Det är tufft att driva ett småföretag i dagens digitalt uppkopplade värld. Medan du är upptagen med att leverera till dina kunder i tid och hitta nya potentiella sådana, måste du också hantera den påtagliga risken för dataförlust.
Oavsett om du har blivit offer för cyberbrottslighet, oavsiktlig filradering eller en katastrof som en brand eller översvämning, kan det vara förödande att förlora dina verksamhetskritiska data.
Det är här programvara för säkerhetskopiering till molnet kan komma till undsättning. Genom att regelbundet lagra ett uppdaterat arkiv med dina filer och system i molnet kan du snabbt och enkelt återställa dem om de skulle gå förlorade. Men vilken säkerhetskopieringslösning ska du välja?
I den här guiden reder vi ut begreppen runt molntjänster för säkerhetskopiering så att du kan välja det bästa alternativet för ditt företag.
Därför är säkerhetskopiering viktigt för småföretag
Innan vi går in på "hur", låt oss först sammanfatta "varför" säkerhetskopiering.
Av ett antal olika skäl blir det allt viktigare för småföretag att upprätta ett system för säkerhetskopiering.
Låt oss börja med ett av de största hoten mot dina data: brottslighet. Teknik och digitala system utvecklas hela tiden, och det finns illasinnade aktörer som intresserat följer utvecklingen för att kunna dra nytta av dessa.
Även om ett företag har vidtagit förebyggande åtgärder, som till exempel skyddande programvara, krävs det bara ett litet kryphål – eller ett programfel – för att riskera att företaget utsätts för en attack.
Om en cyberattack eller en bit skadlig programvara kan ta sig igenom ditt försvar ökar risken för stöld av företags- och kunddata. Ett sådant intrång kan vara förödande för ett litet företag och riskerar att kraftigt påverka dess professionella och kommersiella rykte. Men det finns ett sätt på vilket du kan skydda dig själv.
Genom att upprätta en säkerhetskopieringslösning kan du återställa dina system och data med några få klick, så att ditt företag har de bästa förutsättningarna för att kunna vidta nödvändiga säkerhetsåtgärder.
Förutom den brottslighetsrelaterade aspekten finns det också regler och bestämmelser som ställer krav på säkerhetskopiering. Att bevara dataregister kan vara avgörande för att uppfylla lagar och bestämmelser – såsom California Consumer Privacy Act (CCPA) eller den allmänna dataskyddsförordningen. Om du har en säkerhetskopia av dina data kan du vara säker på att du alltid har de register som krävs för att uppfylla efterlevnadskraven, även om originalen skulle gå förlorade.
Naturligtvis handlar säkerhetskopiering inte bara om brottslighet och efterlevnad – ibland kan det största hotet komma inifrån. När allt kommer omkring är det mänskligt att göra misstag – alla gör det ibland. Det är nästan oundvikligt att en fil eller mapp någon gång av misstag raderas eller skrivs över.
Med automatiserad molnsäkerhetskopiering kan du återställa de raderade filerna till den senaste korrekta versionen med bara några få klick. Lätt!
Vilken typ av data ska jag säkerhetskopiera?
När man driver ett företag behöver man hantera många olika typer av data.
Det kan vara lockande att bara säkerhetskopiera de viktigaste och mest verksamhetskritiska filerna och mapparna. Men om du gör det är det lätt att du förbiser filer som inte verkar ha någon större betydelse förrän det är för sent.
Som regel rekommenderar vi att du säkerhetskopierar följande data:
personalakter
företagsadministrativa dokument
register (egendom, taxering, bokföring osv.)
datorers systemfiler.
Viktiga egenskaper hos en lösning för säkerhetskopiering online
Ett system för säkerhetskopiering online skiljer sig från lokal säkerhetskopiering till ett fysiskt lagringsmedium såsom en hårddisk, eftersom data lagras i molnet. Detta kan vara praktiskt av flera skäl:
Du kan säkerhetskopiera var som helst ifrån och från valfri enhet.
Din säkerhetskopia är skyddad mot bränder och andra katastrofer som annars kunde ha förstört dina enheter, både de där originalen finns och de som innehåller säkerhetskopiorna.
Du kan automatisera säkerhetskopiering online utan att behöva ansluta någon extern lagring.
Här är några viktiga egenskaper att hålla utkik efter när du letar efter en lösning för säkerhetskopiering online:
Tillförlitlighet – Har leverantören ett dokumenterat rykte av att hålla system stabila och tillgängliga?
Säkerhet – Hur skyddas data i molnet?
