Vi visste att vi var tvungna att fortsätta skapa meningsfulla band mellan teamen allt eftersom vi utvecklades till Virtual First.
Vi visste att detta innebar att det fanns utrymme för spontana kontakter, som att prata om helgplaner vid vattenkylaren. Men att arbeta främst virtuellt innebär att samtal inte alltid uppstår naturligt – så vi börjar experimentera mycket.
Det vi upptäckte är att ni kan återskapa dessa vattenkylarögonblick genom att införliva strukturerade aktiviteter, som kreativa isbrytare, i era virtuella möten.
Och det har fungerat. Omkring 88 % av Dropbox-användarna säger att de framgångsrikt arbetar i Virtual First, och vi ser starkare teamband.
Fantasifulla isbrytare är inte bara tidsfördrivande. De är ett sätt att bryta ner barriärer och få folk att prata om både arbetsrelaterade utmaningar och personliga intressen.
Vad är "isen", och varför ska man bryta den?
Innan du går igenom din fastställda agenda, finns det en viss känsla i luften? Möts alla försök till konversation med flata leenden och enordssvar? Får du känslan av att alla tyst tickar ner sekunderna tills mötet äntligen börjar?
Det är isen. Och ju tjockare den är, desto mer otymplighet blir det.
Ofta kritas isen upp som ett symptom på att man behöver lära känna varandra bättre. Och i många avseenden är det sant.
Det finns ett annat lager som håller ihop allt. Detta bygger på sociologen Erving Goffmans idé att interaktion är som en föreställning –att vi alltid är medvetna om hur andra ser oss.
Över Zoom möter vi den ständiga spegeln av att se oss själva framför kameran. Vi bedömer vår egen prestation – inte bara vad vi säger, utan även våra uttryck, vår ton och hur vi framstår för andra – vilket gör att våra interaktioner känns konstiga.
För att hjälpa ditt team att nå en plats där det känns tryggt att vara sig själva, behöver du värma isen, möte efter möte, tills den smälter bort helt.
Det bästa sättet att göra detta är att använda isbrytare som uppmuntrar till en jämn fördelning av turtagning i samtalet och hjälper ditt team att öppna upp utan rädsla för att bli dömda.
Hur isbrytare säkerställer att varje distansteammedlem har en röst
På Dropbox är en av våra viktigaste principer att se till att alla har lika villkor. Denna övertygelse formar allt vi gör, och det är anledningen till att vi valde att gå Virtual First istället för hybrid.
Vi vill att alla ska känna att de har en röst inom vår organisation. Om våra anställda känner sig trygga och säkra nog att visa upp sig själva, dela sina ärliga åsikter och skratta fritt med teamet, då vet vi att vi gör något rätt.
Våra isbrytare spelar en stor roll i detta.
Fördelar med att använda den här typen av isbrytare i en avlägsen miljö:
- Uppmuntrar aktivt deltagande från alla teammedlemmar, inte bara chefer eller gruppledare
- Hjälper varje teammedlem att känna sig som en viktig del av teamet och värderas för sina unika bidrag.
- Skapar en trygg plats för medarbetare att uttrycka sina åsikter
Ett knep vi har använt för att hjälpa till att höja atmosfären från iskallt till varmt är att be vårt team att fylla i en "Arbeta med mig"-mall med Dropbox Paper.
Det är som en fusklapp för anställda att berätta om sina personligheter, arbetspreferenser, värderingar och unika egenskaper.
Vi skickar mallen till varje anställd och uppmuntrar dem att vara så ärliga som möjligt med sina svar. Vi utformade arbetsbladet för att hjälpa oss att lära känna varandras unika preferenser och egenskaper, såväl som arbetsrelaterade detaljer, som vilka aktiviteter som ger dem energi och vilka arbetstider de föredrar.
Med dessa insikter kan vi ta hänsyn till vad vi vet om deltagarna när vi väljer den bästa isbrytaren för varje möte.
Till exempel, eftersom vi vet att vår lagkamrat uppskattar öppen och ärlig kommunikation, förstår vi att de kan uppskatta att veta vad isbrytaren kommer att vara i förväg, så att de känner sig mer förberedda och bekväma, även om det bara är en isbrytarfråga.
Roliga isbrytarfrågor för att få anställda på humör att prata
Fräscht, roligt och fantastiskt. Det är de tre orden vi skulle använda för att beskriva den perfekta isbrytarfrågan.
