Коли ви фрилансер, ви звикли бути майстром на всі руки. Ви не просто творчий геній, який стоїть за вашою роботою; ви також бухгалтер, маркетолог і представник служби підтримки клієнтів. І одне з найважливіших завдань, які ви маєте, — це надсилання рахунків своїм клієнтам.
Але як це найкраще зробити? У цій статті ми надамо деякі рекомендації щодо того, коли і як слід надсилати клієнту професійний рахунок-фактуру, зокрема інструменти для оптимізації процесу та поради щодо подальшого контролю неоплачених рахунків-фактур.
Коли я повинен надіслати свій рахунок-фактуру?
Є кілька різних варіантів мислення щодо того, коли надсилати рахунок клієнту. Деякі фрілансери вважають за краще надсилати рахунки-фактури до початку роботи, а інші чекають, поки робота буде завершена. Кожен варіант має свої переваги:
До: Ідеально підходить для замовлень або разових проектів, у яких вам потрібно придбати додаткові матеріали для завершення роботи, або для довгострокових проектів, у яких робота виконується частинами. Ви також можете попросити про часткову передоплату, якщо у вас обмежений грошовий потік або якщо у відповідного клієнта є історія пропущених термінів платежу та прострочених платежів.
Після: Більшість фрілансерів виставляють рахунки своїм клієнтам одразу після виконання замовлення або проекту. Або ж ви можете дозволити клієнту пройти кілька днів між здачею проекту та надсиланням рахунку, щоб переконатися, що він задоволений. Для постійних контрактів може бути простіше надсилати рахунки-фактури щомісяця. Це означає, що ви отримуєте стабільні та передбачувані платежі, а також спрощує для вашого клієнта виставлення та обробку рахунків-фактур.
Зрештою, найкращий час для надсилання рахунку-фактури залежить від трьох основних факторів
- Тип продукту або послуги, які ви пропонуєте.
- Ваші умови оплати та фінансові вимоги чи ситуація.
- Ваші відносини з клієнтом.
Різні способи надсилання рахунків-фактур
Як тільки Ви вирішите, коли надсилати рахунок-фактуру, Вам потрібно вибрати спосіб його надсилання. Існує кілька різних варіантів, кожен зі своїми плюсами та мінусами.
1. У пошті
В епоху електронної пошти та онлайн-рахунків надсилання рахунків поштою може здатися пережитком минулого. Однак у деяких випадках це може бути найкращим варіантом. Наприклад, якщо ваш клієнт не використовує електронну пошту чи онлайн-рахунки, або якщо ви віддаєте перевагу безпеці надсилання фізичного документа, тоді надсилання рахунку-фактури поштою може бути правильним шляхом.
Важливо пам’ятати, що надсилання рахунків-фактур поштою може бути повільнішим, менш безпечним та дорожчим, ніж онлайн-виставлення рахунків та способи оплати. Крім того, цей процес більш вразливий до помилок — люди та компанії часто переїжджають з одного приміщення на інше, і ви не завжди можете гарантувати, що у вас найактуальніша контактна інформація (або що ви правильно написали її на конверті!).
2. Електронною поштою
Електронна пошта є найпоширенішим способом надсилання рахунків фрілансерами. Це швидко, легко та зручно, і ви можете легко відстежувати, коли ваш рахунок-фактуру відкривали та переглядали.
Щоб надіслати електронний лист із рахунком-фактурою, просто завантажте файл рахунку-фактури як вкладення, напишіть відповідну тему листа та надішліть електронний лист своєму клієнту. Ви також можете додати коротке повідомлення в тіло електронного листа, наприклад: «Будь ласка, додаю мій рахунок-фактуру за ваш нещодавній проект».
3. Через ваше хмарне сховище
Якщо ви використовуєте таке програмне забезпечення, як Dropbox для керування рахунками-фактурами, ви можете надсилати рахунки-фактури безпосередньо зі своєї обліковки за допомогою лише посилання. Це може бути зручним варіантом, оскільки він дозволяє створювати, керувати та надсилати рахунки-фактури з одного місця.
Як надсилати рахунки-фактури за допомогою Dropbox
За допомогою Dropbox ви можете передати свій шаблон рахунка-фактури до своєї обліковки та перетворити його на багаторазовий, редагований PDF-файл, яким можна поділитися безпосередньо з Dropbox, або за допомогою простого посилання.
Щойно ваші рахунки будуть готові до надсилання, спробуйте скористатися спеціальним інструментом обміну документами, як‑от Dropbox DocSend, щоб отримати уявлення про те, як клієнти взаємодіють із вашими рахунками після того, як ними поділилися. Це може бути особливо корисним, якщо ви хочете переконатися, що ваші клієнти отримали та переглянули ваші рахунки.
Ви також можете встановити унікальні параметри спільного доступу для кожного одержувача, відстежувати дії, які виконуються з вашим вмістом, і аналізувати тенденції перегляду ваших спільних файлів на одній центральній інформаційній панелі.
Поради щодо контролю за рахунками-фактурами
Якщо ви не отримаєте оплату за рахунком-фактурою в узгоджені терміни, вам, можливо, доведеться зв’язатися з клієнтом.
Ось кілька порад щодо подальшого розгляду неоплачених рахунків-фактур:
- Почніть із телефонного дзвінка, щоб перевірити, чи надіслали ви свій рахунок-фактуру потрібній особі чи відділу
- Надішліть нагадування електронною поштою в день сплати платежу, якщо він не був оплачений
- Якщо це не допомогло, спробуйте альтернативний спосіб, наприклад, відправте листа поштою
- Будьте твердими, але ввічливими у своєму спілкуванні та чітко вказуйте наслідки несвоєчасної оплати, як-от несвоєчасна оплата або припинення надання послуг у майбутньому
- Зберігайте записи про всі ваші спроби відстеження та відповіді, які ви отримуєте, якщо вам знадобиться загострити ситуацію
- Подумайте про те, щоб запропонувати альтернативні варіанти оплати, наприклад план оплати, щоб полегшити вашому клієнту здійснення оплати
- Якщо всі спроби виявилися невдалими, зверніться за юридичною консультацією або скористайтеся послугами колекторського агентства, щоб стягнути платіж
Пам’ятайте, що завжди потрібно залишатися професіоналом та вирішувати ситуацію чесно, оскільки підтримка добрих стосунків з клієнтами має вирішальне значення для успіху вашого бізнесу.
Оптимізуйте кожен крок процесу виставлення рахунків-фактур
Dropbox може допомогти вам оптимізувати весь процес виставлення рахунків, від створення та налаштування рахунків до їх надсилання клієнтам та відстеження їхнього прогресу.
Легко конвертуйте рахунки у форматі PDF у редаговані шаблони, які можна налаштувати перед надсиланням клієнту.
Використовуючи Dropbox, ви можете заощадити час і зусилля на завданнях виставлення рахунків, щоб зосередитися на тому, що ви робите найкраще: створенні чудової роботи для своїх клієнтів.
