Redigera Expand skapar 8 gånger fler videor med Dropbox – snabbt, prisvärt och säkert

Bakgrund

Edit Expand är en videoproduktionsbyrå som hjälper till att förverkliga kunders idéer. Med fokus på att ta kunders befintliga resurser och arbeta med kunder som är nya inom videoproduktion, skräddarsyr Edit Expand-teamet innehåll efter kundernas behov och skapar de processer som håller dem igång. Byrån brinner för att leverera innehåll som inte bara fångar uppmärksamhet utan bibehåller engagemang – som demos och webbseminarier, som ofta förbises men spelar en stor roll för att behålla kunder.

Utmaning: litet team, stor arbetsbelastning

Redigera Expands lilla, avlägsna team på fem jonglerar med 10 till 20 projekt åt gången. För att hänga med behöver de ett enkelt sätt att lagra, dela och hitta filer. Utöver det måste de lagra och dela filerna säkert, vilket är särskilt viktigt när man arbetar med stora företag som Adobe och Amazon.

Edit Expand letade efter en mer effektiv lösning för filsynkronisering och lagring, samt en plattform som skulle samla klientfeedback och idéer för hela teamet att arbeta på. "För mig är den största utmaningen att se till att varje kund känner sig hörd och förstådd", säger Adam Nielson, grundare på Edit Expand. "Jag måste ofta samla feedback, kommentarer och tankar från 15 olika e-posttrådar, vilket kan vara svårt."

Lösning: att ha allt på ett ställe

Edit Expand provade olika molnlagringslösningar, men de hade alla begränsningar – en hade problem med att synkronisera stora filer, medan andra hade fördröjda uppspelningar eller problem med att spara filversioner. Nielson tog sedan in Dropbox i bilden och sa: "Jag har varit en Dropbox-lojalist länge. Det bara funkar!”

Idag lagrar byrån varje projekt i Dropbox och arbetar med dem där, vilket gör det till deras enda källa till sanning. Från början till slut sker hela processen – skript, redigeringar, recensioner – inom Dropbox. "Filerna synkroniseras över alla våra enheter, så det minskar all redundans och säkerställer att vi alla bara arbetar med de senaste versionerna som delas av våra kunder", säger Nick Spinder, redaktör på Edit Expand. Teammedlemmar får också aviseringar när filer uppdateras, vilket påskyndar samarbetet.

Med Dropbox Replay kan kunder och teammedlemmar lämna anteckningar om videoutkast, skript och till och med specifika bildrutor. Nielson kan sedan konsolidera och filtrera kommentarerna för att ge redaktörer den information de behöver för att göra ändringar. "Vi får så många e-postmeddelanden och Slack-meddelanden om kommentarer som folk har på filerna och ramarna", säger han. "Så det är viktigt att spåra alla ändringar vi har gjort och se till att endast den viktigaste informationen når redaktörerna, som jag kan lägga in i Dropbox Paper."

Resultat: spara tid, minska kostnaderna, skapa mer

Att ha allt på en plattform innebär att Edit Expand-teamet har flexibiliteten att göra flera saker sömlöst. "Jag hanterar dussintals videor och jonglerar med flera projekt samtidigt - och Dropbox låter mig enkelt växla mellan uppgifter," delar Spinder.

Dropbox håller också allt organiserat för att teamet snabbt ska kunna hitta filer, en nyckelfunktion när man hanterar stora mängder data. I ett fall bad Adobe Edit Expand att skapa en video som visar hur deras produkter fungerar tillsammans – detta krävde omfattande produktskärmbilder och cirka 10 produktspecialister för var och en.  Eftersom Edit Expand var tvungen att komma med tillgångarna själva använde Spinder helt enkelt Dropbox sökfunktioner för att enkelt hitta demos och filer han behövde. ”Först verkade det som om vi inte hade tillräckligt. Och precis så var vi tillbaka på rätt spår, säger han.

Som ett resultat kan Edit Expands lilla men mäktiga team producera en imponerande mängd innehåll. Under 2024, utanför andra kundprojekt för Cloudinary och Amazon, levererade de över 150 projekt för Adobe, inklusive reklam och webbseminarier. Detta krävde sållning genom hundratals videofiler och ljudsegment. "I gamla dagar skulle vi ha varit tvungna att gräva igenom garderoben efter hårddiskar", tillägger Nielson.

Dropbox gör det möjligt för teamet att arbeta effektivt, på vilken plats och tid de än väljer.

"Kreativt arbete bygger på att människor befinner sig i rätt headspace. Genom att låta mitt team arbeta när de är som mest produktiva sparar vi tusentals—om inte tiotusentals—dollar på varje projekt.”

Genom att arbeta på distans slipper Edit Expand även kostnader förknippade med kontorshyra. Om en redaktörs system inte är tillräckligt kraftfullt för att rendera videor kan teamet helt enkelt komma åt projektfilen, göra uppdateringar och hantera renderingen på en annan dator, vilket undviker onödiga hårdvarukostnader. "Sammantaget skulle jag uppskatta att vi sparar allt från $50 000 till $100 000 per år eftersom vi inte behöver en hel byggnad eller massiva servrar för att få saker att hända", tillägger Nielson.

Dropbox har också gett Edit Expand sinnesro – teamet oroar sig inte längre för att underhålla servrar, balansera arbetsbelastningar eller hantera oväntade driftstopp. "Vi älskar den selektiva synkroniseringsfunktionen eftersom vi kan välja vad vi vill ha online så att vi kan fortsätta arbeta med dem", delar Nielson. Dropbox säkerställer att filer alltid är helt synkroniserade och uppdaterade, även när redaktörer arbetar från platser med dåliga internetanslutningar. Om internet slocknar kan teamet fortfarande arbeta med filer på sina lokala enheter, och när internet kommer tillbaka online laddar Dropbox sedan sömlöst upp uppdateringar.

Nielson tycker också att det är enkelt att hantera filåtkomsträttigheter och säkerhetsinställningar, såsom kryptering och multifaktorautentisering. Det innebär att byrån kan möta kundernas krav och vinna större företags förtroende. Även om stora mängder data av misstag skulle raderas, skulle Nielson få en varning och kunna återställa filerna direkt till teamet.

Denna säkerhet och tillförlitlighet ger även sina kunder sinnesfrid. "När kunder ser att deras filer och feedback är säkra, organiserade och konsoliderade på ett ställe, slappnar de av", säger Nielson. "Detta sparar timmar – ibland dagar – av onödig fram och tillbaka och låter oss fokusera på den kreativa processen."