Table of contents
หากคุณต้องการปกป้องข้อมูลให้ปลอดภัยอย่างรวดเร็ว ไดรฟ์ภายนอกคือหนึ่งในตัวเลือกที่ง่ายที่สุด เป็นวิธีที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนในการบันทึกไฟล์ที่คุณไม่ต้องการสูญเสีย โดยเฉพาะเมื่อคอมพิวเตอร์เสียหายหรือคุณเผลอลบบางสิ่งที่สำคัญ
ข้อจำกัดเดียวคือ ไดรฟ์ที่วางอยู่ข้างคอมพิวเตอร์ของคุณไม่สามารถ Protect คุณจากการโจรกรรม การสูญหาย หรือความเสียหายได้ ด้วยเหตุนี้การตั้งค่าที่ดีที่สุดจึงมักเป็นการผสมผสานระหว่างการสำรองข้อมูลในเครื่อง และ นอกสถานที่ (หรือที่เรียกว่า กลยุทธ์การสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1) หากต้องการเส้นทางที่รวดเร็วที่สุดสู่การสำรองข้อมูลที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น ลองทำสิ่งนี้ก่อน:
- เสียบไดรฟ์ภายนอกที่มีพื้นที่ว่างเพียงพอ
- คัดลอกโฟลเดอร์ที่สำคัญที่สุดของคุณก่อน
- เปิดใช้เครื่องมือสำรองข้อมูลอัตโนมัติที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อให้ไดรฟ์อัปเดตอยู่เสมอ
- เพิ่มสำเนาไว้บนคลาวด์นอกสถานที่ เพื่อให้อุปกรณ์ที่สูญหายหรือเสียหายเพียงเครื่องเดียวไม่ทำให้ข้อมูลทั้งหมดหายไปด้วย
ไดรฟ์ภายนอกเป็นจุดสำรองข้อมูลแรกที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากการกู้คืนทำได้รวดเร็วและใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน แต่เพื่อความอุ่นใจ ควรใช้ควบคู่กับ การสำรองไฟล์บนคลาวด์เพื่อให้ไฟล์ของคุณไม่สูญหายหากคอมพิวเตอร์และไดรฟ์ของคุณเสียหาย
หากคุณต้องการให้เลเยอร์นอกสถานที่ทำงานโดยอัตโนมัติ ลองใช้ Dropbox Backup เพื่อสำรองข้อมูลคอมพิวเตอร์หรือไดรฟ์ภายนอกและกู้คืนไฟล์เมื่อคุณต้องการได้อย่างง่ายดาย—เลือกแผนบริการ เพื่อเริ่มต้นใช้งาน
ทำไมจึงควรสำรองข้อมูลไปยังไดรฟ์ภายนอกตั้งแต่แรก
ไดรฟ์ภายนอกเป็นหนึ่งในวิธีที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนที่สุดในการสร้างการสำรองข้อมูลในเครื่อง ไม่ต้องพึ่งพาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ทำงานได้รวดเร็วกับไฟล์ขนาดใหญ่ และมอบสำเนาแยกต่างหากที่คุณสามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วหากคอมพิวเตอร์ของคุณหยุดทำงาน
นี่คือสิ่งที่ทำให้เป็นการเริ่มต้นสำรองข้อมูลที่ยอดเยี่ยม:
- ไม่ต้องใช้ Wi-Fi—การสำรองข้อมูลของคุณทำงานได้แม้ในขณะที่อินเทอร์เน็ตใช้งานไม่ได้
- กู้คืนอย่างรวดเร็ว—เหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการไฟล์ในทันที ไม่ต้องรอดาวน์โหลดนาน
- รองรับไฟล์ขนาดใหญ่—เหมาะสำหรับวิดีโอ รูปภาพ โฟลเดอร์โปรเจ็กต์ และไฟล์เก็บถาวรที่มีการย้ายบ่อยครั้ง
- สำเนาชุดที่สองอย่างแท้จริง—ไม่ได้อยู่บนอุปกรณ์เดิม แต่แยกออกจากกันอย่างแท้จริง
ข้อเสียคืออุปกรณ์นั้นยังคงเป็นอุปกรณ์ในเครื่อง จึงอาจสูญหาย ถูกขโมย เสียหาย หรือใช้งานไม่ได้จากเหตุการณ์เดียวกันกับที่ส่งผลต่อคอมพิวเตอร์ของคุณ ด้วยเหตุนี้ การสำรองข้อมูลในเครื่องจึงทำงานได้ดีที่สุดเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรที่กว้างขึ้น แทนที่จะเป็นกิจวัตรทั้งหมด
สิ่งที่ต้องสำรองข้อมูลก่อนเริ่มต้น
เริ่มต้นด้วยโฟลเดอร์ที่คุณจะเสียดายที่สุดหากคอมพิวเตอร์ของคุณเสียในวันนี้ ซึ่งมักจะเป็นสิ่งต่างๆ เช่น:
- เดสก์ท็อป
- เอกสาร
- ดาวน์โหลด
- รูปภาพ
- วิดีโอ
- โฟลเดอร์งาน โรงเรียน หรือโปรเจ็กต์สร้างสรรค์ต่างๆ
หากคุณไม่แน่ใจว่าไฟล์เหล่านี้อยู่ที่ไหน นี่คือรายการตรวจสอบเพื่อให้คุณบันทึกได้โดยไม่ต้องคิดมาก:
- โฟลเดอร์งานประจำวัน—ที่ซึ่งโปรเจ็กต์ปัจจุบันของคุณอยู่จริง
- ทุกสิ่งที่คุณไม่สามารถดาวน์โหลดใหม่ได้—เช่น ไฟล์ต้นฉบับ ร่าง ไฟล์ส่วนตัว หรือชิ้นงานสร้างสรรค์
- ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา—เพราะนั่นคือสิ่งที่ยากลำบากในการสร้างขึ้นใหม่
- โฟลเดอร์สำคัญของคุณ—เดสก์ท็อป เอกสาร และโฟลเดอร์โปรเจ็กต์ที่คุณมักลืมอยู่เสมอ
สำหรับคนส่วนใหญ่ การสำรองไฟล์ในเครื่องเป็นจุดเริ่มต้นที่เหมาะสม เพราะช่วย Protect โฟลเดอร์ที่คุณใช้งานจริงทุกวัน
วิธีสำรองข้อมูลไฟล์ไปยังไดรฟ์ภายนอก
คู่มือที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนนี้ช่วยให้คุณสำรองข้อมูลได้จริงโดยไม่ต้องเปลี่ยนงานนี้ให้กลายเป็นโปรเจ็กต์สร้างระบบใหม่ทั้งหมด สำหรับการสำรองข้อมูลเพียงครั้งเดียว ให้ทำแบบง่ายๆ:
- เชื่อมต่อไดรฟ์ภายนอกของคุณ
- สร้างโฟลเดอร์ “สำรอง” ที่มีชื่อชัดเจน
- คัดลอกโฟลเดอร์ที่สำคัญที่สุดของคุณก่อน
- โปรดรอให้การโอนย้ายเสร็จสิ้น
- เปิดไฟล์บางส่วนจากไดรฟ์เพื่อยืนยันว่าใช้งานได้
- นำไดรฟ์ออกอย่างปลอดภัย
วิธีนี้จะให้สำเนาในเครื่องแก่คุณทันที ซึ่งมีประโยชน์ก่อนการเดินทาง การซ่อมแซม การอัปเกรด หรือการเปลี่ยนคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่
สิ่งที่ต้องรู้คือ ข้อมูลสำรองนั้นล้าสมัยได้อย่างรวดเร็ว ทางเลือกที่ดีกว่าคือ ให้คอมพิวเตอร์ของคุณอัปเดตไดรฟ์ภายนอกโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธีโดยใช้เครื่องมือที่มีอยู่ในตัว:
บน Windows 11—File History สำหรับการสำรองไฟล์อย่างต่อเนื่อง
บน Windows 11 เครื่องมือในตัวคือ File History โดยจะเน้นที่โฟลเดอร์ต่างๆ เช่น เอกสาร รูปภาพ วิดีโอ และเดสก์ท็อป หากต้องการใช้งาน ให้เชื่อมต่อไดรฟ์ภายนอกของคุณ เลือกไดรฟ์ดังกล่าวใน File History แล้วเปิดใช้งาน
Windows สามารถเก็บเวอร์ชันสำรองของโฟลเดอร์หลักของคุณ และให้คุณกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าได้หากคุณเขียนทับหรือทำข้อมูลบางอย่างสูญหาย หากคุณต้องการรวมโฟลเดอร์เพิ่มเติม คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์เหล่านั้นลงในไลบรารีเพื่อให้ได้รับการสำรองข้อมูลด้วย
บน Mac—Time Machine สำหรับการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
บน Mac นั้น Time Machine ได้รับการออกแบบมาเพื่อสำรองไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติจากอุปกรณ์พื้นที่จัดเก็บข้อมูลภายนอก ซึ่งรวมถึงเอกสาร รูปภาพ อีเมล แอป และอื่นๆ
เชื่อมต่อไดรฟ์ของคุณ ตั้งเป็นดิสก์สำรองข้อมูล แล้วให้ Mac จัดการการสำรองข้อมูลให้คุณ Time Machine สามารถสำรองข้อมูลแอป เพลง รูปภาพ อีเมล เอกสาร และไฟล์อื่นๆ จาก Mac ของคุณไปยังอุปกรณ์พื้นที่จัดเก็บข้อมูลภายนอกได้โดยอัตโนมัติ จึงเป็นตัวเลือกที่ตั้งค่าครั้งเดียวแล้วไม่ต้องกังวลอีกต่อไป
วิธีเพิ่มการสำรองข้อมูลบนคลาวด์แบบอัตโนมัติด้วย Dropbox
