วิธีใช้รหัสผ่าน Protect เอกสารก่อนแบ่งปัน

คุณคงไม่ต้องการให้ใครก็ตามเปิดเอกสารได้

หากคุณกำลังส่งสัญญา รายงานทางการเงิน ข้อเสนอสำหรับไคลเอนต์ หรือชิ้นงานสร้างสรรค์ การเพิ่มรหัสผ่านถือเป็นทางเลือกที่ชาญฉลาดเพื่อเพิ่มความรับผิดชอบและมอบความอุ่นใจ การเรียนรู้วิธีการ Protect เอกสารด้วยรหัสผ่านก่อนแชร์จะช่วยให้คุณควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ แต่การ Protect ตัวไฟล์เองเป็นเพียงครึ่งเดียวเท่านั้น คุณยังต้องคำนึงถึง วิธี ที่คุณแชร์ไฟล์ด้วย

ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธี Protect เอกสารและไฟล์ทุกประเภท เพื่อให้สามารถแชร์ได้อย่างปลอดภัย คุณจะได้เห็นวิธีการทำงานของการแชร์เอกสารที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านในเวิร์กโฟลว์ของ Dropbox อีกด้วย—ล็อกอินเข้าบัญชีของคุณ หรือ เลือกแผนบริการ ได้เลยตอนนี้ แล้วคุณจะสามารถ Protect ไฟล์ของคุณได้ในไม่กี่วินาที

เหตุใดจึง Protect เอกสารด้วยรหัสผ่านก่อนแชร์

ลองนึกภาพว่าคุณอยู่ใน ทีมการตลาด และกำลังส่งร่างสัญญาให้ไคลเอนต์ ส่งเอกสารราคาที่อัปเดตแล้วให้พันธมิตร หรือส่งสไลด์กลยุทธ์ของไตรมาสต่อไปให้ทีมผู้บริหาร ซึ่งล้วนเป็น Essentials ที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน คุณแชร์ลิงก์ในอีเมลแล้วก็ทำงานอื่นต่อไป

จะเกิดอะไรขึ้นหากลิงก์นั้นถูกส่งต่อ ไปอยู่ในกล่องจดหมายที่ไม่ถูกต้อง หรือค้างอยู่ในอีเมลของใครบางคนนานเกินกว่าที่ควร นี่คือจุดที่การ Protect ด้วยรหัสผ่านช่วยเพิ่มชั้นความปลอดภัยระหว่างเอกสารของคุณกับการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อแชร์:

• สัญญาทางกฎหมายและข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล (NDA)
• งบการเงินหรือใบแจ้งหนี้
• เอกสาร HR
• สินทรัพย์งานสร้างสรรค์ของไคลเอนต์
• ไฟล์วิดีโอขนาดใหญ่
• เอกสารกลยุทธ์ภายใน

การ เพิ่มรหัสผ่านเป็นการวางจุดตรวจสอบที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน แม้ว่าลิงก์จะถูกส่งต่อหรือถูกดักจับ ไฟล์ก็ไม่สามารถเปิดได้หากไม่มีข้อมูลรับรองที่ถูกต้อง

หากไม่มีการป้องกันเพิ่มเติมนี้ ใครก็ตามที่มีลิงก์อาจเข้าถึงเนื้อหาของคุณได้ ซึ่งอาจหมายถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนแพร่กระจายไปมากกว่าที่คุณตั้งใจไว้ หรืองานที่เป็นความลับตกไปอยู่ในมือของผู้ที่ไม่เหมาะสม มีหลายวิธีในการ Protect เอกสารสำคัญที่คุณใช้ทุกวัน

วิธี Protect เอกสาร Word ด้วยรหัสผ่าน

สมมติว่าคุณกำลังจะส่งสัญญาให้ไคลเอนต์ ส่งจดหมายเสนองานให้พนักงานใหม่ หรือส่งรายงานทางการเงินให้นักบัญชีของคุณ ไฟล์นั้นอยู่ใน Microsoft Word พร้อมส่งแล้ว แต่ก่อนที่คุณจะแนบไปกับอีเมลหรืออัปโหลดไปที่ใด คุณอาจต้องการล็อกไฟล์นั้นให้ปลอดภัยก่อน

