У звіті про стан директорів з інформаційних технологій за 2018 рік компанія International Data Corporation підрахувала, що витрати на цифрову трансформацію перевищать 2 трильйони доларів у 2019 році. Крім того, до 40 відсотків усіх витрат на бізнес-технології буде спрямовано безпосередньо на цифрову трансформацію.
Неефективна та зайва робота з паперовими документами досі сильно обтяжує персонал. Електронні підписи переконливо демонструють вплив цифрової трансформації на критично важливі для бізнесу процеси, зокрема з точки зору рентабельності.
Питання полягає не в тому, чи слід організації впровадити рішення щодо електронних підписів для покращення обслуговування клієнтів, ефективності та безпеки, а в тому, який варіант інтеграції електронних підписів у робочі процеси підходить для організації, готової до трансформації?
Варіанти впровадження електронних підписів
Хоча нас тішить те, що з'явилося стільки багато рішень щодо електронних підписів, але вам може бути важко обрати варіант, який підходить саме вам, якщо ви тільки починаєте працювати з ними!
У команді Dropbox Sign працює багато фахівців з електронних підписів, але ми знаємо, що не всі вміють працювати з ними. Ось чому ми створили цю статтю для початківців, у якій пояснюється, як упровадити електронні підписи в робочі процеси з урахуванням потреб і вимог вашої організації. Кожного, хто дочитає цю статтю до кінця, чекає приємний бонус — кілька чудових порад щодо того, як максимально безболісно запровадити електронні підписи у своїй компанії.
1. Використовуйте програму для мобільних пристроїв або вебпрограму для електронних підписів
Готова програма для мобільних пристроїв або вебпрограма, призначена для роботи з електронними підписами, — чудовий варіант для організацій, які не мають особливих потреб в електронних підписах і не планують підписувати силу‑силенну документів. Програми для електронних підписів ідеально підходять для документації, що потребує підпису однієї сторони, як‑от договорів купівлі‑продажу, форм для обліку кадрів тощо.
Програма для електронних підписів не вирізняється глибокою інтеграцією у ваші робочі процеси чи стек технологій, тому ваші співробітники зможуть запускати її відразу після відповідного навчання. Для використання цього рішення не потрібні жодні ІТ‑ресурси чи ресурси для розробки. Крім того, ви матимете можливість налаштувати робочий процес, щоб додати свій фірмовий стиль або інтегрувати наявні процеси.
Ми створили наш додаток Dropbox Sign (раніше HelloSign) для команд, які бояться мати справу з кодом і хочуть мати просте й швидке рішення для електронного підпису. Але те, що Dropbox Sign простий у налаштуванні та приємний у використанні, не означає, що йому бракує потужності.
За допомогою інструментів керування командою бізнес‑класу адміністратори можуть легко додавати та вилучати учасників і оновлювати склад команд. Ви можете підписувати документи, а також запитувати підписи від 20 різних осіб і стежити за процесом обробки документів. Ви навіть можете створювати власні шаблони, щоб заощадити час і не дратуватися через необхідність постійно підписувати схожі документи!
А для організацій, які хочуть додати понад десять користувачів, ми також пропонуємо Dropbox Sign Premium — безпечну та масштабовану платформу для роботи з електронними підписами з можливістю розширення.
2. Вбудовуйте електронні підписи за допомогою API
Ми рекомендуємо використовувати API для створення електронних підписів, щоб безперешкодно вбудувати електронні підписи у свій робочий процес, вебсайт або програму. API для електронних підписів підвищують ефективність роботи, допомагаючи компаніям створювати згенеровані системою процеси для складних документів, як‑от кредитних заявок, страхових претензій, іпотек, заявок на створення обліковок тощо.
API для створення електронних підписів ідеально підходять для організацій зі складними, унікальними робочими процесами, які виконують транзакції середнього та високого обсягу. Як правило, вони підтримують розширене налаштування робочого процесу, щоб ви могли адаптувати й тісно інтегрувати їхні функції навіть із найбільш унікальними процесами. Цей рівень налаштування поширюється на фірмовий стиль і потік користувачів, тобто ви можете стимулювати співробітників упроваджувати це рішення, а також підвищити довіру клієнтів!
Хоча API для створення електронних підписів не є рішенням типу «Plug and Play», як його вебаналог, надійний постачальник має забезпечити наявність пакетів SDK і зрозумілої документації та гарантувати підтримку розробників, щоб вони могли провести інтеграцію без жодних проблем.
