ข้อมูลพื้นฐาน 

บริษัทSouthbase Group เป็นบริษัทก่อสร้างในประเทศนิวซีแลนด์ที่ดำเนินงานก่อสร้างขนาดใหญ่ที่ซับซ้อนให้กับลูกค้าทั้งภาครัฐและเอกชนทั่วประเทศ เนื่องจากมีไซต์งานที่กำลังดำเนินการอยู่มากถึง 20 แห่งในเวลาเดียวกัน งานจึงไม่ค่อยเกิดขึ้นในที่เดียว และสัญญาหลายฉบับมาพร้อมกับข้อกำหนดด้านความปลอดภัยที่เข้มงวด

เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น ผู้จัดการไซต์งาน ผู้รับเหมาช่วง และทีมงานโครงการจำเป็นต้องมีวิธีที่ปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสารล่าสุด ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม หน้าที่ดังกล่าวตกเป็นของ เลม เพรสเตจ ผู้จัดการฝ่ายไอทีของกลุ่มบริษัท ซึ่งมีหน้าที่ดูแลให้ข้อมูลค้นหาได้ง่ายและได้รับการปกป้องอย่างเหมาะสม

ในงานก่อสร้าง ความไว้วางใจเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ แม้แต่ช่องว่างในการสื่อสารเล็กน้อยหรือความบกพร่องด้านความปลอดภัยก็สามารถบานปลายได้อย่างรวดเร็ว ทำให้แผนงานที่ล้าสมัยหรือรายละเอียดที่ขาดหายไปกลายเป็นความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

ความท้าทาย: ระบบที่มีความเสี่ยงสูงและทำงานช้า

เมื่อ Prestage เข้าร่วมงานกับ Southbase เขาได้รับระบบที่สร้างขึ้นสำหรับยุคสมัยที่แตกต่างออกไป ไฟล์ต่างๆ ถูกจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร และทีมงานภาคสนามต้องเชื่อมต่อผ่าน VPN เพื่อเข้าถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการ

แม้ว่า Southbase จะมีพนักงานเกือบ 200 คน แต่จะมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ในแต่ละครั้ง

“การเข้าถึงข้อมูลเป็นเรื่องที่ยุ่งยากมาก” เพรสเทจกล่าว “[และ] ไม่มีการประสานงานกับผู้รับเหมาช่วงรายใดเลย ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญมาก”

Southbase ต้องการรากฐานที่สามารถรองรับทีมงานที่กระจายตัวอยู่ตามสถานที่ต่างๆ ความเสี่ยงสูง และความไม่ผิดพลาดโดยสิ้นเชิง เพราะเมื่อข้อมูลไม่ชัดเจนหรือไม่เป็นปัจจุบัน ผลที่ตามมาจะทวีความรุนแรงขึ้นอย่างรวดเร็วและอาจทำให้สูญเสียเงินหลายล้านดอลลาร์

วิธีแก้ปัญหา: จากการจัดเก็บข้อมูลที่ง่ายขึ้น สู่การค้นหาที่ชาญฉลาดขึ้น

เพื่อรับมือกับความเป็นจริงนั้น Prestage จึงได้ดึง Dropbox เข้ามาช่วย เขามีเป้าหมายที่ชัดเจน: คือการสร้างระบบที่ผู้คนจะนำไปใช้ได้จริงในโลกแห่งความเป็นจริง ภายใต้ความกดดัน ในสถานที่ทำงานหลายสิบแห่ง

เมื่อ Southbase เติบโตขึ้น ปริมาณและความสำคัญของสิ่งต่างๆ ที่อยู่ภายใน Dropbox ก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย “ตอนนี้เรามีข้อมูลหลายเทราไบต์อยู่ใน Dropbox” เพรสเทจกล่าว “และเราเพิ่งเริ่มต้นสำรวจศักยภาพทั้งหมดที่เรามีอยู่เท่านั้นเอง”