หากคุณกำลังทำงานใน Microsoft Word โดยทั่วไปคุณสามารถเข้ารหัสตัวเอกสารได้ เพื่อไม่ให้ผู้อื่นเปิดเอกสารได้หากไม่มีรหัสผ่าน ทำตามขั้นตอนดังนี้

1. เปิดเอกสาร Word ของคุณ
2. Click ไฟล์.
3. เลือก ข้อมูล
4. เลือก Protect เอกสาร
5. คลิก เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน
6. ใส่รหัสผ่านที่รัดกุมและยืนยันรหัสผ่าน
7. บันทึกเอกสาร

ตอนนี้เอกสารต้องใช้รหัสผ่านก่อนจึงจะเปิดได้ โปรดจำไว้ว่า—หากคุณลืมรหัสผ่าน เอกสารอาจไม่สามารถกู้คืนได้

วิธีนี้จะ Protect ตัวไฟล์เอง ซึ่งมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการวิธีที่รวดเร็วในการรักษาความปลอดภัยเอกสารก่อนส่งออกไป แต่โปรดทราบว่าข้อจำกัดของ Word หมายความว่าเมื่อคุณส่งไฟล์ทางอีเมลแล้ว คุณจะสูญเสียการมองเห็นและการควบคุมว่าไฟล์นั้นจะถูกส่งต่อ ดาวน์โหลด หรือจัดเก็บอย่างไร

วิธี Protect เอกสาร PDF ด้วยรหัสผ่าน

PDF มักเป็นไฟล์เวอร์ชันสุดท้าย สัญญาที่ลงนามแล้ว ข้อเสนอที่จัดทำอย่างเรียบร้อย งบประมาณที่อนุมัติแล้ว หรือเอกสารอื่น ๆ สำหรับช่วงเวลา “และนี่คือสิ่งนั้น” อย่างไรก็ตาม เนื่องจากไฟล์เหล่านี้ให้ความรู้สึกว่าเสร็จสมบูรณ์และเป็นทางการ จึงเป็นไฟล์ที่มีแนวโน้มจะมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมากที่สุดด้วย

ก่อนที่จะส่ง PDF ออกไป ไม่ว่าจะส่งให้ไคลเอนต์ ผู้ให้บริการ หรือทีมภายในของคุณ ควรพิจารณาว่าคุณต้องการ Protect ไฟล์นั้นอย่างไร มีสองวิธีหลักในการเพิ่มรหัสผ่าน

ตัวเลือกที่ 1: Protect ไฟล์โดยตรง

การใช้โปรแกรมแก้ไข PDF:

1. เปิด PDF
2. Select Protect.
3. เลือก เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน
4. ตั้งรหัสผ่านสำหรับการเปิดเอกสาร
5. บันทึกไฟล์

การดำเนินการนี้จะล็อกตัวไฟล์เอง ผู้ที่ต้องการเปิดไฟล์จะต้องใส่รหัสผ่านก่อน

ตัวเลือกที่ 2: Protect ลิงก์ที่แบ่งปันด้วยรหัสผ่าน

แทนที่จะแก้ไขไฟล์ คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ไปยัง บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ ของคุณ และใช้รหัสผ่าน Protect ลิงก์ได้ ยกตัวอย่างเช่น Dropbox:

1. อัปโหลด PDF ของคุณ
2. Click แชร์.
3. สร้างลิงก์
4. เปิดการทำงานการปกป้องด้วยรหัสผ่าน
5. ตั้งค่าวันที่หมดอายุหากจำเป็น
6. ส่งลิงก์และแชร์รหัสผ่านแยกต่างหาก

วิธีนี้ช่วยให้คุณควบคุมได้มากขึ้น คุณสามารถปิดการทำงานของการเข้าถึงในภายหลัง ปรับสิทธิ์การใช้งาน หรือเพียงแค่ตรวจสอบกิจกรรมได้ ทีม จำนวนมากเลือกที่จะป้องกันลิงก์แทนที่จะเป็นไฟล์ เพราะช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นและควบคุมได้มากขึ้นหลังจากกดส่ง

