วิธีส่งใบแจ้งหนี้สำหรับงานฟรีแลนซ์

การเป็นฟรีแลนซ์ทำให้คุณคุ้นเคยกับการทำงานหลายบทบาท คุณไม่เพียงแต่จะเป็นอัจฉริยะผู้สร้างสรรค์งานของคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นนักบัญชี นักการตลาด และตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าอีกด้วย และหนึ่งในงานที่สำคัญที่สุดอีกอย่างก็คือการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณ

แต่จะทำยังไงให้ดีที่สุดล่ะ? ในบทความนี้ เราจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับเวลาและวิธีที่คุณควรส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพให้กับลูกค้า รวมถึงเครื่องมือสำหรับปรับกระบวนการให้มีประสิทธิภาพ และเคล็ดลับสำหรับการติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงิน

ฉันควรส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด

มีแนวคิดที่แตกต่างกันออกไปอยู่เล็กน้อยเกี่ยวกับเวลาที่เหมาะสมในการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า ฟรีแลนซ์บางคนเลือกที่จะส่งใบแจ้งหนี้ก่อนเริ่มลงมือทำงาน ในขณะที่บางคนเลือกที่จะรอจนกว่างานจะเสร็จสิ้น ซึ่งแต่ละตัวเลือกต่างมีข้อดีในตัว:

ก่อน: เหมาะสำหรับงานตามสั่งหรือโครงการครั้งเดียวซึ่งคุณจำเป็นต้องซื้อวัสดุเพิ่มเติมเพื่อทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ หรือสำหรับโครงการระยะยาวที่งานจะส่งมอบเป็นงวดๆ คุณอาจขอชำระเงินล่วงหน้าบางส่วนได้หากกระแสเงินสดมีจำกัด หรือหากลูกค้ารายดังกล่าวมีประวัติการผิดนัดชำระหนี้และชำระเงินล่าช้า

หลังจากนั้น: ผู้ประกอบอาชีพอิสระส่วนใหญ่จะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าทันทีที่คำสั่งซื้อหรือโครงการได้รับการดำเนินการเสร็จสิ้น อีกวิธีหนึ่งคือ คุณอาจเผื่อเวลาไว้สักสองสามวันระหว่างการส่งมอบโครงการและการส่งใบแจ้งหนี้ของคุณ เพื่อให้ลูกค้าแน่ใจว่าพวกเขาพอใจ สำหรับสัญญาที่กำลังดำเนินอยู่ การส่งใบแจ้งหนี้เป็นรายเดือนอาจจะง่ายกว่า ซึ่งหมายความว่าคุณจะได้รับการชำระเงินที่สม่ำเสมอและคาดเดาได้ และทำให้ลูกค้าของคุณออกและประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้ง่ายยิ่งขึ้น

ท้ายที่สุด เวลาที่ดีที่สุดในการส่งใบแจ้งหนี้ของคุณขึ้นอยู่กับปัจจัยหลักสามประการ

• ประเภทของสินค้าหรือบริการที่คุณนำเสนอ
• ข้อตกลงการชำระเงินและความต้องการทางการเงินหรือสถานการณ์ของคุณ
• ความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้า

วิธีต่างๆในการส่งใบแจ้งหนี้

เมื่อตัดสินใจได้แล้วว่าจะส่งใบแจ้งหนี้ของคุณเมื่อใด คุณจะต้องเลือกวิธีการที่จะทำการส่งด้วยเช่นกัน มีตัวเลือกที่แตกต่างกันอยู่ 2-3 ประการ ซึ่งแต่ละตัวเลือกต่างมีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง

1. ในเมล

ในยุคของอีเมลและการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ การส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์อาจดูเป็นวิธีที่ล้าสมัย อย่างไรก็ตาม ยังมีบางกรณีที่การส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์อาจเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดได้ ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าของคุณไม่ได้ใช้อีเมลหรือการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ หรือหากคุณต้องการความปลอดภัยในการส่งเอกสารฉบับจริง เช่นนั้นการส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม

สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ การส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์อาจจะช้ากว่า ปลอดภัยน้อยกว่า และมีราคาแพงกว่าการออกใบแจ้งหนี้และวิธีการชำระเงินออนไลน์ นอกจากนี้ กระบวนการนี้ยังเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดได้มากกว่า เนื่องจากผู้คนและธุรกิจต่างต้องย้ายสถานที่บ่อยครั้ง และคุณไม่สามารถรับประกันได้เสมอว่าคุณมีข้อมูลติดต่อล่าสุด (หรือว่าคุณเขียนข้อมูลดังกล่าวบนซองจดหมายอย่างถูกต้องหรือไม่!)

