När du är frilansare är du van vid att ha många olika roller. Du är inte bara det kreativa geniet bakom ditt arbete. Du är också revisorn, marknadsföraren och kundtjänstrepresentanten. Och en av dina viktigaste uppgifter är att skicka fakturor till dina kunder.
Men vad är det bästa sättet att göra detta? I den här artikeln ger vi vägledning om när och hur du bör skicka en professionell faktura till en klient, inklusive verktyg för att effektivisera processen och tips för att följa upp obetalda fakturor.
När ska jag skicka min faktura?
Det finns några olika uppfattningar om när man ska skicka en faktura till en kund. Somliga frilansare föredrar att skicka sina fakturor innan de börjar arbeta, medan andra väntar tills arbetet är slutfört. Varje alternativ har sina egna fördelar:
Före: Perfekt för uppdrag eller engångsprojekt där du behöver köpa ytterligare material för att slutföra arbetet, eller för långsiktiga projekt där arbetet levereras i omgångar. Du kan också begära en delbetalning i förskott om kassaflödet är ansträngt, eller om klienten i fråga har en historik av missade förfallodagar och sena betalningar.
Efter: De flesta frilansare fakturerar sina kunder så snart en beställning eller ett projekt har slutförts. Alternativt kan du tillåta några dagar mellan projektleverans och att du skickar din faktura så att kunden kan försäkra sig om att de är nöjda. För löpande avtal kan det vara enklare att skicka fakturor månadsvis. Det här innebär att du får konsekventa och förutsägbara betalningar, och det blir enklare för din kund att utfärda och behandla fakturorna.
I slutändan beror den bästa tidpunkten att skicka din faktura på tre huvudfaktorer
- vilken typ av produkt eller tjänst du erbjuder
- dina betalningsvillkor och ekonomiska krav eller din ekonomiska situation
- din relation med kunden.
Olika sätt att skicka fakturor
När du har bestämt dig för när du ska skicka fakturan måste du välja hur du ska skicka den. Det finns några olika alternativ, vart och ett med sina egna för- och nackdelar.
1. I posten
I en tid med fakturering via e-post och internet kan det kännas som en föråldrad metod att skicka fakturor per post. Det finns dock fortfarande vissa fall där det kan vara det bästa alternativet. Om din kund till exempel inte använder fakturering via e-post eller internet, eller om du föredrar säkerheten med att skicka ett fysiskt dokument, kan det vara bra att skicka fakturan med post.
Det är viktigt att komma ihåg att det kan vara långsammare, mindre säkert och dyrare att skicka fakturor med posten än onlinefakturering och betalningsmetoder. Dessutom är den här processen mer sårbar för misstag – människor och företag flyttar ofta lokaler, och du kan inte alltid garantera att du har den mest aktuella kontaktinformationen (eller att du har skrivit den korrekt på kuvertet!).
2. Via e-post
E-post är det vanligaste sättet för frilansare att skicka fakturor. Det är snabbt, enkelt och bekvämt, och du kan enkelt spåra när din faktura har öppnats och visats.
För att skicka ett fakturameddelande via e-post, ladda helt enkelt upp fakturafilen som en bilaga, skriv en lämplig ämnesrad och skicka e-postmeddelandet till din klient. Du kan också inkludera ett kort meddelande i e-postmeddelandets brödtext, till exempel ”Bifogat här är min faktura för ditt senaste projekt”.
3. Via din molnlagring
Om du använder en programvara som Dropbox för att hantera dina fakturor kan du skicka fakturor direkt från ditt konto med bara en länk. Det kan vara ett bekvämt alternativ eftersom du kan skapa, hantera och skicka dina fakturor från ett och samma ställe.
Så här skickar du fakturor med Dropbox
Med Dropbox kan du ladda upp din fakturamall till ditt konto och omvandla den till en återanvändbar och redigerbar PDF som du kan dela direkt från Dropbox eller med en enkel länk.
När dina fakturor är redo att skickas kan du överväga att använda ett dedikerat dokumentdelningsverktyg som Dropbox DocSend för att få insikt i hur kunder interagerar med dina fakturor efter att de har delats. Detta kan vara särskilt användbart om du vill se till att dina kunder har mottagit och sett dina fakturor.
Du kan också konfigurera unika delningsinställningar för varje mottagare, övervaka åtgärder som vidtas på ditt innehåll och analysera visningstrender för dina delade filer i en central instrumentpanel.
Tips för uppföljning av fakturor
Om du inte får betalning för din faktura inom de överenskomna villkoren kan du behöva följa upp med din klient.
Här är några tips för att följa upp obetalda fakturor:
- Börja med ett telefonsamtal för att kontrollera att du har skickat fakturan till rätt person eller avdelning.
- Skicka en påminnelse via e-post på förfallodagen om betalningen inte har gjorts.
- Om detta inte hjälper kan du prova en alternativ metod, till exempel att skicka ett brev med posten.
- Var bestämd men artig i din kommunikation och ange tydligt konsekvenserna av att inte betala i tid, såsom avgifter för sen betalning eller avstängning av framtida tjänster.
- Anteckna alla dina uppföljningsförsök och de svar du får ifall du skulle behöva eskalera ärendet.
- För att underlätta för din kund att betala kan du överväga att erbjuda alternativa betalningsmöjligheter, till exempel en betalningsplan.
- Om alla försök misslyckas kan du fundera på att söka juridisk rådgivning eller anlita en inkassobyrå för att driva in betalningen.
Kom ihåg att alltid vara professionell och hantera situationen med integritet, eftersom att upprätthålla en god relation med dina kunder är avgörande för ditt företags framgång.
Effektivisera varje steg i faktureringsprocessen
Dropbox kan hjälpa dig att effektivisera hela faktureringsprocessen, från att skapa och anpassa dina fakturor till att skicka dem till dina kunder och spåra deras förlopp.
Konvertera enkelt PDF-fakturor till redigerbara mallar som du kan anpassa innan du skickar till en kund
Genom att använda Dropbox kan du spara tid och krångel med dina faktureringsuppgifter, så att du kan fokusera på det du gör bäst: Att skapa bra arbete för dina kunder.