เนื่องจากมีงานเกิดขึ้นพร้อมกันมากมาย การเชื่อมต่อทีมต่างๆ ผ่านระบบนิเวศเดียวกันจึงเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล การนำเครื่องมืออย่าง Dropbox Sign และ Dropbox Dash มาใช้จึงเป็นขั้นตอนต่อไปที่เหมาะสม

Prestage กล่าวว่า สำหรับการปรับปรุงกระบวนการอนุมัติและการลงนาม Sign นั้นเป็น "ตัวเลือกที่ไม่ต้องคิดมากเลย" “เอกสารไม่ได้ถูกส่งออกจาก Dropbox” พวกเขายังคงอยู่ที่เดิมและพวกเขารู้สึกปลอดภัย”

แล้วแดชล่ะ? ทำให้การค้นหาและเข้าถึงข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น ระบบค้นหาอเนกประสงค์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ช่วยให้ทีมต่างๆ สามารถค้นหาไฟล์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดายทั้งใน Dropbox และแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่ออยู่ แทนที่จะต้องค้นหาผ่านเครื่องมือและโฟลเดอร์ต่างๆ พวกเขาสามารถค้นหาเพียงครั้งเดียวและได้รับคำตอบที่ต้องการในเวลาเพียงไม่กี่วินาที จากทุกที่และโดยไม่ต้องรอคิว

ใช้เวลาไม่นาน Dash ก็กลายเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานประจำวันของ Prestage เขาใช้ระบบแชท AI ในตัวเพื่อแก้ไขปัญหาและสร้างรายงาน สิ่งที่เคยใช้เวลาหลายวัน ตอนนี้ใช้เวลาเพียงเศษเสี้ยวของเวลาเดิมเท่านั้น

ผลลัพธ์: ประหยัดเวลา (และลดความปวดหัว) ได้หลายชั่วโมง

ผลกระทบของ Dash ปรากฏชัดเจนเป็นพิเศษในระหว่างโครงการที่ซับซ้อน ณ สนามบินที่กำลังใช้งานอยู่ ซึ่งมีการก่อสร้างตลอด 24 ชั่วโมง ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยเข้มงวด และข้อมูลต้องมีความแม่นยำ

เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน พวกเขาจึงใช้ Dash สร้างชุดเนื้อหาตามโครงการที่เรียกว่า Stack มันทำให้ทีมมีสถานที่เดียวในการทำงานร่วมกัน ค้นหาลิงก์ และขอข้อมูลเชิงลึกจาก Dash ได้

เพรสเทจอธิบายว่า “เราสร้างกองเอกสารจำนวน 150 ฉบับ ซึ่งทำให้เราสามารถเปรียบเทียบและค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว” ชุดเอกสารดังกล่าวประกอบด้วยแผนการทดสอบการตรวจสอบและขั้นตอนสำหรับเกือบทุกขั้นตอนของงาน ทำให้ทุกคนสามารถยืนยันข้อกำหนด ตรวจหาความไม่สอดคล้องกัน และเข้าใจตรงกันว่าต้องทำอะไรต่อไป

“นั่นช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมงานโครงการได้หลายชั่วโมง” เพรสเทจกล่าว “และเวลาคือเงิน”

Dash ยังช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานประจำวันของฝ่ายไอทีอีกด้วย แทนที่จะกลายเป็นจุดเริ่มต้นของการขอความช่วยเหลือทุกครั้งที่มีคนหาไฟล์ไม่เจอ ตอนนี้ผู้คนสามารถค้นหาคำตอบด้วยตนเองได้ทันที ขั้นตอนการทำงานราบรื่นและสงบยิ่งขึ้น

ในขณะที่ Southbase เติบโตอย่างต่อเนื่อง Prestage มองว่า Dropbox และ Dash เป็นรากฐานที่ช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปกป้องงานของตน และเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้อย่างสะดวก ไม่ว่างานจะพาพวกเขาไปที่ใดก็ตาม