วิธีที่ช่วยให้ National Rugby League ตรวจสอบวิดีโอได้อย่างรวดเร็ว

ความท้าทาย: อีเมลโต้ตอบที่ยุ่งเหยิงทำให้กระบวนการตัดต่อล่าช้า

National Rugby League (NRL) จัดการแข่งขันรักบี้ลีกชั้นนำของโลก โดยประกอบด้วยการแข่งขันประเภททีมชาย 17 คน และทีมหญิง 10 คนจากประเทศออสเตรเลียและนิวซีแลนด์ การแข่งขัน NRL มีผู้ชมทางโทรทัศน์มากกว่า 100 ล้านคนทุกปี และกิจกรรมพิเศษของลีกก็ติดอันดับรายการโทรทัศน์ที่มีเรตติ้งสูงสุดของออสเตรเลียอยู่เสมอ กิจกรรมนี้ทำให้ทีมผู้ผลิตของ NRL ต้องแบกรับภาระงานจำนวนมาก ซึ่งอาจทำให้เกิดภาวะงานกระจุกตัวในขั้นตอนการตัดต่อวิดีโอ

Rachel Jedwood เป็นผู้จัดการฝ่ายผลิตของ NRL และรับผิดชอบเนื้อหาของ NRL ทั้งหมด ในแต่ละวันเธอและทีมงานมีโปรเจ็กต์ที่ต้องจัดการ 5 โปรเจ็กต์ด้วยกัน โดยทุกโปรเจ็กต์ล้วนมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยเป็นจำนวนมาก ซึ่งรวมถึงพันธมิตรจากภายนอก เช่น สถานีแพร่ภาพ สปอนเซอร์ และบรรดาสโมสรใน NRL นอกเหนือไปจากงานที่ต้องทำตามปกติแล้ว ทีมนี้ก็มักจะมีงานด่วนที่มีกำหนดเวลากระชั้นชิดเข้ามาอยู่บ่อยครั้ง

กระบวนการให้ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับวิดีโอที่ยุ่งยากของ NRL ทำให้โปรเจ็กต์เหล่านี้เกิดความล่าช้า เนื่องจากข้อคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียถูกส่งผ่านอีเมล และ Jedwood ก็ต้องรวบรวมข้อคิดเห็นทั้งหมดเข้าด้วยกัน “เป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดนะคะ” เธอกล่าว “เราได้รับการตอบกลับจำนวนมากจากหลายอีเมล และมันก็ยุ่งเหยิงเอามากๆ” เพื่อนร่วมงานอ่านอีเมลโต้ตอบได้ไม่ครบทุกฉบับ ส่วนข้อคิดเห็นก็อาจเป็นเรื่องทั่วๆ ไปที่ไม่ได้มีประโยชน์อะไร อย่างเช่น “เราจะตัดช็อตคนที่กำลังวิ่งถือลูกออกไปได้ไหม”

ในการพยายามทำความเข้าใจข้อคิดเห็นดังกล่าวนั้น นักตัดต่อจำเป็นต้องใช้การคาดเดาและพูดคุยโต้ตอบไปมา ซึ่งขั้นตอนทั้งหมดนี้ใช้เวลาไม่น้อย และเนื่องจากมีภาระงานอย่างอื่นล้นมืออยู่แล้ว Jedwood จึงไม่มีเวลาทำหน้าที่เป็นตัวกลางให้กับทุกฝ่าย

ผลลัพธ์ที่ได้: กระบวนการที่มีประสิทธิภาพซึ่งทุกคนชื่นชอบ

ทุกคนสามารถเริ่มต้นใช้งาน Replay ได้อย่างรวดเร็ว และ Replay ก็ทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ ของ Dropbox รวมถึงซอฟต์แวร์สร้างสรรค์ส่วนใหญ่ที่นักตัดต่อใช้งานทุกวัน เช่น Adobe Premiere Pro หรือ Blackmagic Design DaVinci Resolve ได้อย่างราบรื่น “Replay ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นมากค่ะ” Jedwood กล่าว ซึ่งไม่ใช่คำกล่าวที่เกินจริงแต่อย่างใดสำหรับนักตัดต่อและส่วนงานอื่นๆ ขององค์กร เช่น ทีมรับผิดชอบกิจกรรม ตอนนี้ทุกคนรู้แล้วว่าหากต้องการระบุจุดที่ต้องการให้ปรับแก้จะต้องบอกที่ไหน และการรวมข้อคิดเห็นไว้ในที่เดียวก็ช่วยให้จัดการกับความคิดเห็นที่ขัดแย้งกันได้ง่ายขึ้น

การลดความซับซ้อนช่วยให้ประหยัดเวลาได้อย่างมหาศาล คุณสมบัติหนึ่งของ Replay ที่นิยมใช้มากที่สุดคือ "คำอธิบายในวิดีโอ" โดยคุณสมบัตินี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถให้ข้อคิดเห็นได้แบบเจาะจงยิ่งขึ้น ซึ่งส่งผลให้นักตัดต่อไม่จำเป็นต้องคาดเดาอีกต่อไป “เราทำงานเสร็จเร็วขึ้นกว่าเดิม” Jedwood ยืนยัน

คุณสมบัตินี้ยังช่วยให้เธอประหยัดเวลาของตัวเองได้อีกด้วย เนื่องจากเธอไม่จำเป็นต้องทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอีกต่อไป Jedwood เล็งเห็นว่าควรเพิ่มการใช้งาน Replay ในส่วนงานอื่นของ NRL ด้วย และต้องการเริ่มใช้คุณสมบัติ "กำหนดเวลา" ของเครื่องมือนี้ การลงชื่อเข้าระบบผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของ Dropbox เพียงครั้งเดียวและการนำทางระหว่างไฟล์ Dropbox และ Replay ที่ทำได้ง่ายช่วยให้การปรับปรุงกระบวนการสร้างสรรค์ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเป็นเรื่องง่าย