Samarbetet med Dropbox stärker University of Floridas landbidrag
Floridas främsta allmänna universitet använder Dropbox för att koppla samman kooperativa tillväxtcentra över 67 counties och tillhandahålla utbildning direkt till delstatens invånare.
”Det låter enkelt, men Dropbox gör samarbetet smidigare för medarbetarna. För det mesta kan användare hantera sina egna mappar och filstrukturer eftersom det är enkelt för dem.”
Använda produkter
Dropbox
Bransch
Utbildning
Storlek
1 000+
Plats
Gainesville, Florida
Utmaning: Förena ett campus via tekniken
I takt med att antalet satellitcampusar och mängden distansarbete ökar försöker många universitet hitta nya sätt att förbättra samarbetet mellan olika platser. Men för University of Florida är den här utmaningen – och tekniken som krävs för att övervinna den – särskilt anmärkningsvärd.
Eftersom UF är ett landbidragsuniversitet måste det enligt lag ha fysiska lokaler i varje county i Florida för att tillhandahålla utbildning till delstatens invånare.
UF:s Institute of Food and Agriculture Science hanterar universitetets landbidragsförpliktelser och förvaltar ett kooperativt utbyggnadscenter i vart och ett av Floridas 67 counties, med totalt 102 anläggningar runtom i delstaten.
För institutets IT-team innebär detta att de fysiska hindren för samarbetet måste övervinnas med teknikens hjälp. Men det kan vara tufft att standardisera verktyg och processer över flera platser. ”Det svåraste med det vi gör är inte tekniken, utan kommunikationen”, sade IFAS IT-chef Dan Cromer. ”Det krävs en del ansträngning att få alla att följa samma processer.” IFAS upptäckte att medarbetarna i avsaknad av ett användarvänligt alternativ använde sig av sina personliga Dropbox-konton för att överbrygga avstånden. Att ha data och processer spridda över olika system hade en negativ påverkan på både säkerheten och samarbetet.
“Vi såg att användarna utförde mycket bra arbete på Dropbox som inte nödvändigtvis skulle fungera i ett annat verktyg. Eftersom vi valde att driftsätta Dropbox kunde allt bra arbete fortsätta, utan avbrott, på säkraste möjliga sätt.“
I takt med att samarbetet ökade så ökade även användningen av Dropbox. Som en del av ett säkerhetsinitiativ tittade UF:s centrala IT-team så småningom på universitetets ohanterande Dropbox-användning och upptäckte att det fanns starka samarbetsnätverk i Dropbox över hela universitet. ”Användarna hade problem med delningspolicyer och att samarbeta i komplexa filtyper med de system vi redan hade på plats”, sade Associate CIO Saira Hasnain. ”Med tiden vände sig dessa användare till Dropbox som ett verktyg som kunde göra det möjligt för dem att samarbeta med minsta möjliga besvär.”
Istället för att dra in åtkomsten till Dropbox – och därmed uppoffra användarnas arbetsflöden och data – valde UF att ta till sig tjänsten genom att skaffa ett universitetskonto.
”Efter att ha pratat med våra IT-chefer, professorer och personalen kunde vi se att användarna fick oerhört mycket gjort med Dropbox som de kanske inte kunde göra med andra verktyg”, sade informationschefen Elias Eldayrie. ”Eftersom vi valde att driftsätta Dropbox kunde allt arbete fortsätta, utan avbrott, på säkraste möjliga sätt.”
Lösning: Okomplicerat och säkert
UF:s driftsättning omfattar nu över 5 000 medarbetare. För forskare är Dropbox ett avgörande utrymme för interna och externa bidragssamarbeten. ”Våra användare insåg att användningen av Dropbox ledde till mindre missar i kommunikationen som annars kan uppstå när du mejlar dokument fram och tillbaka”, sade Lane Blanchard. En professor på College of Pharmacy använder Dropbox för att samarbeta med forskare i Nigeria. Eftersom hans kollegor har dålig tillgång till internet och inte kan ladda ner stora videofiler är det avgörande att de kan se videor direkt i Dropbox. Och eftersom Dropbox efterlever HIPAA kan forskare inom forskningsområden som medicin förvara alla sina filer – inklusive filer med känsliga uppgifter – på en och samma plats.
För UF:s IT-team har Dropbox en central roll i datahanteringen och samarbetet inom universitetet. ”Det låter enkelt, men Dropbox gör samarbetet smidigare för medarbetarna”, sade College of Pharmacys IT-chef Lane Blanchard. ”För det mesta kan användare hantera sina egna mappar och filstrukturer eftersom det är enkelt för dem.” IT-medarbetarna hyllar alla Dropbox för den enkla användningen och de lägre behoven av utbildning och support från IT. ”Jag tror inte jag har hört ett enda klagomål om Dropbox”, sade Cromer. ”Och det händer inte så ofta i det här jobbet.”