Skalbarhet – Hur enkelt är det att expandera till fler användare och enheter?
Långsiktig datalagring och arkivering – Hur mycket kan du lagra?
Dataåterställning – Hur lätt är det att få tillbaka dina data?
Användarvänlighet – Kan systemet användas utan någon särskild utbildning?
Teknisk support – Vad händer när du behöver hjälp?
- Bra förhållande mellan kostnad och prestanda – Är tjänsten du får värd de pengar du investerar?
Lösningar för säkerhetskopiering online för småföretag: Vilka alternativ finns?
Nu när vi har gått igenom grunderna för säkerhetskopiering och de viktigaste sakerna att hålla utkik efter ska vi studera de olika alternativen lite mer ingående. Det är lätt att tro att all säkerhetskopiering är likadan, men det finns faktiskt en mängd olika typer att välja mellan, många av dem med specifika funktioner och användningsfall i åtanke.
Jämförelse mellan fullständig, inkrementell och differentiell säkerhetskopiering
Fram till denna punkt har vi främst fokuserat på var en säkerhetskopia lagras, medan dessa tre vägar alla relaterar till hur själva informationen säkerhetskopieras från första början.
Låt oss förklara:
- Fullständig säkerhetskopiering – en fullständig kopia av alla data du har valt att säkerhetskopiera
- Stegvis säkerhetskopiering – säkerhetskopierar ändringar i data sedan den senaste säkerhetskopieringen
- Differentiell säkerhetskopiering – kopierar alla ändringar som gjorts, men bara sedan den senaste fullständiga säkerhetskopieringen
Om hastighet och tidseffektivitet är av högsta prioritet för ditt företag ska du överväga en lösning med inkrementell säkerhetskopiering. Eftersom inkrementell säkerhetskopiering bara uppdaterar ändringar som gjorts i dina filer sedan den senaste säkerhetskopieringen, krävs ingen ny kopiering av de filer som inte har ändrats mellan säkerhetskopieringarna.
På samma sätt, eftersom mellanrummen mellan säkerhetskopior minskas avsevärt, minskar den stegvisa metoden risken för dataförlust. Dropbox Backup erbjuder en stegvis säkerhetskopieringstjänst – ändringarna i dina säkerhetskopierade filer uppdateras istället för att hela filen bearbetas igen.
Vilket av alternativen du ska välja beror på dina behov och hur ofta dina filer uppdateras. Det kan vara bra att tänka igenom detta och välja en tjänst som säkerhetskopierar dina data på ett sätt som fungerar för dig.
Hybrid säkerhetskopiering
Med hybrid säkerhetskopiering kan företag använda en kombination av lokal och molnbaserad säkerhetskopiering.
Lösningen med hybrid säkerhetskopiering lagrar en säkerhetskopia i molnet och en annan lokalt hos kunden, på en extern hårddisk eller motsvarande.
Varför kan det vara en bra idé för ett mindre företag att ha säkerhetskopior både online och lokalt? Här är några av fördelarna:
Det ger dig ett starkare skydd i alla situationer: Om du till exempel på grund av skada eller stöld inte kan komma åt den lokala säkerhetskopian kan du fortfarande komma åt säkerhetskopior av dina data i molnet.
Det minskar problem med internetanslutningen och nätverkshastigheten: Om du till exempel har flera datorer som regelbundet säkerhetskopieras till molnet kan detta överbelasta din internetanslutning.
Trots dessa fördelar finns det även några nackdelar med hybrid säkerhetskopiering:
Den kräver en säker lagringsplats för lokala säkerhetskopior.
Den lämpar sig inte särskilt bra för distansarbete eftersom man inte kan förvänta sig att alla distansarbetare har tillgång till en lokal säkerhetskopieringsenhet.
Lokal säkerhetskopiering kräver manuella åtgärder och det är lätt att glömma att säkerhetskopiera filer regelbundet.
Hybrid säkerhetskopiering passar inte alla, och många företag kan klara sig med enbart säkerhetskopiering till molnet. Men om den extra säkerheten i en hybrid lösning känns rätt för ditt företag är den verkligen värd att överväga.
Säkerhetskopiering genom katastrofåterställning som tjänst (Disaster Recovery as a Service – DRaaS)
Arbetar ditt småföretag med ett invecklat nätverk av enheter, servrar och användare? I så fall kan katastrofåterställning som tjänst, även kallat DRaaS, passa bra för dina behov.
DRaaS är en molntjänstmodell. Med den kan företag säkerhetskopiera sin IT-infrastruktur och sina data till en tredjeparts molnmiljö.