Till exempel kan vi börja våra veckomöten med en fråga från vår incheckningsritual för teambuilding, som "Hur är ditt inomhusväder just nu (soligt, åskväder, molnigt, duggregn)?" Eller så kanske vi går in med något lite mer okonventionellt, som "Vad är det första du skulle göra om du vaknade som en robot?"
Tricket är att ställa frågor som får ditt team att stanna upp och tänka och se fram emot att höra sina lagkamraters svar snarare än att zona ut medan de skrollar igenom sitt Slack.
Här är en lista med några av våra favoritfrågor för isbrytare.
Incheckning av isbrytarfrågor inför era veckovisa teammöten
1. Med ett ord eller en färg: Hur mår du?
2. Om ditt humör just nu vore ett djur, vilket skulle det vara? Varför?
3. Vilken är din bästa strategi för att hantera stress?
4. Vilken låt beskriver bäst ditt humör idag, och vilken är den specifika texten som resonerar mest med dig just nu?
5. Om du var tvungen att skriva en kvick rubrik om hur du kände dig i början av det här mötet, vad skulle det vara?
Kreativa isbrytarfrågor för att få ditt team att tänka utanför ramarna
6. Om du bara fick äta mat i en färg resten av ditt liv, vilken färg skulle det vara? Varför?
7. Vilket skulle vara det bästa köpet av ett, få ett gratis erbjudande någonsin?
8. Vilken sak är det som människor förlitar sig på nu som du inte tror kommer att finnas i framtiden?
9. Om du var tvungen att byta liv med vilken historisk person som helst under en vecka, vem skulle du välja, och vad skulle du göra?
10. Skulle du hellre kunna prata med alla djurarter (både land och hav) eller andas under vattnet?
Roliga isbrytare som hjälper dig att få kontakt på en personlig nivå
11. Vad är det första du skulle göra om du vaknade och upptäckte att du var osynlig?
12. Skulle du hellre kunna hoppa genom tiden eller teleportera dig till vilken destination som helst i världen? Varför?
13. Om du var tvungen att välja mellan zombier eller vampyrer som skulle ta över världen, vilket skulle det vara? Varför?
14. Om du fick fråga ditt framtida jag en sak, vad skulle det vara?
15. Hur ser din ideala fredagskväll ut?
Enkla frågor för större möten
16. Om du kunde vara var som helst i världen just nu, var skulle du välja. Varför?
17. Om du var tvungen att ersätta dina fingrar med ett hushållsföremål, vad skulle det vara? Varför?
18. Om du vore skådespelare, skulle du hellre spela rollen som superhjälte eller superskurk?
19. Om det är en varm, solig dag, skulle du hellre sitta inne i ett luftkonditionerat rum och göra ditt arbete eller vara ute i skuggan?
20. Om du fick skapa din ideala arbetsplats, hur skulle den se ut och var skulle den vara?
Isbrytarfrågor inför veckomötet
21. Vilket är det bästa rådet du har fått från en kollega?
22. När bad du om hjälp och det gjorde en betydande skillnad?
23. Kan du berätta om ett exempel under veckan där något blev bättre än du förväntade dig?
24. Om du skulle skriva ett CV med bara färdigheter som är "värdelösa" utanför jobbet, vilken färdighet skulle du lägga till?
25. Vilket var ditt drömjobb när du var barn? Hur är det jämfört med vad du gör nu?
Så, inför ert nästa möte, testa detta: Välj en eller två av ovanstående isbrytarfrågor. Gå runt i det virtuella rummet eller ställ frågan i konferensens gruppchatt innan ni börjar, och ge alla två minuter att dela sina svar.
Vill du ha något lite annorlunda? Istället för att ställa isbrytarfrågor leker vi ibland roliga, engagerande isbrytarlekar eller aktiviteter.
Virtuella isbrytarspel och aktiviteter
Det finns inget värre än en snabb isbrytare som förvandlas till ett maratonspel Monopol.
Du vill välja isbrytarspel som passar in snyggt i de första fem minuterna av din mötesagenda utan att förringa mötets huvudsyfte.
Det här är några av våra favoriter genom tiderna.
26. Varsågod och varva ner
Ditt teams hjärna slutar inte plötsligt ticka bara för att de har loggat in för ett möte. De måste hantera tankar på arbete de har gjort, arbete de fortfarande behöver göra, e-postmeddelanden de ännu inte har kollat, meddelanden de behöver skicka och Slack som pingar i bakgrunden.
Det är uttömmande.
Så hjälp ditt team att avsätta en stund för att vara närvarande under mötet genom att hålla en snabb gruppmeditationssession. Uppmuntra ditt team att släppa taget om distraktioner, sätta sina aviseringar på ljudlöst läge och uppleva en minut av ren zen.