2. ทางอีเมล

อีเมลเป็นวิธีที่เหล่าฟรีแลนซ์ใช้กันมากที่สุดในการส่งใบแจ้งหนี้ เนื่องจากเป็นวิธีที่รวดเร็ว ง่ายดาย และสะดวก ตลอดจนช่วยให้คุณสามารถติดตามได้อย่างง่ายดายว่ามีการเปิดและดูใบแจ้งหนี้ของคุณเมื่อใด

หากต้องการส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ เพียงอัปโหลดไฟล์ใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์แนบ เขียนบรรทัดหัวเรื่องที่เหมาะสม และส่งอีเมลไปยังลูกค้าของคุณ คุณยังสามารถรวมข้อความสั้นๆ ไว้ในเนื้อหาอีเมลได้ เช่น "โปรดดูใบแจ้งหนี้สำหรับโครงการล่าสุดของคุณที่แนบมาด้วย"

3. ผ่านทางที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณ

หากคุณใช้ซอฟต์แวร์อย่างเช่น Dropbox ในการจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณ คุณจะสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงจากบัญชีของคุณโดยใช้เพียงแค่ลิงก์ วิธีนี้อาจเป็นตัวเลือกที่สะดวก เนื่องจากช่วยให้คุณสร้าง จัดการ และส่งใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้จากที่เดียว

วิธีส่งใบแจ้งหนี้ด้วย Dropbox

Dropbox ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดแม่แบบใบแจ้งหนี้ไปยังบัญชีของคุณแล้วแปลงแม่แบบนั้นให้เป็น PDF ที่แก้ไขได้ซึ่งนำมาใช้ซ้ำได้ โดยที่คุณสามารถ แบ่งปันได้โดยตรงจาก Dropbox หรือแบ่งปันด้วยลิงก์แบบง่ายๆ

เมื่อเตรียมใบแจ้งหนี้ไว้พร้อมที่จะส่งแล้ว ลองพิจารณาใช้เครื่องมือแชร์เอกสารโดยเฉพาะอย่าง Dropbox DocSend เพื่อเรียนรู้ว่าลูกค้าจัดการกับใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างไรหลังจากที่แชร์ไปแล้ว เครื่องมืออาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการแน่ใจว่าลูกค้าของคุณได้รับและดูใบแจ้งหนี้ของคุณแล้ว

นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดการตั้งค่าการแชร์ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับผู้รับแต่ละราย ติดตามการดำเนินการที่เกิดขึ้นกับเนื้อหาของคุณ และวิเคราะห์แนวโน้มการดูไฟล์ที่คุณแชร์ในแดชบอร์ดส่วนกลางเพียงที่เดียวได้อีกด้วย

เคล็ดลับในการติดตามใบแจ้งหนี้

หากคุณไม่ได้รับชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ภายในเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ คุณอาจต้องติดตามกับลูกค้าของคุณ

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการในการติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงิน:

• เริ่มต้นด้วยการโทรติดต่อเพื่อตรวจสอบว่าคุณได้ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังบุคคลหรือแผนกที่ถูกต้องแล้ว
• ส่งการเตือนความจำทางอีเมลในวันครบกำหนดชำระเงินหากยังไม่ได้รับการชำระเงิน
• หากไม่ได้ผล ให้ลองใช้วิธีอื่น เช่น การส่งจดหมายทางไปรษณีย์
• สื่อสารให้หนักแน่นแต่สุภาพ พร้อมทั้งระบุผลที่ตามมาของการชำระเงินไม่ตรงเวลาให้ชัดเจน เช่น ค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าหรือการระงับการบริการในอนาคต
• เก็บบันทึกข้อมูลความพยายามในการติดตามผลทั้งหมดและการตอบกลับที่ได้รับเอาไว้ เผื่อในกรณีที่คุณต้องการยกระดับสถานการณ์
• พิจารณาเสนอตัวเลือกการชำระเงินอื่น เช่น แผนการชำระเงิน เพื่อให้ลูกค้าของคุณชำระเงินได้ง่ายขึ้น
• หากความพยายามทั้งหมดล้มเหลว ให้ลองขอคำแนะนำทางกฎหมายหรือใช้บริการของบริษัทตัวแทนด้านการทวงถามหนี้เพื่อเรียกเก็บเงิน

โปรดจำไว้ว่าต้องเป็นมืออาชีพและจัดการสถานการณ์ด้วยความซื่อสัตย์เสมอ เนื่องจากการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ

ปรับปรุงทุกขั้นตอนของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้

Dropbox ช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้ ตั้งแต่การสร้างและปรับแต่งใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าและติดตามความคืบหน้าของพวกเขา

แปลงใบแจ้งหนี้ PDF ให้เป็นแม่แบบที่แก้ไขได้ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งคุณสามารถทำการปรับแต่งได้ก่อนที่จะส่งให้กับลูกค้า

การใช้ Dropbox จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความยุ่งยากในการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณทำได้ดีที่สุด นั่นก็คือ การสร้างสรรค์ผลงานที่ดีเยี่ยมสำหรับลูกค้าของคุณ