Bakgrund 

Southbase Group är ett Nya Zeelandsbaserat byggföretag som levererar komplexa byggen för offentliga och privata kunder över hela landet. Med upp till 20 aktiva arbetsplatser samtidigt sker arbetet sällan på ett och samma ställe – och många kontrakt har strikta säkerhetskrav.

För att verksamheten ska löpa smidigt behöver platschefer, underentreprenörer och projektteam ett säkert sätt att få tillgång till den senaste dokumentationen, var de än befinner sig. Det ansvaret faller på Lem Prestage, Group IT Manager, som ser till att informationen är lätt att hitta och ordentligt skyddad.

Inom byggbranschen är förtroende inte valfritt. Även små kommunikationsluckor eller säkerhetsbrister kan eskalera snabbt och förvandla föråldrade planer eller saknade detaljer till kostsamma misstag.

Utmaning: högrisksystem, långsamma system

När Prestage började på Southbase ärvde han ett system byggt för en annan era. Filer lagrades på en lokal server och fältteamen var tvungna att ansluta via ett VPN för att komma åt det de behövde.

Även om Southbase har nästan 200 anställda, kunde endast en person komma åt en enda fil åt gången.

”Tillgång till data var en mardröm”, säger Prestage. "[Och] det förekom inget samarbete med någon av våra underleverantörer, vilket är avgörande."

Southbase behövde en grund som kunde hålla jämna steg med distribuerade team, höga insatser och noll felmarginal. För när informationen inte är tydlig eller aktuell, förvärras konsekvenserna snabbt och kan kosta miljontals dollar.

Lösning: från förenklad lagring till smartare sökning

För att möta den verkligheten tog Prestage in Dropbox. Han hade ett tydligt mål: att bygga ett system som folk faktiskt skulle använda i den verkliga världen, under press, på dussintals arbetsplatser.

I takt med att Southbase växte, ökade även volymen och vikten av det som fanns inuti Dropbox. ”Vi har terabyte med data i Dropbox just nu”, säger Prestage. "Och vi har inte ens börjat testa vad vi kan använda."

Med så mycket arbete som sker samtidigt var det klokt att hålla teamen sammankopplade via samma ekosystem. Att använda verktyg som Dropbox Sign och Dropbox Dash var ett naturligt nästa steg.

För att effektivisera godkännanden och signaturer var Sign ”en självklarhet”, säger Prestage. "Dokumenten lämnar inte Dropbox." De stannar där de är och de är trygga.”

Och Dash? Det gjorde information lättare att hitta och få tillgång till. Dess AI-drivna universella sökning låter team visa filer i Dropbox och deras anslutna appar. Istället för att gräva igenom verktyg och mappar kan de söka en gång och få de svar de behöver på några sekunder – var som helst och utan att vänta på sin tur.

Det tog inte lång tid för Dash att bli en del av Prestages dagliga arbetsflöde. Han använder dess inbyggda AI-chatt för att felsöka problem och generera rapporter. Det som en gång tog honom dagar tar nu en bråkdel av tiden.

Resultat: sparade timmar (och huvudvärk)

Effekten av Dash blev särskilt tydlig under ett komplext projekt på en aktiv flygplatsplats, där byggnation pågick dygnet runt. Säkerhetskraven var strikta och informationen måste vara exakt.

För att hålla alla uppdaterade använde de Dash för att skapa en projektbaserad innehållssamling som kallas en Stack. Det ger teamet en plats att samarbeta, hitta länkar och be Dash om kontextuella insikter.

Prestage förklarar: ”Vi skapade en stapel med 150 dokument, som vi sedan snabbt kan jämföra och söka igenom.” Den stapeln inkluderade inspektionstestplaner och procedurer för nästan varje steg i jobbet, så att vem som helst kunde bekräfta krav, upptäcka inkonsekvenser och hålla sig uppdaterad om vad som måste hända härnäst.

"Det sparar timmar för projektteamen", säger Prestage. "Och tid är pengar."

Dash har också minskat den dagliga friktionen för IT-avdelningen. Istället för att bli standard eskaleringspunkt när någon inte kunde hitta en fil, kan folk nu självbetjäna svar direkt. Arbetsflödena är smidigare – och lugnare.

I takt med att Southbase fortsätter att växa ser Prestage Dropbox och Dash som en grund som hjälper team att bygga med tydlighet, skydda sitt arbete och hålla viktig information inom räckhåll – vart jobbet än tar dem.