I en CIO-rapport från 2018, uppskattade International Data Corporation att utgifterna för digital transformation kommer att överstiga 2 biljoner dollar under 2019. Dessutom kommer så mycket som 40 procent av alla utgifter för företagsteknik att gå direkt till digital transformation.
Pappersarbete fortsätter att kräva mycket av personalen med stor ineffektivitet och onödiga uppgifter. E-signaturer är lågt hängande frukt om du vill visa effekterna och vinsten med digital omvandling för affärskritiska processer.
Frågan är inte om din organisation ska implementera en e-signaturlösning för att förbättra kundupplevelsen, effektiviteten och säkerheten – frågan är vilken e-signaturintegrering som är rätt för din organisation nu när ni är redo att gå vidare omvandlingen?
Dina alternativ för driftsättning av e-signaturer
I någon mån är det såklart bra att allt fler e-signaturalternativ dyker upp, men det kan verkligen vara förvirrande att försöka förstå vilken lösning som passar dig om du precis börjar komma igång!
Vi i Dropbox Sign-teamet älskar arbetsflödet med e-signaturer, men vi vet att alla inte är som oss. Därför har vi sammanställt den här enkla guiden om hur ni väljer rätt implementering av e-signaturer baserat på organisationens önskemål och behov. Och som en bonus för alla som läser till slutet, slänger vi till och med in några fantastiska tips för att er e-signaturlansering ska bli så smärtfri som möjligt.
1. Använd e-signaturer med en mobil- eller webbapp
En färdig mobil- eller webbaserad e-signaturapplikation är utmärkt för organisationer som inte har komplexa e-signaturbehov och inte planerar att genomföra massor av signeringstransaktioner. E-signaturappar är idealiska för enkelsidig dokumentation som försäljningskontrakt, HR-formulär och liknande.
Eftersom den inte är integrerad djupt i era arbetsflöden eller er teknikpark kan en e-signaturapp vara i drift så fort du kan få din personal utbildad i den. Den här lösningen innebär att du inte behöver ha IT- eller utveckarresurser till hands, men det betyder också att du förlorar möjligheten att anpassa arbetsflödet genom att lägga till ditt varumärke eller integrera befintliga processer.
Vi byggde vår Dropbox Sign (tidigare HelloSign)-app för team som fruktar att hantera kod och vill ha en enkel och snabb e-signaturlösning. Men bara för att Dropbox Sign är enkelt att installera och trevligt att använda betyder det inte att det saknar kraft under huven.
Verktyg för teamhantering i företagsklass gör det möjligt för administratörer att enkelt lägga till, ta bort och uppgradera teammedlemmar. Ni kan signera dokument samt begära signaturer från upp till 20 olika personer och följa dokumentens förlopp under hela processen. Ni kan till och med skapa era egna mallar för att spara tid och tandagnisslan vid upprepade signaturhändelser!
Och för organisationer som vill lägga till fler än tio användare erbjuder vi även Dropbox Sign Premium– en säker och skalbar plattform för e-signaturer.
2. Bädda in e-signaturer med API
För att smidigt bädda in en enkel e-signaturupplevelse direkt i arbetsflödet, webbplatsen eller programmet rekommenderar vi ett API för e-signaturer. API för e-signaturer ökar effektiviteten genom att hjälpa företag skapa systemgenererade processer för komplexa dokument som kreditansökningar, skadeanmälningar, bolån, nya konton med mera.
API för e-signaturer är perfekta för organisationer med komplexa, nyanserade arbetsflöden och medelstora till höga transaktionsvolymer. De brukar erbjuda avancerad arbetsflödesanpassning så att ni kan justera och djupintegrera funktionaliteten så att den passar också era mest unika processer. Denna anpassningsnivå sträcker sig också till varumärken och användarflöden – vilket innebär att ni har möjlighet att skapa en upplevelse som ökar både personalens användning och kundernas lojalitet!
Även om ett e-signatur-API inte är en plug-and-play-lösning som sin webbaserade motsvarighet, bör en pålitlig leverantör ha SDK-information, tydlig dokumentationoch utvecklardriven support för att hjälpa era utvecklingsresurser att få igång integrationen smidigt.
