แก้ไข ขยาย สร้างวิดีโอได้มากขึ้น 8 เท่าด้วย Dropbox อย่างรวดเร็ว ราคาไม่แพง และปลอดภัย

ข้อมูลพื้นฐาน

Edit Expand คือเอเจนซี่ผลิตวิดีโอที่ช่วยนำไอเดียของลูกค้าให้กลายเป็นความจริง ด้วยการมุ่งเน้นที่การนำทรัพยากรที่มีอยู่ของลูกค้ามาใช้และการทำงานร่วมกับลูกค้าที่ยังใหม่ต่อการผลิตวิดีโอ ทีมงาน Edit Expand ปรับแต่งเนื้อหาให้เหมาะกับความต้องการของลูกค้าและสร้างกระบวนการที่ช่วยให้ลูกค้าเดินหน้าต่อไปได้ เอเจนซี่มีความมุ่งมั่นที่จะส่งมอบเนื้อหาที่ไม่เพียงแต่ดึงดูดความสนใจเท่านั้น แต่ยังรักษาการมีส่วนร่วม เช่น การสาธิตและเว็บสัมมนา ซึ่งมักถูกมองข้ามแต่มีบทบาทสำคัญในการรักษาลูกค้าไว้

ความท้าทาย: ทีมเล็ก งานหนัก

ทีมงานระยะไกลขนาดเล็กของ Edit Expand ที่มีสมาชิก 5 คนต้องจัดการโครงการต่างๆ 10 ถึง 20 โครงการในเวลาเดียวกัน เพื่อให้ทันต่อสถานการณ์ พวกเขาจำเป็นต้องมีวิธีง่ายๆ ในการจัดเก็บ แชร์ และค้นหาไฟล์ ยิ่งไปกว่านั้นพวกเขายังต้องจัดเก็บและแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัย ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับองค์กรขนาดใหญ่เช่น Adobe และ Amazon

Edit Expand กำลังค้นหาโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการซิงค์และจัดเก็บไฟล์ รวมถึงแพลตฟอร์มที่รวบรวมคำติชมและไอเดียของลูกค้าเพื่อให้ทีมงานทั้งหมดได้ทำงานร่วมกัน Adam Nielson ผู้ก่อตั้ง Edit Expand กล่าวว่า "สำหรับผม ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคือการทำให้แน่ใจว่าลูกค้าทุกคนรู้สึกว่าได้รับฟังและเข้าใจ" “ฉันมักจะต้องรวบรวมข้อเสนอแนะ ความคิดเห็น และความคิดจากอีเมล 15 ฉบับ ซึ่งอาจเป็นเรื่องยาก”

วิธีแก้ไข: มีทุกสิ่งอยู่ในที่เดียว

แก้ไข ขยาย ได้ลองใช้โซลูชันบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ต่างๆ แต่ทั้งหมดก็มีข้อจำกัดอยู่บ้าง โดยโซลูชันหนึ่งมีปัญหาในการซิงค์ไฟล์ขนาดใหญ่ ในขณะที่โซลูชันอื่นๆ ก็มีความล่าช้าในการเล่นหรือมีปัญหาในการบันทึกเวอร์ชันไฟล์ จากนั้น Nielson ก็นำ Dropbox เข้ามาเกี่ยวข้องโดยกล่าวว่า “ฉันเป็นผู้ภักดีต่อ Dropbox มานานแล้ว" บริการได้ผลจริงๆ”

ปัจจุบัน บริษัทจัดเก็บโครงการทั้งหมดไว้ใน Dropbox และดำเนินการกับโครงการเหล่านั้นที่นั่น จึงทำให้เป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียว ตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ ไม่ว่าจะเป็นสคริปต์ การแก้ไข การตรวจสอบ จะเกิดขึ้นภายใน Dropbox “ไฟล์ต่างๆ จะถูกซิงค์ระหว่างอุปกรณ์ทั้งหมดของเรา ดังนั้นจึงช่วยลดความซ้ำซ้อนและรับรองได้ว่าเราทุกคนจะทำงานบนเวอร์ชันล่าสุดที่ไคลเอ็นต์แชร์เท่านั้น” Nick Spinder บรรณาธิการของ Edit Expand กล่าว สมาชิกในทีมยังได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการอัปเดตไฟล์ ช่วยให้การทำงานร่วมกันรวดเร็วยิ่งขึ้น

ด้วย Dropbox Replay ลูกค้าและสมาชิกในทีมสามารถฝากข้อความไว้ในวิดีโอแบบร่าง สคริปต์ และแม้แต่เฟรมเฉพาะได้ จากนั้น Nielson สามารถรวบรวมและกรองความคิดเห็นเพื่อให้บรรณาธิการได้รับรายละเอียดที่จำเป็นในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงต่างๆ “เราได้รับอีเมลและข้อความ Slack มากมายเกี่ยวกับความเห็นที่ผู้คนมีเกี่ยวกับไฟล์และเฟรม” เขากล่าว “ดังนั้น การติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เราทำ และการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงข้อมูลที่สำคัญที่สุดเท่านั้นที่ส่งถึงบรรณาธิการ ซึ่งฉันสามารถใส่ข้อมูลเหล่านี้ลงใน Dropbox Paper ได้”

ผลลัพธ์: ประหยัดเวลา ลดต้นทุน สร้างผลงานได้มากขึ้น

การมีทุกอย่างอยู่บนแพลตฟอร์มเดียวหมายความว่าทีมงานแก้ไขขยายจะมีความยืดหยุ่นในการทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้อย่างราบรื่น “ฉันจัดการวิดีโอหลายสิบรายการและจัดการหลายโปรเจ็กต์ในเวลาเดียวกัน และ Dropbox ช่วยให้ฉันสลับระหว่างงานต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย” Spinder เล่า