การเลือกระหว่างการปกป้องระดับไฟล์และระดับลิงก์ขึ้นอยู่กับความยืดหยุ่นที่คุณต้องการ การล็อกไฟล์เหมาะสำหรับการแชร์แบบครั้งเดียว แต่การปกป้องลิงก์ช่วยให้คุณยังคงควบคุมได้ แม้ PDF จะออกจากกล่องขาเข้าของคุณไปแล้วก็ตาม

วิธี Protect Google เอกสารหรือ Sheets ด้วยรหัสผ่าน

Google เอกสารและ Google ชีตทำให้การทำงานร่วมกันขั้นพื้นฐานเป็นเรื่องง่าย ลิงก์เพียงลิงก์เดียว การกำหนดสิทธิ์เล็กน้อย แล้วทีมหรือไคลเอนต์ของคุณก็เข้าถึงได้ทันที ความสะดวกนี้มีประสิทธิภาพมาก แต่เมื่อคุณแชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน คุณอาจสงสัยว่าจะเพิ่มรหัสผ่านได้อย่างไร

ไฟล์ Google Docs และ Sheets ไม่รองรับการเพิ่มรหัสผ่านให้กับไฟล์แต่ละไฟล์โดยตรง ซึ่งต่างจากไฟล์ Word และ PDF หรือเครื่องมืออย่าง Dropbox แต่จะจัดการความปลอดภัยผ่านการกำหนดสิทธิ์และการควบคุมการเข้าถึงแทน นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้ภายใน Google:

• จำกัดการเข้าถึงเฉพาะที่อยู่อีเมลที่ระบุ
• ตั้งค่าไฟล์เป็นสำหรับดูเท่านั้น
• ปิดการทำงานตัวเลือกดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอก
• ใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอนต์ของ Google Workspace (สำหรับบางแผนบริการ)

ตัวเลือกเหล่านี้ช่วยจำกัดว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ได้และสามารถทำอะไรกับไฟล์ได้บ้าง สำหรับหลายๆ ทีม เท่านี้ก็เพียงพอแล้ว แต่หากคุณต้องการการป้องกันด้วยรหัสผ่านอย่างแท้จริง ซึ่งไม่มีใครสามารถเปิดเอกสารได้หากไม่มีข้อมูลรับรองแยกต่างหาก คุณจะต้องดำเนินการเพิ่มอีกขั้นตอนหนึ่ง ต่อไปนี้คือวิธีแก้ปัญหาที่ใช้กันทั่วไป:

1. ส่งออกเอกสาร Google เป็น PDF
2. เพิ่มการปกป้องด้วยรหัสผ่านให้กับ PDF
3. อัปโหลดไปยัง บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ
4. แชร์โดยใช้ ลิงก์ที่ปกป้องด้วยรหัสผ่าน

ด้วยวิธีนี้ เอกสารจะเป็นส่วนตัวและปลอดภัยสำหรับการแชร์ สิทธิ์การเข้าถึงของ Google เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกัน แต่หากต้องการความปลอดภัยเพิ่มเติมสำหรับสัญญา ข้อมูลทางการเงิน หรือข้อมูลฝ่ายบุคคล ให้ใช้การป้องกันไฟล์และลิงก์ที่ปลอดภัยเพื่อควบคุมการเข้าถึง

วิธี Protect เอกสารด้วยรหัสผ่านก่อนแชร์ (วิธีที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน)

เมื่อคุณแชร์เอกสารทางออนไลน์ โดยปกติแล้วคุณต้องการควบคุมว่าใครสามารถเห็นเอกสารได้ ไม่ใช่แค่การล็อกไฟล์เท่านั้น ในกรณีนี้ แทนที่จะใส่รหัสผ่านให้กับไฟล์ วิธีที่ง่ายที่สุดคือการ Protect ลิงก์

นี่คือวิธีการทำงานของ การแชร์เอกสารที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน ใน Dropbox:

1. อัปโหลดเอกสารไปยังบัญชี Dropbox ของคุณ
2. สร้างลิงก์ที่แบ่งปัน
3. เปิดการปกป้องด้วยรหัสผ่าน
4. กำหนดวันที่หมดอายุ—ไม่บังคับ แต่แนะนำให้ทำ
5. ปิดการทำงานการดาวน์โหลดสำหรับไฟล์ที่มีข้อมูลสำคัญ—ไม่บังคับเช่นกัน แต่แนะนำในบางกรณี
6. ส่งลิงก์และรหัสผ่านแยกกัน

วิธีนี้เป็นวิธีเดียวกับการ Protect PDF ไฟล์ Word และไฟล์อื่นๆ ทั้งหมดในบัญชี Dropbox ของคุณ การปกป้องลิงก์แทนที่จะปกป้องไฟล์ ช่วยให้คุณควบคุมได้ คุณสามารถเปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึง ลบการเข้าถึง หรือปิดการใช้งานลิงก์ได้อย่างสมบูรณ์ 

คุณไม่ต้องกังวลว่าไฟล์อยู่ที่ไหน

สถานการณ์การแชร์อย่างปลอดภัยอื่นๆ ที่ควรวางแผนไว้

การใส่รหัสผ่านให้กับไฟล์นั้นมีประโยชน์ แต่การแชร์เอกสารที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านมักจะง่ายที่สุดเมื่อคุณ Protect ลิงก์ที่แบ่งปัน ด้วย การแชร์ลิงก์ ของ Dropbox คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่าน กำหนดวันหมดอายุของลิงก์ และ (สำหรับไฟล์ที่ดูตัวอย่างได้หลายประเภท) ปิดการทำงานการดาวน์โหลดได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแผนบริการของคุณ

ต่อไปนี้คือสถานการณ์ตัวอย่างบางส่วนที่การป้องกันด้วยรหัสผ่านใน Dropbox จะช่วยให้ทุกอย่างง่ายขึ้น:

การโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ (รวมถึงวิดีโอที่มีความยาว)

หากคุณกำลังส่งไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น ไฟล์ ZIP ของไฟล์โปรเจ็กต์หรือวิดีโอที่ยาว การใช้ไฟล์แนบในอีเมลมักไม่ใช่เครื่องมือที่เหมาะสม การโอนย้ายไฟล์ นั้นส่งได้ง่ายกว่าและควบคุมได้สะดวกกว่ามาก

Dropbox Transfer สามารถรองรับการจัดส่งขนาดใหญ่ (สูงสุด 250 กิกะไบต์ ขึ้นอยู่กับแผนบริการของคุณ) และตัวเลือกต่างๆ อาจรวมถึงการควบคุม เช่น การปกป้องด้วยรหัสผ่าน วันที่หมดอายุ และประวัติการโอนย้าย

การแชร์เอกสารทางกฎหมายอย่างปลอดภัยทางออนไลน์

สำหรับสัญญา ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล (NDA) และเอกสารทางกฎหมายที่มีความละเอียดอ่อนอื่นๆ ควรมุ่งเน้นที่ “การเข้าถึงเท่าที่จำเป็น” และการแชร์แบบมีกำหนดเวลา นี่คือเคล็ดลับสองสามข้อที่คุณสามารถใช้ได้อย่างง่ายดายเมื่อ แชร์ไฟล์ ใน Dropbox:

• ปกป้องลิงก์ด้วยรหัสผ่าน—แล้วส่งรหัสผ่านแยกกัน
• กำหนดวันที่หมดอายุ—เพื่อไม่ให้การเข้าถึงคงอยู่หลังจากงานเสร็จสิ้นแล้ว
• ปิดการดาวน์โหลดเมื่อเหมาะกับกรณีการใช้งาน—สำหรับประเภทไฟล์ที่รองรับการแสดงตัวอย่าง
• เพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึง—หากสถานการณ์เปลี่ยนแปลง เช่น เมื่อความสัมพันธ์กับไคลเอนต์สิ้นสุดลง