Як компанія, що орієнтується на API, наш пріоритет — забезпечити простоту впровадження Dropbox Sign API, відсутність проблем у його роботі, наявність багатьох функцій і можливість повного налаштування. Ми хочемо, щоб наші клієнти не лише використовували цей API, але й насолоджувалися всіма його чудовими перевагами: легким і швидким налаштуванням, простотою в обслуговуванні, надзвичайно ефективними функціями безпеки та роботи з юридичними документами і не тільки.
Не певні, що вам більше підходить: програма чи API? Уже сьогодні зверніться до досвідченої команди Dropbox Sign, яка добре обізнана в технологіях, щоб дізнатися, які з наших потужних систем для роботи з електронними підписами найкраще підходять для вашої компанії.
3. Додайте інтеграцію з електронними підписами та розширення до своїх поточних програм
Завдяки інтеграції з електронними підписами та відповідним розширенням ви можете ефективніше вести бізнес, переносячи інформацію між службами й автоматизуючи дії, навіть не виходячи з програми, у якій ви працюєте. Подивіться, наскільки легко зробити це з Dropbox:
За допомогою розширення електронного підпису ви можете розширити функціональність бізнес-систем, які ваші співробітники вже використовують. Коли їх впроваджують у ваші робочі процеси, орієнтовані на користувачів, вони можуть допомогти клієнтам виконувати завдання швидше, що ми всі можемо оцінити!
Нам подобається створювати інтеграції та розширення, які максимально спрощують вхід у будь‑який інструмент, яким ви користуєтеся. Перегляньте наш повний список інтеграцій тут.
Як розгорнути рішення щодо електронних підписів
Яке рішення ви б не обрали для розгортання, під час упровадження будь‑якої ініціативи виникають першочергові проблеми.
Якщо під час переходу з'являються труднощі, не відмовляйтеся від інвестицій в електронні підписи: виконайте ці кроки, щоб налаштувати свою систему для роботи з електронними підписами в довготерміновій перспективі.
Вибір правильного партнера
Упровадження електронних підписів у робочий процес — непросте завдання. Як ви хочете пройти весь шлях: залучити постачальника послуг, чия підтримка клієнтів обмежується сторінкою запитань і відповідей, або звернутися до фахового партнера, який робив це раніше та підтримуватиме вас на кожному кроці?
Шукайте партнера, який передбачить ваші потреби та буде готовий допомогти вам розробити унікальну дорожню карту, щоб забезпечити успішне впровадження електронного підпису зараз і в майбутньому.
Створення власного унікального робочого процесу
Програмне забезпечення для роботи з електронними підписами є потужним. Яке б рішення ви не обрали, воно міститиме низку нових опцій і можливостей, яких у вас не було раніше. Приділіть трохи часу, щоб дізнатися про всі ці функції та погратися з ними для покращення ефективності й продуктивності у своїй організації.
Практика — основний чинник успіху
Якщо вам подобається новий робочий процес використання електронних підписів, час його перевірити. Ваше програмне забезпечення для роботи з електронними підписами має не лише бути простим у використанні для клієнтів, але й заощаджувати час для співробітників вашої організації, які з ним взаємодіють, із дотриманням вимог щодо безпеки й законності.
Контроль якості особливо важливий, якщо ви вирішили глибоко інтегрувати своє рішення щодо електронних підписів у конфігурацію своєї ІТ‑системи. Звісно, ви можете внести зміни в майбутньому, але кілька пробних запусків нового рішення щодо електронних підписів — чудовий спосіб переконатися, що програма працює правильно та буде швидко впроваджена.
Правильне та спрощене розгортання рішення щодо електронних підписів за допомогою Dropbox Sign
Незалежно від того, що вам потрібно, — простота програми, можливості налаштування, які забезпечує API, або швидке підвищення продуктивності за допомогою інтеграцій і розширень — вибір правильного методу розгортання електронних підписів є важливим рішенням, яке має прийняти керівник кожної компанії на шляху до цифрової трансформації.
Із Dropbox Sign ви зможете вибрати один із варіантів розгортання, кожен із яких гарантує найкращий захист, дотримання вимог і простоту використання, якими славиться наша компанія.
І якщо ваші вимоги до рішення, яке ви виберете сьогодні, зміняться через кілька років, це не проблема! Наші рішення вирізняються можливістю розширення, а фахівці нашої команди легко адаптуються до будь‑яких змін. Зареєструйтеся для отримання безкоштовної ознайомлювальної версії вже сьогодні та переконайтеся самі: якщо ви не можете знайти потрібний варіант, ми розробимо його для вас.