Dropbox ยังจัดเก็บทุกอย่างให้เป็นระเบียบเพื่อให้ทีมค้นหาไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นคุณสมบัติหลักเมื่อต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ในกรณีหนึ่ง Adobe ได้ขอให้ Edit Expand สร้างวิดีโอที่สาธิตการทำงานร่วมกันของผลิตภัณฑ์ ซึ่งต้องมีการจับภาพหน้าจอผลิตภัณฑ์อย่างละเอียด และต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภัณฑ์ประมาณ 10 คนสำหรับการบันทึกหน้าจอแต่ละรายการ  เนื่องจาก Edit Expand ต้องสร้างสินทรัพย์ขึ้นมาเอง Spinder จึงใช้ฟังก์ชันการค้นหาของ Dropbox เพื่อค้นหาเดโมและไฟล์ที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย “ตอนแรกดูเหมือนว่าเราจะมีไม่เพียงพอ และเราก็กลับมาอยู่บนเส้นทางเดิมอีกครั้ง” เขากล่าว

ด้วยเหตุนี้ ทีมงานขนาดเล็กแต่ทรงพลังของ Edit Expand จึงสามารถผลิตเนื้อหาจำนวนมากได้อย่างน่าประทับใจ ในปี 2024 นอกเหนือจากโปรเจ็กต์ของลูกค้ารายอื่นสำหรับ Cloudinary และ Amazon พวกเขายังได้ส่งมอบโปรเจ็กต์มากกว่า 150 โปรเจ็กต์ให้กับ Adobe รวมถึงโฆษณาและเว็บสัมมนาด้วย ซึ่งต้องกรองไฟล์วิดีโอและส่วนเสียงนับร้อยไฟล์ “ในสมัยก่อน เราต้องค้นหาฮาร์ดไดรฟ์ในตู้” นีลสันกล่าวเสริม

Dropbox ช่วยให้ทีมงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนและเวลาใดก็ตาม

“การทำงานสร้างสรรค์ต้องอาศัยการมีจิตใจที่ถูกต้อง” การปล่อยให้ทีมงานของฉันทำงานเมื่อใดก็ตามที่พวกเขามีประสิทธิผลสูงสุด เราประหยัดเงินได้หลายพันหรืออาจถึงหลายหมื่นดอลลาร์ในทุกโครงการ

การทำงานจากระยะไกลทำให้ Edit Expand สามารถหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับค่าเช่าสำนักงานได้อีกด้วย หากระบบของโปรแกรมแก้ไขไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอสำหรับการเรนเดอร์วิดีโอ ทีมงานก็สามารถเข้าถึงไฟล์โปรเจ็กต์ อัปเดต และจัดการการเรนเดอร์บนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้ จึงหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์ที่ไม่จำเป็น โดยรวมแล้ว ฉันประเมินว่าเราประหยัดได้ราว 50,000 ถึง 100,000 ดอลลาร์ต่อปี เพราะเราไม่จำเป็นต้องมีอาคารทั้งหลังหรือเซิร์ฟเวอร์ขนาดใหญ่เพื่อให้สิ่งต่างๆ เกิดขึ้นได้” นีลสันกล่าวเสริม

Dropbox ยังมอบความอุ่นใจให้กับ Edit Expand ด้วย เพราะทีมงานไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการดูแลรักษาเซิร์ฟเวอร์ การปรับสมดุลปริมาณงาน หรือการจัดการกับเวลาหยุดทำงานที่ไม่คาดคิดอีกต่อไป “เราชอบคุณลักษณะการซิงค์แบบเลือกได้ เนื่องจากเราสามารถเลือกสิ่งที่เราต้องการมีออนไลน์ได้ ดังนั้นเราจึงสามารถทำงานกับสิ่งเหล่านั้นต่อไปได้” Nielson กล่าว Dropbox ช่วยให้แน่ใจว่าไฟล์จะได้รับการซิงค์และอัปเดตอย่างครบถ้วนเสมอ แม้ว่าบรรณาธิการจะทำงานจากสถานที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่ดีก็ตาม หากอินเทอร์เน็ตหยุดทำงาน ทีมงานก็ยังสามารถทำงานกับไฟล์บนไดรฟ์ภายในเครื่องได้ และเมื่ออินเทอร์เน็ตกลับมาออนไลน์ Dropbox ก็จะอัปโหลดการอัปเดตโดยอัตโนมัติ

นอกจากนี้ Nielson ยังพบว่าการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์และการตั้งค่าความปลอดภัย เช่น การเข้ารหัส และการพิสูจน์ตัวตนแบบหลายปัจจัยเป็นเรื่องง่าย ซึ่งหมายความว่าบริษัทสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าและได้รับความไว้วางใจจากบริษัทขนาดใหญ่ได้ แม้ว่าข้อมูลจำนวนมากจะถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจ Nielson ก็จะได้รับการแจ้งเตือนและสามารถกู้คืนไฟล์ให้กับทีมได้ทันที

ความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือนี้ทำให้ลูกค้าอุ่นใจด้วยเช่นกัน “เมื่อลูกค้าเห็นว่าไฟล์และข้อเสนอแนะของตนปลอดภัย เป็นระเบียบ และรวมไว้ในที่เดียว พวกเขาก็รู้สึกผ่อนคลาย” นีลสันกล่าว “วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาหลายชั่วโมง—บางครั้งเป็นวัน—จากการต้องกลับไปกลับมาโดยไม่จำเป็น และช่วยให้เราสามารถมุ่งเน้นไปที่กระบวนการสร้างสรรค์ได้”