Börja ditt möte med att låta ditt team göra en enkel andningsövning i boxform:
- Andas in djupt genom näsan i fyra sekunder.
- Håll andan i fyra sekunder.
- Andas ut i fyra sekunder.
- Håll andan igen i fyra sekunder.
- Upprepa fyra gånger.
Eller be helt enkelt ditt team att ta ett långt, djupt andetag, och på utandningen, släppa taget om stressen och komma till nuet.
Vissa kollegor kan känna sig obekväma med att dela sin vila med teamet, så se till att ge alla möjlighet att stänga av sin mikrofon och kamera.
För att alla ska känna sig mer bekväma vill vi gärna skicka ett meddelande till vårt team i förväg, via Slack eller e-post, bara för att ge dem en förhandsinformation om vad de kan förvänta sig och hur de ska förbereda sig. Om du vill göra detsamma kan du kopiera och klistra in den här mallen och använda den till ditt nästa möte:
"Hej teamet! Till vårt nästa möte börjar vi med en kort 60-sekunders meditation så fort vi börjar. När alla är igång börjar vi meditationen och fortsätter sedan med vårt schema. Om ni inte känner er bekväma med att sätta på mikrofonen eller kameran är det helt okej! Stäng bara av ljudet och ring sedan in igen när de 60 sekunderna är över (oroa er inte, vi meddelar er när). Tack alla, vi ser fram emot att träffa er kl. [infoga tid]."
27. Icke-nödvändiga nödvändigheter
Låt oss vara ärliga. Alla vi skrivbordsbor har den där "onödiga" saken på vår arbetsyta som vi bara inte kan ge upp. De ger oss tröst och håller oss vid sina sinnens fulla bruk. Så låt ditt team gå runt och dela med sig av den där enda saken de inte kan leva utan.
Be dem visa det på skärmen om de känner sig bekväma. Det kan till exempel vara en mysig filt, ett litet kylskåp med olika typer av godis eller en kaffemugg med hundens ansikte på.
Se hur många som delar samma icke-nödvändiga saker och uppmuntra dem att prata om varför de tycker att det är ett måste.
Uppmuntra ditt team att dela och prata om sina tankar efter mötet i asynkron chatt också. Till exempel höll två anställda med om att arbetet med sina hundar är en icke-nödvändig men väsentlig del av deras arbetsmiljö.
Efter denna diskussion kontaktade en av dem för att fortsätta samtalet. Detta hjälpte dem inte bara att knyta an till varandra kring ett gemensamt intresse, utan det gjorde det också lättare för dem att bryta isen utanför formella möten.
När vi pratade med psykologen och certifierade vänexperten Dr. Marisa Franco i vår podcast Remotely Curious om vänskap, förklarade hon att det finns två ingredienser som främjar vänskap: "kontinuerliga, oplanerade interaktioner och gemensam sårbarhet".
Remotely Curious-podden: Lyssna påavsnitt 3: Vänskap
Så att använda isbrytarspel som förvandlas till avslappnade samtal som dessa kan verkligen stärka teambanden och göra arbetsmiljön mer avslappnad och samarbetsinriktad. De kan också bana väg för att förvandla professionella relationer till vänskap.
28. Allt ligger i korten
På Dropbox älskar vi att skapa kontakter genom berättelser och lek. Så vi skapade det vi tror är det bästa som någonsin hänt företagslekar:Tarotkort för företag.
Så här fungerar det. Precis som i en tarotläsning får du fyra kort:
- Energikort: Dessa kort fokuserar på energinivåer. De kan till exempel be någon reflektera över stunder då de befann sig i ett kreativt flöde eller använde empati för att få kontakt med sina lagkamrater.
- Känslokort: Dessa kort är utformade för att utforska hur någon känner inför sitt arbete och relaterade ämnen. Till exempel kan de förutsäga känslor av att vara fastlåsta eller en besatthet av kontroll.
- Relationskort: Dessa kort innehåller fokuserade frågor om en individs relation till sitt team och personliga kommunikationsstil. Till exempel kan ett kort avslöja bristande kommunikation och uppmana till diskussion om hur man ska åtgärda det.
- Resekort: Dessa kort fördjupar sig i individens arbetsresa och berör olika ämnen som minskad drivkraft eller växande motivation.
Dessutom finns det ett jokertecken som deltagarna kan använda om de inte vill svara på en fråga eller känner sig obekväma.
