การย้ายข้อมูลคืออะไร?

การโอนย้ายข้อมูล คือกระบวนการย้ายข้อมูลจำนวนมากจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง คุณอาจพิจารณาว่าการย้ายไฟล์ในพีซีของคุณไปยังฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกเป็นรูปแบบการโอ้นย้ายข้อมูลที่ง่ายที่สุดรูปแบบหนึ่ง แต่โดยทั่วไปแล้ว การโอนย้ายข้อมูลจะเกิดขึ้นในระดับที่ใหญ่กว่านี้มาก

การโอนย้ายข้อมูลใช้สำหรับอะไร

การโอนย้ายข้อมูลใช้ในกระบวนการอัปเดตเทคโนโลยีทางธุรกิจทั้งเพื่อประสิทธิภาพการทำงานหรือการรักษาความปลอดภัย ทั้งนี้ กฎของมัวร์ระบุว่า ทุกๆ ประมาณสองปี เราจะเห็นการพัฒนาที่สำคัญของเทคโนโลยีในด้านความเร็วและความสามารถ ซึ่งหมายความว่า การเตรียมพร้อมเป็นสิ่งสำคัญเสมอ

การตามเทคโนโลยีให้ทันและทิ้งระบบเดิมของคุณไว้เบื้องหลังเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจสมัยใหม่ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ นอกจากนี้ ยังหมายถึงการรับข้อมูลทั้งหมดของคุณจากระบบหนึ่งและย้ายไปยังอีกระบบหนึ่งด้วย ซึ่งนั่นคือการโอนย้ายข้อมูล

การโอนย้ายข้อมูลมีกี่ประเภท

มีการย้ายข้อมูลหลายประเภท แต่ละประเภทมีแอปพลิเคชันที่แตกต่างกัน:

การย้ายที่เก็บข้อมูล

คือการโอนย้ายข้อมูลจากพื้นที่จัดเก็บข้อมูลรูปแบบหนึ่งไปยังอีกรูปแบบหนึ่ง ตัวอย่างเช่น การแปลงบันทึกกระดาษเป็นดิจิทัลสำหรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์

การโยกย้ายแอพพลิเคชัน

นี่คือเวลาที่คุณเปลี่ยนแอปพลิเคชันใหม่ ตัวอย่างเช่น การย้ายจากโปรแกรมดั้งเดิมของธุรกิจของคุณไปใช้ Xero สำหรับการเงินของคุณ

การโยกย้ายฐานข้อมูล

นี่คือเวลาที่คุณย้ายฐานข้อมูลทั้งหมดของคุณไปยังตำแหน่งใหม่ เช่น การย้ายจากพีซีในสำนักงานของคุณไปเป็นระบบบนคลาวด์ทั้งหมด

การโอนย้ายบนระบบคลาวด์เหมือนกับการโอนย้ายข้อมูลหรือไม่

การย้ายระบบคลาวด์เป็นรูปแบบหนึ่งของการย้ายข้อมูล ซึ่งเกี่ยวข้องกับการย้ายข้อมูลจากเดสก์ท็อปเซิร์ฟเวอร์ไฟล์บนสำนักงานของคุณไปยังคลาวด์ เป็นคำศัพท์ที่ใช้เมื่อคุณย้ายจากคลาวด์หนึ่งไปยังอีกคลาวด์หนึ่ง

ระบบคลาวด์ไม่เหมือนกันสำหรับทุกธุรกิจใช่ไหม

โดยพื้นฐานแล้ว “ระบบคลาวด์” ก็คืออินเทอร์เน็ต แต่วิธีที่คุณเข้าถึงระบบคลาวด์นั้นขึ้นอยู่กับบริการที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น Dropbox แตกต่างจาก Google Drive ทั้งสองต่างก็มีบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ แต่การเข้าถึงบริการหนึ่งได้ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในอีกบริการหนึ่งได้โดยอัตโนมัติ การโอนย้ายบนระบบคลาวด์เป็นการย้ายข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง

คุณจัดทำแผนการโอนย้ายข้อมูลอย่างไร

แผนการเพื่อบรรลุเป้าหมายมีความสำคัญต่อการโอนย้ายข้อมูลที่ประสบความสำเร็จ ถ้าคุณไม่ได้วางแผนล่วงหน้า คุณอาจสูญเสียข้อมูลทั้งหมด หรืออย่างน้อยก็ต้องมีช่วงเวลาการหยุดทำงานเป็นเวลานาน ซึ่งธุรกิจของคุณสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องสูญเสียข้อมูลและไม่ต้องมีช่วงเวลาการหยุดทำงานได้อย่างแน่นอน

ต่อไปนี้เป็นเพียงขั้นตอนที่สำคัญบางขั้นตอนที่ต้องทำก่อนดำเนินการย้ายจริง

เข้าใจคุณภาพข้อมูลของคุณ

ดูสถานะปัจจุบันของข้อมูลว่ามีความละเอียดอ่อนเพียงใด อยู่ในรูปแบบใด การโอนย้ายข้อมูลจะทำให้สถานะของข้อมูลเปลี่ยนไปหรือไม่ การทราบปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่ปัญหาจะเกิดขึ้นจริง ช่วยให้คุณสามารถเผื่อและปรับแผนการโอนย้ายข้อมูลเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายได้

ดำเนินการสำรองข้อมูล

คุณควรมีหนึ่งในการสำรองข้อมูลเหล่านี้ไว้อยู่แล้ว แต่หากไม่มี คุณก็ควรจัดเตรียมให้พร้อม การโอนย้ายข้อมูลเป็นงานใหญ่ และหากทุกอย่างผิดพลาดขึ้นมา คุณจำเป็นต้องรู้ว่าข้อมูลของธุรกิจคุณจะยังปลอดภัยอยู่ที่ไหนสักแห่ง โดยที่คุณสามารถช่วยดำเนินการกู้คืนในกรณีที่เกิดภัยพิบัติได้ ถ้าคุณจำเป็นต้องตั้งค่าคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปเครื่องใหม่ คุณก็สามารถเข้าถึงไฟล์ที่มีอยู่ของคุณทั้งหมดได้เพียงกดปุ่ม

เข้าใจกรอบเวลาของคุณ

การย้ายข้อมูลเป็นภาระผูกพันที่ยิ่งใหญ่ ดังนั้นอย่าคาดหวังว่าจะมาแค่เช้าวันเดียวแล้วทำเสร็จภายในเวลาอาหารกลางวัน โปรดจำไว้ว่าคุณกำลังย้ายข้อมูลธุรกิจทั้งหมดของคุณ และนั่นหมายความว่าทีมทั้งหมดของคุณ รวมถึงผู้ถือผลประโยชน์ของคุณด้วยจะได้รับผลกระทบ คุณอาจต้องเตรียมการและจัดสรรงบประมาณสำหรับระยะเวลาหยุดการทำงานหรืออาจต้องจัดการให้กระบวนการโยกย้ายเสร็จสิ้นในช่วงสุดสัปดาห์ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม อย่ากด “ไป” จนกว่าคุณจะรู้แน่ชัดว่าคุณกำลังจะทำอะไร

เข้าใจพนักงานของคุณ

แล้วใครเป็นผู้ดำเนินการโอนย้ายข้อมูลนี้ล่ะ ทีมไอทีมืออาชีพของคุณ หรือคุณปล่อยให้นักเขียนโค้ดของคุณพยายามดำเนินการเอง การย้ายข้อมูลมีความสำคัญพอๆ กับธุรกรรมการเงินของธุรกิจ หากข้อมูลสูญหายหรือเสียหาย คุณจะต้องเผชิญกับความเสียหายที่ตามมา การใช้เครื่องมือการโอนย้ายข้อมูลที่ดีที่สุดมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณเช่นเดียวกับการใช้เครื่องมือการจัดการที่เหมาะสมหรือกระบวนการที่สำคัญอื่นๆ ดังนั้นคุณจึงควรเลือกอย่างชาญฉลาด โชคดีที่เครื่องมือการโอนย้ายข้อมูลแบบแอด-ออนของ Dropbox Movebot สามารถช่วยให้คำแนะนำระดับผู้เชี่ยวชาญตามที่คุณต้องการได้ รวมทั้งช่วยลดความซับซ้อนของขั้นตอนโดยรวมทั้งหมดสำหรับทีมของคุณได้