Som ett API-fokuserat företag prioriterar vi att Dropbox Sign API ska vara enkelt att implementera, problemfritt, funktionsrikt och helt anpassningsbart. Vi vill att våra kunder inte bara ska kunna använda utan också uppskatta alla stora fördelar som krångelfri anpassning, enkelt underhåll, extra starka juridiska och säkerhetsrelaterade funktioner, snabb installation och mycket annat.
Är du osäker på om en app eller ett API passar dig bättre? Kontakta det hjälpsamma och tekniskt kunniga Dropbox Sign-teamet idag för att ta reda på vilket av våra kraftfulla e-signatursystem som passar bäst för ditt företag.
3. Lägg till e-signaturintegreringar och -tillägg till dina nuvarande appar
E-signaturintegreringar och tillägg hjälper dig att göra affärer mer effektivt genom att information flyttas mellan tjänster och åtgärder automatiseras utan att du någonsin behöver lämna appen du arbetar i. Se hur enkelt det är med Dropbox:
Med ett e-signaturtillägg kan du utöka funktionaliteten i de affärssystem som dina anställda redan använder. När de implementeras i era användarvänliga arbetsflöden kan de hjälpa kunder att få uppgifter gjorda snabbare – vilket är något vi alla uppskattar!
Vi älskar att bygga integrationer och tillägg som gör det så enkelt som möjligt att logga in oavsett vilket verktyg du använder. Kolla in vår fullständiga lista över integrationer här!
Så här driftsätter du din e-signaturlösning
Vilken lösning du än väljer att driftsätta har implementeringen alltid sina egna utmaningar.
Om något krånglar ska du inte ifrågasätta din investering i e-signaturer – följ istället dessa steg för att säkerställa att ditt e-signatursystem konfigureras för varaktig framgång.
Var omsorgsfull när du väljer rätt partner
Att implementera e-signaturer i arbetsflödet kan medföra avsevärda förändringar. Vill du gå igenom dessa förändringar med en tjänsteleverantör vars kundservicestrategi är en FAQ-sida eller vill du samarbeta med en specialiserad partner som har gjort detta tidigare och följer med dig i varje steg på vägen?
Leta efter en partner som kan förutse dina behov och är villig att hjälpa dig att utveckla en unik färdplan för att säkerställa att din e-signaturimplementering blir framgångsrik nu och i framtiden.
Upprätta ert unika arbetsflöde
E-signaturprogramvara är kraftfull. Chansen är stor att ni får massor av olika nya alternativ och möjligheter som ni inte hade tidigare, vilken lösning ni än väljer. Ta dig tid att undersöka och läsa på mer om alla dessa funktioner för att hitta sätt att förbättra effektiviteten och produktiviteten i hela organisationen.
Övning ger färdighet
När ni börjar bli nöjda med ert nya e-signaturarbetsflöde har det blivit dags att testa det. Er e-signaturprogramvara ska inte bara vara enkel för kunderna att använda, utan bör spara tid för de personer i din organisation som interagerar med den – samtidigt som säkerheten och legaliteten bibehålls.
Kvalitetssäkringstestning är särskilt viktigt om ni valt att integrera er e-signaturlösning djupt i er IT-konfiguration. Ni kanske vill göra justeringar i framtiden, men att låta den nya e-signaturprocessen gå genom några testkörningar är ett bra sätt att kontrollera om programmet verkar fungera på rätt sätt och används av personalen.
Rätt e-signaturdriftsättning, förenklad med Dropbox Sign
Oavsett om ni behöver enkelheten hos en app, anpassningsbarheten hos ett API eller den extra produktivitet som integrationer och tillägg erbjuder, är valet av rätt e-signaturdistribution ett viktigt beslut som alla företag måste fatta på sin väg mot digital transformation.
Vilken lösning ni än väljer har Dropbox Sign ett distributionsalternativ för er – och inget av dem kompromissar med den säkerhet, efterlevnad och användarvänlighet som vi har blivit kända för.
Och vi förstår om lösningen ni väljer i dag inte tillgodoser era behov om några år! Våra lösningar är skalbara och vårt team mycket anpassningsbart. Registrera er för en kostnadsfri provperiod i dag och se själva–om ni inte hittar rätt lösning bygger vi den åt er.
