วิธีทำให้กระบวนการอนุมัติงานออกแบบง่ายขึ้นในสามขั้นตอน

นักออกแบบและสถาปนิกไม่มีงานง่าย นอกเหนือจากการทำงานที่ต้องใช้ในการแปลงแนวคิดให้เป็นการออกแบบภายในหรือพิมพ์เขียวให้เป็นอาคารที่สวยงาม คุณยังต้องเดินเรือไปในน่านน้ำอันขุ่นมัวของความคิดเห็นอีกด้วย คุณต้องใช้ความอดทนแบบเซนในการรับมือกับคำวิจารณ์ที่รุนแรงและตรงไปตรงมา ในขณะเดียวกันก็ต้องเปลี่ยนคำติชมหลายๆ ชั้นให้กลายเป็นแนวคิดที่ทุกคนยอมรับ

มีวิธีทำให้กระบวนการอนุมัติรู้สึกเหมือนการสนทนามากกว่าการขัดแย้ง เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเลือกเครื่องมือที่จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น วิธีเริ่มต้นมีดังนี้

1. สร้างการเชื่อมโยงระหว่างแอป

เมื่อคุณไม่มีการผสานรวมแอปที่สะดวก เช่น ส่วนขยาย Dropbox ผู้ใช้ของคุณต้องใช้เวลาในการปิดแอปหนึ่ง เปิดอีกแอปหนึ่ง และพยายามดำเนินการต่อจากจุดที่ค้างไว้ ช่องว่างเหล่านี้เป็นปัญหาในเวิร์กโฟลว์ซึ่งอาจทำให้เกิดความล่าช้าและสูญเสียข้อมูล การเชื่อมต่อที่แข็งแกร่งสามารถทำให้การทำงานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

เมื่อผู้ก่อตั้งร่วมของ PritchardPeck Lighting ต้องการอำนวยความสะดวกในการสื่อสารในทีม พวกเขาจึงหันมาใช้การผสานรวม Dropbox, Slack และ Gmail “เราสื่อสารในออฟฟิศของเราโดยใช้ Slack” คริสติน เพ็ค กล่าว “การแยกการสื่อสารภายในออกจากลูกค้า ซึ่งเราใช้ Gmail ถือเป็นเรื่องที่ดี” แต่อินเทอร์เฟซของ Slack นั้นดีเพราะเราจะทำงานผ่านข้อความโต้ตอบแบบทันทีเป็นหลัก ทีมของฉันจะส่งลิงก์ Dropbox และฉันสามารถคลิกลิงก์นั้นได้อย่างรวดเร็ว แล้วไฟล์จะเปิดขึ้นมา… ฉันสามารถดูสิ่งที่เกิดขึ้นได้โดยไม่ต้องอยู่ที่นั่น” 

นี่คือวิธีที่ PritchardPeck ใช้ Dropbox เพื่อขยายธุรกิจ “เล็กพริกขี้หนู” ของตน

2. ปรับขนาดตามความต้องการของโครงการ

การใช้แอปที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละงานจะช่วยให้บริษัทของคุณมีพื้นที่ในการเติบโตตามที่ต้องการ โซลูชันเดี่ยวอาจมาพร้อมกับฟีเจอร์พิเศษที่คุณไม่ต้องการหรือขาดฟีเจอร์สำคัญๆ ที่คุณจะต้องใช้ในภายหลัง เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณเลือกได้ว่าต้องการใช้โซลูชันใดในการเติบโต โดยไม่ทำให้กระบวนการของคุณหยุดชะงัก

ยกตัวอย่างเช่น เมื่อบริษัทสถาปนิกที่มีรางวัลการันตีอย่าง BNIM เปิดตัวสำนักงานใหม่เจ็ดแห่งทั่วสหรัฐอเมริกา บริษัทอาศัยทีม Dropbox for business ในการทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นเรื่องง่ายขึ้น BNIM ใช้ Dropbox เพื่อทำงานร่วมกันในไฟล์การออกแบบขนาดใหญ่จากออฟฟิศหรืออุปกรณ์ใดก็ได้ และทำให้โปรเจ็กต์ของลูกค้าเสร็จเร็วขึ้น 

อยากรู้ว่าธุรกิจอื่นๆ เพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของตนอย่างไรหรือไม่ อ่านเรื่องราวความสำเร็จของลูกค้ารายอื่นๆ จากบริษัทต่างๆ ที่ใช้ Dropbox เพื่อจัดการงานของตนอย่างมีประสิทธิภาพ

3. ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณเพื่อประหยัดเวลา

หากไม่มีเวิร์กโฟลว์ที่ดี พนักงานอาจเสียเวลาในการค้นหาไฟล์หรือพยายามเชื่อมต่อกระบวนการที่ไม่ทำงานร่วมกันได้ดี เวิร์กโฟลว์ที่ราบรื่นจะช่วยให้ทีมของคุณใช้เวลาในการประสานงานน้อยลง และมีเวลาทำงานจริงมากขึ้น

บริษัทสถาปนิก Red Dot Studio ใช้ลิงก์ที่แชร์ของ Dropbox เพื่อส่งงานนำเสนอขนาดใหญ่และไฟล์ CAD ให้กับสมาชิกในทีม ตลอดจนวิศวกรภายนอก ที่ปรึกษา และลูกค้า เมื่อใดก็ตามที่มีใครต้องการดูคอนเซ็ปต์ล่าสุด คนๆ นั้นก็จะสามารถดึงออกมาดูได้อย่างรวดเร็วจากแอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่

“หลังจากไปเยี่ยมไซต์งาน เราเคยเสียเวลาต้องค้นหาภาพสเก็ตช์ สแกนภาพ แล้วก็บันทึกไฟล์... ตอนนี้เราแค่ถ่ายภาพด้วยโทรศัพท์ บันทึกไว้ในแหล่งจัดเก็บระยะยาวที่ถูกต้อง จากนั้นก็กระจายต่อได้ทันที ตอนนี้ทุกอย่างราบรื่นกว่าเดิมมากค่ะ"—Alix Daguin ผู้เป็นนักออกแบบโครงการที่ Red Dot Studio

การใช้แอปและเครื่องมือที่ดีที่สุดร่วมกันช่วยให้คุณทำงานได้ชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีเวลาเพิ่มมากขึ้นสำหรับงานหลักของคุณและใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาแอปต่างๆ มากมาย เมื่อคุณต้องการการอนุมัติ การทำงานเป็นทีมที่ชัดเจนจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนและประหยัดเวลาได้มาก