Den här typen av tjänst hjälper företag att återställa åtkomsten till sin IT-infrastruktur och dess funktioner i händelse av en katastrof, vilket kan vara avgörande för företag som bygger på avancerade IT-system.
Naturligtvis är den största fördelen med säkerhetskopiering genom DRaaS att den gör att ett företag kan fortsätta fungera, även i händelse av en katastrof.
En annan fördel – direkt relaterad till begreppet ”som tjänst” – är att företag som använder säkerhetskopiering genom DRaaS inte själva behöver stå för eller äga de resurser som krävs för att använda systemet. De behöver inte ens hantera katastrofåterställningsprocessen själva.
Säkerhetskopiering genom DRaaS skiljer sig från säkerhetskopiering som tjänst (Backup as a Service – BaaS), där endast data och inte IT-infrastrukturen, eller möjligheten att bearbeta data, kopieras till och lagras i molnet.
Säkerhetskopiering som tjänst (BaaS)
Säkerhetskopiering som tjänst (BaaS), även kallat säkerhetskopiering till molnet, är en metod för att via internet kopiera data till ett säkert molnbaserat datalager, någon annanstans än i kundens egna lokaler.
Det är en av de vanligaste typerna av säkerhetskopiering för småföretag, eftersom dess huvudsyfte är att skydda data från risker relaterade till den mänskliga faktorn, cyberattacker, naturkatastrofer och stöld.
I stället för att säkerhetskopiera till en centraliserad IT-avdelning skickar BaaS-system data till en privat, offentlig eller hybrid molnmiljö. Dessa hybrida lagringsplatser i molnet ägs och hanteras vanligtvis av en tredjepartsleverantör.
Säkerhetskopiering som tjänst har många fördelar för småföretag:
Bekvämlighet – Den kan konfigureras för automatisk eller kontinuerlig säkerhetskopiering, så att du inte behöver lyfta ett finger när allt är konfigurerat.
Hög säkerhetsstandard – Data krypteras innan de skickas till servern för säkerhetskopiering.
Fjärråtkomst – Med säkerhetskopiering till molnet blir det lättare att återställa filer när och var de än behövs. Det enda som krävs är en internetanslutning.
Praktiskt – Den är mer kostnadseffektiv, flexibel och skalbar än andra lösningar.
Trygghet – BaaS ger sinnesro för användare av program som tjänst (Software as a Service –SaaS) eftersom de säkerhetskopieringssystem som tillhandahålls av SaaS-leverantörerna själva inte alltid garanterar en snabb eller fullständig återställning av förlorade data.
Detta är ett perfekt alternativ om du ofta arbetar på språng från din mobil eller surfplatta. En molnbaserad säkerhetskopieringstjänst säkerställer att alla dina framsteg synkroniseras mellan dina enheter, så att du kan plocka upp ett projekt när du får en inspirationsexplosion.
Dropbox Backup
Om molnsäkerhetskopiering känns som rätt lösning för att skydda dina filer och data, kan Dropbox Backup vara din perfekta lösning.
Dropbox Backup är utformat med småföretag i åtanke och är en säkerhetskopieringstjänst (BaaS) som erbjuder ett antal användbara och affärsinriktade funktioner:
Säkerhetskopiera dina data i systemmappar automatiskt.
Säkerhetskopiera filer och mappar på din PC eller Mac – till exempel mapparna Dokument, Nedladdningar och Skrivbord – direkt till ditt Dropbox-konto.
Automatisk inkrementell säkerhetskopiering till molnet, som alltid är tillgänglig och håller dina filer uppdaterade med de senaste ändringarna, utan att hela filen behöver kopieras varje gång.
Överföra filer från en säkerhetskopia till en ny dator.
Kontrollera framsteg, visa historik och prioritera specifika filer från en och samma plats.
När säkerhetskopieringen har konfigurerats kan du fortsätta använda dina mappar som vanligt, liksom alla filer som lagras i dem, på webben och från din mobiltelefon.
Snabb filåterställning hjälper dig att återskapa förlorade filer som en del av en katastrofåterställningsplan.
Snabb och enkel att använda.
Säkerhetskopiera din verksamhet idag
Till en början kan det kännas som att gå genom ett minfält att välja programvara för molnbaserad säkerhetskopiering för ditt småföretag. Men det behöver det inte göra.
Med Dropbox Backup gör vi det enkelt att skydda ditt digitala liv – så att du snabbt och smidigt kan återhämta dig från vad livet än kastar din väg.
