วิธีการเตรียมตัวและดำเนินการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของโครงการ ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายวิธีการเตรียมการและดำเนินการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีประสิทธิผลและได้ผลลัพธ์

การประชุมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องมีความสำคัญในการดำเนินโปรเจ็กต์ให้เป็นไปตามแผน และทำให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องมีความเข้าใจตรงกัน แต่การประชุมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องคืออะไรกันแน่ และเราจะดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิผลได้อย่างไร

ในบทความนี้ เราจะตอบคำถามเหล่านั้นและให้คำแนะนำในการใช้ Dropbox เพื่อให้การประชุมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณมีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น

การประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?

การประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือการรวบรวมบุคคลสำคัญทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการหรือความสัมพันธ์ทางธุรกิจ โดยพื้นฐานแล้วก็คือคุณในฐานะผู้ให้บริการผลิตภัณฑ์หรือบริการและลูกค้าของคุณ การประชุมเหล่านี้เป็นโอกาสให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้แบ่งปันข้อมูล แสดงความกังวล และตัดสินใจเกี่ยวกับโครงการ

ใครควรเข้าร่วมการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการประชุม

การประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียประเภทต่างๆ

มีการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายประเภท แต่ละประเภทมีวัตถุประสงค์และรูปแบบของตัวเอง ประเภททั่วไปของการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ได้แก่:

• การประชุมเริ่มต้น: การประชุมเหล่านี้จัดขึ้นในช่วงเริ่มต้นของโครงการเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และขอบเขตของโครงการ นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสที่ดีในการแนะนำทีมโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้รู้จักกัน
• การสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: เป็นการประชุมแบบตัวต่อตัวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจวิสัยทัศน์ เป้าหมาย กระบวนการปัจจุบัน และข้อกังวลของพวกเขา
• การประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพิ่มเติม: การประชุมเหล่านี้จัดขึ้นตลอดวงจรชีวิตของโครงการเพื่อตรวจสอบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับความคืบหน้า และรับคำติชมจากพวกเขา

วิธีการเตรียมตัวสำหรับการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณมีประสิทธิผล สิ่งสำคัญคือต้องมีการเตรียมการบางอย่างล่วงหน้า ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการที่ควรคำนึงถึงในฐานะผู้ดำเนินการประชุม:

มีวัตถุประสงค์

มีจุดประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับการประชุม—คุณกำลังอัปเดตสถานะหรือไม่? คุณต้องการคำติชมเกี่ยวกับผลงานที่ส่งมอบโดยเฉพาะหรือไม่? คุณมีข้อโต้แย้งหรือความขัดแย้งที่ต้องการชี้แจงหรือไม่?

เมื่อคุณทราบสาเหตุที่คุณจำเป็นต้องพบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และชี้แจงให้ชัดเจนว่าทำไมพวกเขาจึงควรพบปะกับคุณ ว่าใครควรเข้าร่วมการประชุมก็จะชัดเจนยิ่งขึ้น

มีวาระการประชุม

เตรียมวาระการประชุมเพื่อให้การประชุมของคุณมีโครงสร้างและจุดมุ่งเน้น คุณอาจต้องการส่งอีเมลวาระการประชุมของคุณให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมก่อนการประชุม เพื่อให้พวกเขาสามารถเตรียมคำถามและประเด็นการสนทนาเพิ่มเติมได้ และใช้คุณสมบัติส่งและติดตามของ Dropbox เพื่อตรวจติดตามว่าใครมีส่วนร่วมกับเรื่องนี้ก่อนการประชุมของคุณ

ประเด็นที่คุณอาจต้องการพูดคุยได้แก่:

• กำหนดเวลาโครงการหรือแผนงาน
• ความก้าวหน้าของโครงการ
• ผลงานส่งมอบล่าสุดหรือที่กำลังจะมีขึ้น
• ผลลัพธ์หรือประสิทธิภาพ
• ความเสี่ยงหรือข้อกังวลที่อาจเกิดขึ้น
• ขั้นตอนหรือการดำเนินการต่อไป

ส่งลิงก์ไปยังเอกสารวาระการประชุมและสื่อที่เกี่ยวข้องในรูปแบบที่เข้าถึงได้ง่ายด้วย Dropbox

ทำความเข้าใจว่าใครต้องเข้าร่วมและอะไรสำคัญสำหรับพวกเขา

การเชิญคนมากเกินไปเข้าร่วมการประชุมอาจทำให้ยุ่งยากได้—ต้องมีคนทำอาหารมากเกินไป ใช่ไหม? มันแย่พอๆ กับการประชุมมากเกินไป—มันทำให้เกิดความวุ่นวายและเสียเวลาอันมีค่าที่คุณสามารถนำไปใช้ในการทำงานจริงได้

คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้มากขึ้นโดยการเชิญเฉพาะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมการประชุม หากมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ ให้จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมโดยพิจารณาว่าเหตุใดบุคคลใดบุคคลหนึ่งจึงไม่จำเป็นต้องเข้าร่วม แทนที่จะพิจารณาว่าเหตุใดพวกเขาจึงเข้าร่วม

การประชุมที่สั้นลงยังช่วยให้คุณเปิดการอภิปรายถึงลำดับความสำคัญของแต่ละผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจหรือความขัดแย้งที่เฉพาะเจาะจง หากคุณไม่มีเวลาทั้งวัน คุณจะไม่สามารถตอบข้อกังวลหรือคำถามของทุกคนในการประชุมใหญ่ได้!

ใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย?

พูดอย่างง่ายๆ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือบุคคลที่มีผลประโยชน์ร่วมกันในกระบวนการตัดสินใจและกิจกรรมต่างๆ ของธุรกิจหรือโครงการ หากไม่ได้รับการสนับสนุน ธุรกิจหรือโครงการก็ไม่สามารถดำเนินต่อไปได้

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจเป็นตัวอย่างใด ๆ ต่อไปนี้:

• ผู้อำนวยการหรือรองผู้อำนวยการ
• นักลงทุน
• หัวหน้าฝ่ายสารสนเทศ ฝ่ายการเงิน หรือเจ้าหน้าที่บริหาร
• ผู้จัดการโครงการ

แต่ในวงกว้างกว่านั้น มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน ได้แก่ พนักงาน เจ้าของ และผู้จัดการของคุณ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก เหล่านี้คือลูกค้าของคุณ ผู้ถือหุ้น เจ้าหนี้ รัฐบาล สหภาพแรงงาน และอื่นๆ

เตรียมพร้อมสำหรับคำถามเพิ่มเติม

ไม่ว่าคุณจะเตรียมตัวมากเพียงใด ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณก็อาจถามคำถามบางอย่างที่คุณไม่ได้วางแผนไว้ในวาระการประชุมได้ เพื่อแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพและความมุ่งมั่นของคุณที่มีต่อโครงการ คุณควรคาดการณ์และเตรียมพร้อมสำหรับคำถามที่อาจเกิดขึ้น

คุณไม่สามารถคาดเดาสิ่งเหล่านี้ได้เสมอไป แต่คุณจะสร้างความประทับใจให้กับผู้ถือผลประโยชน์ได้อย่างแน่นอน หากคุณมีคำตอบที่ดีอยู่ในมือ

วิธีการจัดประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อคุณเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว ก็ถึงเวลาดำเนินการประชุม เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ มีดังนี้:

เป็นแบบอย่างที่ดี

ในฐานะเจ้าภาพ คุณกำหนดบรรยากาศของการประชุม คุณควรแสดงมารยาทที่ดีในการประชุมและมีส่วนร่วม ฝึกการฟังอย่างตั้งใจและมีสติอยู่กับปัจจุบัน

ให้มันมุ่งเน้น

พยายามปฏิบัติตามวาระการประชุมของคุณและจดจำหัวข้อ/คำถามเพิ่มเติมที่คุณเตรียมไว้ แสดงให้เห็นว่าคุณเป็นโฮสต์ที่กระตือรือร้นและคาดการณ์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า มากกว่าจะเป็นโฮสต์ที่ตอบสนองและไม่สามารถจัดการกับปัญหาที่หลีกเลี่ยงได้ สิ่งนี้จะช่วยสร้างความไว้วางใจกับผู้ถือผลประโยชน์ของคุณ

เมื่อคุณยึดตามวาระการประชุมให้ได้มากที่สุด คุณสามารถจัดสรรเวลาสำหรับการระดมความคิดหรือถามตอบในตอนท้ายการประชุมได้ พยายามส่งเสริมให้ทุกคนพูดและมีส่วนร่วม ไม่ใช่แค่ผู้มีบทบาทสำคัญเท่านั้น

ใช้ภาษาที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเข้าใจ

บางครั้งเราถือเอาว่าลูกค้าของเราเข้าใจรายละเอียดเชิงเทคนิคในสิ่งที่เราทำ แม้ว่าพวกเขาจะมีความรู้เกี่ยวกับอุตสาหกรรมของตนเอง แต่พวกเขาอาจไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญในผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ แต่คุณเป็น

พยายามลบล้างศัพท์เทคนิคที่น่าสับสนหรือมากเกินไปที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจไม่เข้าใจ และเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับพวกเขาแทน

เคล็ดลับหลังการประชุม

หลังจากการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณแล้ว สิ่งสำคัญคือการติดตามและตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการดำเนินการทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์ และกำหนดตารางการประชุมครั้งต่อไปหากจำเป็น

Dropbox ช่วยคุณได้ด้วยการจัดเตรียมที่ส่วนกลางสำหรับจัดเก็บบันทึกการประชุม ลิงก์ไปยังเนื้อหา และรายการบันทึกวิดีโอ คุณยังสามารถใช้คุณสมบัติส่งและติดตามเพื่อส่งเอกสารการประชุมและติดตามว่าใครได้ดูเอกสารเหล่านั้นแล้วบ้าง

หรือหากคุณบันทึกการประชุมของคุณไว้ คุณสามารถแชร์บันทึกการประชุมนี้ได้โดยตรงจากบัญชี Dropbox ของคุณ ซึ่งจะช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง เนื่องจากผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมสามารถตามทันได้ และผู้ที่เข้าร่วมประชุมก็สามารถทบทวนความจำได้

การประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีประสิทธิผลด้วย Dropbox

Dropbox เป็นพันธมิตรที่สมบูรณ์แบบสำหรับการประชุมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น ส่งและติดตาม การวิเคราะห์เอกสาร และการควบคุมการแบ่งปันขั้นสูง Dropbox ช่วยให้การเตรียมตัว การดำเนินการ และการติดตามผลการประชุมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเป็นเรื่องง่าย