โปรดทราบว่าการปิดการทำงานการดาวน์โหลดสามารถป้องกันการดาวน์โหลดผ่าน Dropbox ได้ แต่ไม่สามารถป้องกันไม่ให้ผู้อื่นบันทึกเนื้อหาด้วยวิธีอื่นได้

การตรวจสอบการเข้าถึงและการติดตามการมีส่วนร่วม

โดยทั่วไปคุณสามารถดูได้ว่าใครเปิดเอกสารที่แชร์ แต่จะดูได้มากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับแผนบริการของคุณ สำหรับการดูข้อมูล Basic ข้อมูลผู้ดูของ Dropbox สามารถแสดงได้ว่ามีผู้ที่กำลังดูไฟล์อยู่หรือไม่ และ (ในบางแผนบริการ) แสดงว่าใครดูไฟล์ครั้งล่าสุดเมื่อใด รวมถึงประวัติการดู

สำหรับการวิเคราะห์การมีส่วนร่วมเชิงลึก (มีประโยชน์สำหรับงานนำเสนอด้านการขาย ข้อเสนอ และสื่อที่ใช้กับไคลเอนต์) Dropbox DocSend มอบมุมมองระดับบัญชี เช่น การเข้าชมล่าสุดและการมีส่วนร่วม และสามารถรองรับการแจ้งการเข้าชมได้

รายการตรวจสอบฉบับย่อสำหรับการแชร์เอกสารที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน

ใช้รายการตรวจสอบนี้ทุกครั้งที่คุณ protect เอกสารด้วยรหัสผ่านก่อนแชร์ออนไลน์:

1. ตัดสินใจว่าคุณกำลัง Protect ไฟล์หรือลิงก์ที่แบ่งปัน โดยการแบ่งปันลิงก์มักจะง่ายกว่า
2. ใช้รหัสผ่านที่คาดเดายากและแชร์แยกจากลิงก์
3. ตั้งค่าระดับการเข้าถึงที่เหมาะสมและจำกัดการแชร์ให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
4. เพิ่มวันที่หมดอายุเมื่อไม่ต้องการให้เข้าถึงไฟล์ได้ตลอดไป
5. ปิดการทำงานการดาวน์โหลดเมื่อเหมาะสม
6. ตรวจสอบกิจกรรมหากคุณต้องการยืนยันว่ามีการเปิดหรือตรวจดูไฟล์แล้ว
7. เพิกถอนการเข้าถึงเมื่องานเสร็จสมบูรณ์

เมื่อคำนึงถึงสิ่งข้างต้นแล้ว ลองหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้:

• การส่งรหัสผ่านในข้อความเดียวกันกับลิงก์
• ลืมตั้งวันที่หมดอายุสำหรับไฟล์ที่ละเอียดอ่อน
• ใช้การแชร์แบบสาธารณะ “ทุกคนที่มีลิงก์” ในขณะที่การเข้าถึงแบบเชิญเท่านั้นเหมาะสมกว่า
• การเข้าใจว่า “ปิดการทำงานการดาวน์โหลด” จะป้องกันการบันทึกทุกวิธี

คุณพร้อมแล้ว คุณสามารถส่งไฟล์ที่พร้อมสำหรับไคลเอนต์ได้อย่างมั่นใจ และควบคุมการเข้าถึงได้โดยไม่ทำให้การทำงานร่วมกันช้าลง

Protect และแชร์เอกสารด้วย Dropbox

เมื่อคุณมีขั้นตอนการทำงานที่ทำซ้ำได้—รหัสผ่าน สิทธิ์การเข้าถึง การหมดอายุ และการมองเห็น—การแชร์เอกสารอย่างปลอดภัยจะเริ่มรู้สึกเป็นเรื่องง่าย

หาก การป้องกันด้วยรหัสผ่าน การหมดอายุของลิงก์ การควบคุมการดาวน์โหลด และข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเข้าถึงมีความสำคัญต่องานของคุณ ให้เลือก แผนบริการ Dropbox แล้วป้องกันหรือแชร์เอกสารได้ง่ายยิ่งขึ้น