ไดรฟ์ภายนอกเป็นเลเยอร์แรกที่ดี แต่ก็ไม่ปลอดภัยเท่ากับคลาวด์ Dropbox Backup เพิ่มการจัดเก็บนอกสถานที่อีกชั้นหนึ่ง เพื่อให้ข้อมูลของคุณยังคงได้รับการปกป้องแม้ว่าไดรฟ์จะสูญหาย ถูกขโมย หรือเสียหาย
การใช้ การสำรองไฟล์บนคลาวด์ หมายความว่าคุณสามารถสำรองไฟล์และโฟลเดอร์จากคอมพิวเตอร์ (หรือไดรฟ์ภายนอก) ไปยัง บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณโดยอัตโนมัติ จากนั้นเข้าถึงข้อมูลสำรองเหล่านั้นทางออนไลน์เพื่อกู้คืนในภายหลัง เช่น เมื่อคุณกำลังกู้คืนจากการสูญหายของข้อมูลหรือย้ายไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่
นี่คือสิ่งที่ Dropbox Backup ทำได้ดีกว่าเครื่องมือในตัวหรือการสำรองข้อมูลด้วยไดรฟ์ภายนอก:
- สำรองข้อมูลโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ไปยังคลาวด์โดยอัตโนมัติ
- ให้คุณรวมไดรฟ์ภายนอกเพื่อปกป้องไฟล์ที่อยู่นอกคอมพิวเตอร์
- มอบเส้นทางในการกู้คืนให้คุณเมื่อเกิดปัญหาขึ้นหรือเมื่อคุณเปลี่ยนอุปกรณ์
ขั้นตอนการติดตั้งอย่างรวดเร็ว:
- เปิด Dropbox บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- ไปที่ การกำหนดค่า
- เปิดแถบ การสำรองข้อมูล
- เลือกคอมพิวเตอร์หรือไดรฟ์ภายนอกที่คุณต้องการ Protect
- เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการสำรองข้อมูล
- ให้ทำงานโดยอัตโนมัติในพื้นหลัง
ความถี่ในการทำงาน:
- การสำรองข้อมูลคอมพิวเตอร์สามารถตั้งค่าให้ทำงานทุก 15 นาที ทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือตามกำหนดเวลาที่กำหนดเองได้
- การสำรองข้อมูลไปยังไดรฟ์ภายนอกจะอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกชั่วโมงขณะที่เสียบไดรฟ์อยู่
หากไดรฟ์ภายนอกของคุณเป็นเครือข่ายความปลอดภัยในเครื่อง การสำรองข้อมูลบนคลาวด์ก็คือเครือข่ายความปลอดภัยนอกสถานที่ ซึ่งยังคงใช้งานได้แม้ในตอนที่คุณสูญเสียไดรฟ์ภายนอกหรืออุปกรณ์ของคุณ
ข้อควรทราบสั้นๆ เกี่ยวกับการสำรองข้อมูลบนคลาวด์กับบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์
สิ่งเหล่านี้ฟังดูคล้ายกัน แต่ตอบโจทย์ปัญหาที่แตกต่างกัน:
- บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์มีไว้สำหรับการเข้าถึง—ซึ่งช่วยให้ไฟล์ที่ใช้งานอยู่พร้อมใช้งานได้ในทุกอุปกรณ์สำหรับการทำงานในแต่ละวัน
- การสำรองข้อมูลบนคลาวด์คือการกู้คืน—ซึ่งจะเก็บสำเนาที่กู้คืนได้ไว้เพื่อให้คุณสามารถกู้คืนได้ในภายหลัง
วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสำรองข้อมูลอัตโนมัติและป้องกันการสูญหายของข้อมูล
กิจวัตรการสำรองข้อมูลที่ดีมักจะน่าเบื่อ ซึ่งนั่นแหละคือจุดประสงค์หลัก ยิ่งเป็นแบบอัตโนมัติมากเท่าไร ก็ยิ่งมีโอกาสช่วยคุณได้มากขึ้นเมื่อเกิดปัญหา ต่อไปนี้คือนิสัยที่สำคัญที่สุด:
- ทำให้เป็นอัตโนมัติ—อย่าพึ่งพาความจำ
- เก็บสำเนาไว้ในเครื่อง—ไดรฟ์ภายนอกของคุณสามารถทำหน้าที่เป็นชั้นข้อมูลสำหรับการกู้คืนที่รวดเร็วได้
- เก็บสำเนาไว้นอกสถานที่—การสำรองข้อมูลบนคลาวด์จะ Protect คุณแม้ในกรณีที่ฮาร์ดแวร์ในเครื่องสูญหายไปด้วย
- ทดสอบการกู้คืน—ลองกู้คืนไฟล์ก่อนที่คุณจะต้องใช้งานจริง
นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมกฎ 3-2-1 ยังคงใช้ได้—สำเนาข้อมูลของคุณสามชุด สองชุดจัดเก็บในเครื่องบนอุปกรณ์ที่แตกต่างกัน และอีกหนึ่งชุดจัดเก็บนอกสถานที่ เป็นวิธีที่ใช้งานได้จริงในการหลีกเลี่ยงจุดล้มเหลวเพียงจุดเดียว
อย่าลืมว่าการควบคุมเวอร์ชันก็สำคัญเช่นกัน เหตุฉุกเฉินเกี่ยวกับการสำรองข้อมูลหลายกรณีไม่ได้เกิดจากฮาร์ดแวร์เสียหายทั้งหมด—แต่เกิดจากการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ ไฟล์ถูกเขียนทับ และโฟลเดอร์ที่ถูกลบ ด้วย Dropbox คุณสามารถ กู้คืนไฟล์ที่ถูกลบและใช้ประวัติเวอร์ชัน เพื่อกู้คืนเวอร์ชันเก่าได้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น
เริ่มต้นในเครื่องและรับการป้องกันอยู่เสมอด้วย Dropbox
การสำรองข้อมูลอย่างชาญฉลาดไม่จำเป็นต้องซับซ้อน สร้างสำเนาในเครื่องหนึ่งชุดไปยังไดรฟ์ภายนอก เปิดใช้งานการสำรองข้อมูลอัตโนมัติเพื่อให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ จากนั้นเพิ่มสำเนานอกสถานที่ด้วย Dropbox Backup
วันแย่ๆ เพียงวันเดียวไม่จำเป็นต้องทำลายทุกสิ่งทุกอย่าง หากมีระบบ สำรองไฟล์บนคลาวด์ เลือกแผนบริการ Dropbox เพื่อเริ่มสำรองข้อมูลคอมพิวเตอร์และไดรฟ์ภายนอกของคุณโดยอัตโนมัติได้ตั้งแต่วันนี้
คำถามที่พบบ่อย
ใช่ ด้วย Dropbox Backup คุณสามารถสำรองข้อมูลไดรฟ์ภายนอกไปยัง Dropbox ได้ เมื่อตั้งค่าการสำรองข้อมูลแล้ว การสำรองข้อมูลไดรฟ์ภายนอกเหล่านั้นจะอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกชั่วโมงขณะที่เสียบไดรฟ์อยู่ และคุณสามารถเข้าถึงไฟล์ที่สำรองข้อมูลไว้ได้จาก บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ
ใช้เครื่องมือ สำรองไฟล์บนคลาวด์ ไม่ใช่แค่พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เท่านั้น ด้วย Dropbox Backup ให้เปิด Dropbox บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ไปที่ การตั้งค่า เลือก สำรอง เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการ Protect แล้วเปิดใช้งานการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ การสำรองข้อมูลคอมพิวเตอร์สามารถทำงานทุกๆ 15 นาที รายวัน รายสัปดาห์ หรือตามกำหนดเวลาที่กำหนดเอง
เริ่มต้นด้วยการเลือกโฟลเดอร์ที่สำคัญที่สุด จากนั้นใช้เครื่องมือสำรองข้อมูลที่จะอัปเดตสำเนาที่สามารถกู้คืนได้ให้กับคุณ ความแตกต่างสำคัญคือวัตถุประสงค์—บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ช่วยให้เข้าถึงไฟล์ที่ใช้งานอยู่ได้ ในขณะที่การสำรองข้อมูลบนคลาวด์ออกแบบมาเพื่อการกู้คืนไฟล์และการกู้คืนอุปกรณ์ ความแตกต่างนี้มีความสำคัญเมื่อคุณต้องการป้องกันการสูญหายของข้อมูล ไม่ใช่เพียงแค่การซิงค์ไฟล์ระหว่างอุปกรณ์เท่านั้น
ใช้การสำรองข้อมูลทั้งในเครื่องและนอกสถานที่ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ กลยุทธ์การสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 เก็บสำเนาหนึ่งชุดไว้บนคอมพิวเตอร์ อีกหนึ่งชุดไว้บนไดรฟ์ภายนอก และอีกหนึ่งชุดไว้บนคลาวด์ จากนั้นตั้งค่าให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติและทดสอบการกู้คืน วิธีนี้ช่วยปกป้องคุณจากการลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ ฮาร์ดแวร์ขัดข้อง และการสูญหายทางกายภาพในรูปแบบที่ไดรฟ์ภายนอกเพียงอย่างเดียวไม่สามารถครอบคลุมได้