Målet med spelet är att använda korten för att få insikter om en persons framtid baserat på de utdelade korten. Du börjar med att beskriva fyra situationer som denna:
Den person som har arbetat med ditt team längst går först.
De väljer fyra slumpmässiga kort och placerar varje kort under varje situationskort.
Det första kortet beskriver din nuvarande situation, det andra presenterar potentiella utmaningar, det tredje beskriver arbetsrelaterade utvecklingsmöjligheter och det sista representerar din teamdynamik.
Personen som drog korten kommer sedan att tolka vad varje kort betyder i sitt arbetssammanhang. Om de till exempel drar ett relationskort som säger: ”Det här kortet indikerar att du upplever rädsla för att missa något – roligare?” En bättre jobbmöjlighet? Ett coolt projekt? Mer pengar?” och de placerar det under kategorin ”nuvarande situation”, kanske de reflekterar över hur de har känt att de kanske går miste om nya möjligheter genom att inte utforska olika roller eller engagera sig i mer spännande projekt.
Det vi älskar med det här spelet är att det förlitar sig på perspektiv – och perspektiv är allt.
Det formar hur vi känner inför en situation och vår roll inom en organisation eller gruppdynamik, och det kan säga mycket om ditt team och hur de ser sig själva i din organisation.
Vi har spelat det här spelet på många möten, men vi rekommenderar att man använder det med två till fyra personer, så att det inte blir för långt. Innan du börjar, se till att alla vet att det är en säker plats. Inga av berättelserna, svaren eller tolkningarna lämnar gruppen. Dessutom behöver ingen dela med sig av något de känner sig obekväma med.
29. Snabb eld
Krydda upp era möten genom att spela ett roligt fråge- och svarsspel som vi brukar kalla Rapid Fire, där ni ställer in en timer på en minut och ställer så många frågor som möjligt.
Vi älskar snabba frågor eftersom de tar bort pressen som följer med att försöka komma på ett perfekt svar eller en perfekt fråga.
De handlar om snabba samtal, rå ärlighet och en antydan till sårbarhet i en trygg plats. Alla spelar på lika villkor eftersom ingen vet vad som komma skall.
För mindre grupper använder vi gärna våra kreativa konversationsstartarkort som snabba frågor och låter alla turas om att sitta i heta stolen.
Innan mötet börjar går vi igenom korten och listar fem till sex skräddarsydda frågor för varje deltagare. Till exempel, förra veckan använde vi den här metoden i ett möte med fyra anställda.
Om du har ett litet möte på gång, använd gärna frågorna som de är eller anpassa dem efter dina behov.
Om du inte vill att någon ska delta eller ha en större mötesgrupp, bjud in dina mötesdeltagare att delta på Dropbox Paper innan mötet börjar.
Förklara sedan för gruppen att ni ska visa ett kort på skärmen i taget. Låt varje deltagare skriva sitt svar på ett papper i ett avsett avsnitt på under fem sekunder. Jämför efteråt hur många personer som fick samma svar eller diskutera de olika svaren.
30. Goda nyheter överlag
Börja ert möte med att be varje teammedlem att dela med sig av några goda nyheter från sin vecka – oavsett hur små de är – och det behöver inte vara arbetsrelaterat. Att dela dessa små vinster hjälper till att lyfta allas humör och föra laget närmare varandra.
Vi lägger gärna till en underrubrik i vår mall för mötesanteckningar och bjuder in deltagarna att lägga till sina tankar innan mötet börjar. På så sätt kan någon som loggar in tidigt hoppa in i anteckningarna och starta en konversation om mötesämnet istället för att behöva tänka på vad de ska säga eller sitta där tafatt.
Dessutom, ju mer du lär dig om vad som händer i dina kollegors liv, desto lättare är det att inleda samtal om saker som är viktiga för dem. Istället för att bara fråga ”Hur var din helg?” kan du dyka djupare med frågor som ”Hur var den där festivalen du såg fram emot?” Det hjälper till att bygga starkare kontakter runtomkring.
31. Uppvärmning av hjärnan
Det kommer en tid i allas karriär när bergen av arbete och stress börjar komma ikapp dem, och varje möte känns som att vada genom lera. Det är vad som kallas "zombiefasen". Din kropp är närvarande i mötet, men mentalt lyssnar du inte på ett ord av vad någon säger.
För att återuppliva vårt lag från zombieläget och ge dem lite energi igen, vill vi introducera lite vänskaplig tävling med en hjärnuppvärmningslek.
