библиотеки договоров обеспечит вам прочную основу для разработки даже самых сложных документов.
С помощью Dropbox Sign вы можете преобразовать наиболее часто используемые контракты в шаблоны или загрузить некоторые часто используемые формы, такие как соглашения о неразглашении, консультационные соглашения и политики социальных сетей.
Дополнительные способы для поддержания управления договорами в актуальном состоянии
Проверьте текущие рабочие процессы
Процесс управления договорами своих первых клиентов, должен и наверняка значительно поменяется, поэтому поручите своей рабочей группе регулярно (раз в квартал или раз в год) пересматривать этот процесс. Не бойтесь озвучивать ключевые достижения, одновременно решая возникающие проблемы и риски. Вооружившись этой базовой информацией, вы можете приступить к совершенствованию методов работы с договорами в вашей компании.
Независимо от того, какие цели вы преследуете (устранить определенные риски или сэкономить деньги), важно точно знать, почему вы меняете подход к управлению договорами. Чтобы по-новому представить себе управление договорами в вашей компании, вам нужно знать и зачем, и как это делать.
Придерживайтесь одной системы
Да, к каждому клиенту требуется индивидуальный подход. И хотя это может показаться немного нелогичным, стандартизация процесса управления договорами позволит вам более эффективно оказывать поддержку каждому клиенту.
Наличие системы управления договорами, в которой все ваши договоры и информация о взаимодействии с заинтересованными сторонами хранятся в едином пространстве, может избавить вас от проблем, связанных с отсутствием документов и недопониманием.
Единая система обеспечивает более эффективное взаимодействие между соответствующими сторонами в процессе заключения договоров и сохраняет всю конфиденциальную информацию в большей безопасности.
Переход в новую эру
Если ваш отдел продаж работает над улучшением системы управления договорами или вам необходимо пересмотреть ее для всей организации, у нас есть инструменты и ресурсы, которые помогут вам.
Затратив немного времени на планирование и используя облачные сервисы, вы сможете превратить управление договорами из сложной задачи в упорядоченный и эффективный процесс, который поможет ускорить рост вашей организации.
