Intressentmöten är avgörande för projektets framgång. I den här guiden förklarar vi hur man förbereder sig för och genomför effektiva intressentmöten som ger resultat.
Intressentmöten är viktiga för att hålla projekten på banan och säkerställa att alla inblandade vet vad som gäller. Men vad är egentligen ett intressentmöte, och hur genomför man ett effektivt sådant?
I den här artikeln svarar vi på dessa frågor och ger dig några tips om hur du kan använda Dropbox för att göra dina intressentmöten ännu mer produktiva.
Vad är ett intressentmöte?
Ett intressentmöte är en sammankomst av alla viktiga personer som är involverade i ett projekt eller en affärsrelation – i grund och botten du som produkt- eller tjänsteleverantör och dina kunder. Dessa möten ger intressenter möjlighet att dela sina synpunkter, uttrycka sina farhågor och fatta beslut om projektet.
Vilka som ska delta i ett intressentmöte beror på mötets syfte och avsedda resultat.
Olika typer av intressentmöten
Det finns flera olika typer av intressentmöten, vart och ett med sitt eget syfte och format. Några vanliga typer av intressentmöten inkluderar:
- Uppstartsmöten: Dessa möten hålls i början av ett projekt för att fastställa projektets syfte, mål och omfattning. De är också ett bra tillfälle att presentera projektgruppen och intressenterna för varandra.
- Intressentintervjuer: Det här är personliga möten med intressenter som hjälper dig att förstå deras vision, mål, nuvarande processer och problem.
- Ytterligare intressentmöten: Dessa möten hålls under hela projektets livscykel för att hålla kontakten med intressenter, hålla dem informerade om framstegen och få deras feedback.
Hur man förbereder sig inför ett intressentmöte
För att säkerställa att ert intressentmöte blir produktivt är det viktigt att göra lite förberedelser i förväg. Här är några tips att tänka på som mötesledare:
Ha ett mål
Ha ett tydligt syfte med mötet – ger du en statusuppdatering? Behöver du feedback på en specifik leverans? Har du en tvist eller oenighet som behöver redas ut?
När du vet varför du behöver träffa dina intressenter – och tydliggör varför de ska träffa dig – blir det mycket tydligare vilka som ska delta i mötet.
Ha en mötesagenda
Förbered en agenda för att ge ert möte struktur och fokus. Du kanske vill mejla din agenda till deltagarna före mötet, så att de kan förbereda frågor och ytterligare diskussionspunkter – och använda Dropbox Skicka och spåra för att övervaka vem som deltar i detta före mötet.
Punkter som ni kanske vill diskutera inkluderar:
- Projektets tidslinjer eller färdplaner
- Projektets milstolpar
- Nyligen genomförda eller kommande leveranser
- Resultat eller prestation
- Potentiella risker eller problem
- Nästa steg eller åtgärder
Skicka länkar till relevanta dokument och material för dagordningen i ett lättillgängligt format med Dropbox.
Förstå vem som behöver delta – och vad som är viktigt för dem
Att bjuda in för många personer till mötet kan bli rörigt – för många kockar, eller hur? Det är nästan lika illa som att ha för många möten – det blir kaotiskt och tar bort värdefull tid som du skulle kunna lägga på att göra det riktiga arbetet.
Genom att bara bjuda in relevanta intressenter till mötet kan du bli mycket mer produktiv. Om det finns många intressenter involverade i ditt projekt, begränsa antalet mötesdeltagare genom att fundera över varför en specifik person inte behöver vara där, snarare än varför de gör det.
Att ha mindre möten gör det också möjligt att öppna diskussionen för intressenternas individuella prioriteringar och resonemanget bakom specifika beslut eller oenigheter. Om du inte har hela dagen kan du inte ta itu med allas bekymmer eller frågor på ett stort möte!
Vem är en intressent?
Enkelt uttryckt är en intressent någon som har ett egenintresse i beslutsprocessen och aktiviteterna i ett företag eller projekt. Utan deras stöd skulle verksamheten eller projektet inte kunna fungera.
En intressent kan vara något av följande exempel:
- Direktör eller biträdande direktör
- Investerare
- IT-, ekonomi- eller verkställande direktör
- Projektledare
Men mer generellt finns det interna intressenter – dina anställda, ägare och chefer – och externa intressenter. Det här är dina kunder, aktieägare, fordringsägare, regeringen, fackföreningar och så vidare.
Var beredd på ytterligare frågor
Oavsett hur mycket du förbereder dig kommer dina intressenter sannolikt att ställa dig några frågor som du inte hade planerat för i din agenda. För att visa din professionalism och ditt engagemang i projektet bör du förutse och förbereda dig för några potentiella frågor som kan uppstå.
Du kan inte alltid förutse dessa, men du kommer säkerligen att imponera på dina intressenter om du har bra svar i bakfickan.
Hur man leder ett intressentmöte
När du har förberett dig för ditt intressentmöte är det dags att hålla i mötet. Här är några tips:
Föregå med gott exempel
Som värd sätter du tonen för mötet. Du bör visa god mötesvett och vara engagerad. Öva på aktivt lyssnande och var närvarande.
Håll det fokuserat
Försök att följa din agenda och kom ihåg de ytterligare ämnen/frågor som du har förberett dig för. Visa att du är en proaktiv värd som har förutsett potentiella problem i förväg, snarare än en reaktiv värd som inte kan hantera undvikbara problem. Detta kommer att bidra till att bygga förtroende med dina intressenter.
När du håller dig till din agenda så mycket som möjligt kan du sedan avsätta tid för brainstorming eller frågestund i slutet av mötet. Försök att uppmuntra alla att tala och delta – inte bara nyckelpersonerna.
Använd ett språk som dina intressenter förstår
Ibland tar vi det för givet att våra kunder förstår det tekniska i vad vi gör. Även om de är kunniga om sin egen bransch, är de förmodligen inte experter på din produkt eller tjänst – men det är du.
Försök att rensa bort all förvirrande eller alltför teknisk jargong som intressenterna kanske inte förstår, och fokusera istället på det som är viktigast för dem.
Tips efter mötet
Efter ert intressentmöte är det viktigt att följa upp och se till att alla åtgärdspunkter är slutförda – och att schemalägga ert nästa möte, om det behövs.
Dropbox kan hjälpa dig med detta genom att tillhandahålla en central plats för att lagra mötesanteckningar, länkar till innehåll och videoinspelningar. Du kan också använda Skicka och spåra för att skicka ut mötesmaterial och spåra vem som har tittat på det.
Eller, om du spelade in ditt möte kan du dela det direkt från ditt Dropbox-konto – vilket ökar intressenternas engagemang, eftersom de som inte deltog kan komma ikapp, och de som gjorde det kan friska upp sina minnen.
Effektiva intressentmöten med Dropbox
Dropbox är den perfekta partnern för intressentmöten. Med funktioner som Skicka och spåra, dokumentanalys och avancerade delningskontroller gör Dropbox det enkelt att förbereda, genomföra och följa upp intressentmöten.