Tidigare har vi startat genom att slumpmässigt välja en bokstav, ställa in en timer på en till två minuter och utmana alla att skriva ner så många ord som möjligt som börjar med den bokstaven. När vi räknar "tid" räknar vi ihop resultaten, och personen med flest ord kröns till vinnare.
Vill du göra det knepigare? Anpassa dina utmaningar.
Till exempel spelade vi nyligen en lek med vårt lag där vi gav vårt lag ett tomt arbetsblad med lagstadgor, satte på en 5-minuterstimer och bad dem sedan att fylla i så mycket av stadgan som de kunde komma ihåg.
Vi har en steg-för-steg-guide om hur man skapar ett teamcharter och en kopia av arbetsbladet ovan. Så, om ni inte redan har ett teamcharter, varför inte göra det här till en teambuildingaktivitet och sedan använda det igen en månad eller två senare som en isbrytare?
32. Ps och Ns
De bästa isbrytaraktiviteterna är de som skalar bort de lager vi vanligtvis håller undangömda – de röriga, mänskliga delarna av oss själva. De påminner oss om att ingen är övermänsklig och att varje lagmedlem har svårigheter och stress. Viktigast av allt visar de att vi står bakom varandra.
Det är precis vad P och N är bra för. Så här fungerar det: Du ber ditt team att betygsätta sitt humör från "P" (positivt) till "N" (negativt) och poängsätta deras energinivå från 1 (slö) till 5 (trådbunden).
Du kan be dina lagkamrater förklara varför de känner på ett visst sätt, eller bara hålla det vid betygsättningen. Hur som helst ger den här isbrytaren dig en bra bild av ditt teams energi och påminner alla om att det är okej att vara ärlig – du behöver inte låtsas vara perfekt för att passa in eller bidra.
33. Jag uppskattar dig
Ge ditt team chansen att sprida kärlek genom att hålla en kort "komplimangssession" där alla turas om att uttrycka tacksamhet för en av sina lagkamrater eller påpeka något de nyligen gjort som imponerat på dem.
Det fina med den här isbrytaren är att du kan använda den i dina asynkrona chattar, inte bara i dina möten. Till exempel uppmuntrar vi vårt team att skicka ett virtuellt kort för att fira någon efter att de har hjälpt dem med en arbetsuppgift.
Dessa gester kan verka små, men de lönar sig på ett stort sätt genom att skapa en kultur där känslan av att man ser sig prioriteras och de små (men meningsfulla) handlingarna inte går obemärkta förbi.
34. Möt min…
Ibland gillar vi att hålla det avslappnat med en öppen fråga som låter vårt team ha roligt och tolka den på sitt eget sätt.
En av våra favoritaktiviteter är spelet ”Möt min…”. Vi ber varje teammedlem att introducera oss till något nytt. De kan gå den bokstavliga vägen, som att dela ett foto på sitt husdjur i gruppchatten med bildtexten "Möt min hund, Oliver".
Eller så kan de bli kreativa och använda verktyg, som AI-bildgeneratorn Midjourney, för att introducera oss till sin "utomjordiska bästa vän från framtiden".
35. Avövningsroulette
I vårt pilotprojekt ”Meet and Move” upptäckte vi att det att förvandla mer avslappnade enskilda möten till gående möten hjälpte till att öka teamets energinivåer, minska Zoom-trötthet och öka kreativitet och fokus.
Du kan enkelt förvandla din isbrytare till en "svettbrytare" genom att hålla en kort "deskercise"-träningspass. Det finns gott om bra träningsövningar, så varva gärna upp varje vecka med olika aktiviteter – prova styrka en vecka och konditionsträning nästa.
Kopiera till exempel den 4-minuters styrkeövning vi använde när vi var värd för ett av våra möten med alla händer.
Detta håller saker fräscha och engagerar människor på nya sätt. För att se till att alla förblir engagerade och inkluderade, inkludera övningar som kan göras sittande eller stående. På så sätt kommer ingen att känna sig utanför.
Hitta de bästa isbrytarna för dina virtuella möten
Det fina med isbrytare är att det finns så många sätt att hålla sitt tillvägagångssätt fräscht. Även om ett enkelt "Hur var din helg?" kan få igång samtalet, kan du också prova kreativa idéer, som att använda virtuella tarotkort eller delta i aktiviteter för att stärka meningsfulla kontakter.
Nu när du har några idéer för att komma igång är nästa steg att integrera dessa teamaktiviteter i er teamkultur och regelbundna mötesrutiner.
För att hitta andra sätt som Dropbox hjälper team att samarbeta och förbättrar produktiviteten under hela medarbetarnas livscykel, gå till vår sida om HR-lösningar.