กลยุทธ์การโอนย้ายข้อมูลที่ดีที่สุดคืออะไร

พร้อมแล้วหรือยัง? อย่าลืมคำนึงถึงเคล็ดลับเหล่านี้:

ให้สิทธิ์การอนุญาตที่ถูกต้อง

นี่เป็นขั้นตอนที่คุณอาจมองข้ามไป แต่ส่วนแรกสุดของการโอนย้ายข้อมูลใดๆ ควรเป็นการปิดกั้นทุกคนที่ไม่จำเป็นต้องมีส่วนเกี่ยวข้อง และให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง นี่เป็นการย้ายหัวใจสำคัญของธุรกิจ ดังนั้น คุณไม่ต้องการให้ใครทำสิ่งที่ผิดพลาด ในทำนองเดียวกัน คุณไม่ต้องการเป็นกังวลเกี่ยวกับการเข้าถึงในระหว่างช่วงเวลาวิกฤต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้บทบาทของตนเองและมีเครื่องมือที่ตนจำเป็น

ให้แน่ใจว่ามีคนกำลังตรวจสอบอยู่

การโยกย้ายข้อมูลที่ทำอย่างถูกต้องควรเป็นกระบวนการที่ราบรื่น แต่ไม่ควรสรุปว่าเป็นเช่นนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีคนคอยจัดการกับปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้น แม้ว่าคุณจะใช้ซอฟต์แวร์หรือบริการเฉพาะทางก็ตาม ก็ยังคงต้องเฝ้าระวังอยู่เสมอ

ทดสอบระบบของคุณ

อย่าโทรกลับมาหาทุกคนอีกครั้งในวินาทีที่การโยกย้ายของคุณเสร็จสิ้น คุณจะต้องทดสอบและควรคำนึงถึงสิ่งนี้เมื่อคำนวณระยะเวลาหยุดทำงาน คุณอาจต้องการนำเจ้าหน้าที่บางส่วนเข้ามาเพื่อช่วยพิจารณาว่าการย้ายถิ่นฐานของคุณมีผลกระทบต่อภารกิจประจำวันของพวกเขาหรือไม่ หากคุณพบปัญหาอาจต้องใช้เวลาสองสามวันในการแก้ไข

ดำเนินการบำรุงรักษาและสำรองข้อมูล

ปัญหาบางอย่างอาจไม่ปรากฏทันที ดังนั้นการมีข้อมูลสำรองจึงเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณแน่ใจว่าการโยกย้ายข้อมูลสำเร็จโดยสมบูรณ์และปัญหาทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้ว ให้ปรับปรุงข้อมูลสำรองของคุณเป็นรูปแบบไฟล์ปัจจุบันเพื่อให้พร้อมเมื่อถึงวันโยกย้ายข้อมูลครั้งต่อไป

การเตรียมตัวเป็นสิ่งสำคัญ

การโอนย้ายข้อมูลอาจเป็นงานด้านไอทีที่ใหญ่ที่สุดที่ธุรกิจของคุณต้องเผชิญ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณดำเนินการอย่างถูกต้อง เตรียมพร้อมทั้งตัวเองและธุรกิจของคุณโดยใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับงานนี้ โปรแกรมแอด-ออนการโอนย้ายข้อมูลของ Dropbox เป็นโซลูชันที่เหมาะสำหรับการโอนย้ายข้อมูลที่ง่ายดายและเป็นมืออาชีพ การช่วยให้คุณจัดการสิทธิ์และการเข้าถึง การวิเคราะห์ที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณทำทุกขั้นตอนได้อย่างรวดเร็ว และมีพนักงานคอยให้ความช่วยเหลืออยู่เสมอ

ธุรกิจของคุณอาจมาถึงจุดที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงการโอนย้ายข้อมูลได้ แต่ถ้าคุณเตรียมตัวอย่างถูกต้อง คุณจะสามารถหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูลได้อย่างแน่นอน