Ми знали, що нам потрібно продовжувати створювати змістовні зв'язки між командами, поки ми переходили до Virtual First.
Ми знали, що це означає можливість спонтанних контактів, як-от розмови про плани на вихідні біля кулера з водою. Але робота переважно віртуально означає, що розмови не завжди зароджуються природно, тому ми починаємо багато експериментувати.
Ми виявили, що ви можете відтворити ці моменти охолодження водою, включивши структуровані заходи, такі як творчі «криголамки», до своїх віртуальних зустрічей.
І це працює. Близько 88% користувачів Dropbox кажуть, що вони успішно працюють у Virtual First, і ми бачимо зміцнення командних зв'язків.
Уявні «криголамки» — це не просто спосіб заповнити час. Вони є способом зруйнувати бар'єри та спонукати людей говорити як про робочі виклики, так і про особисті інтереси.
Що таке «лід» і чому його потрібно розтопити?
Перш ніж ви розглянете свій план дій, чи відчуваєте ви якесь певне відчуття в повітрі? Чи зустрічаються спроби розмови з байдужими посмішками та однослівними відповідями? У вас складається враження, що всі мовчки відраховують секунди до початку зустрічі?
Це ж лід. І чим вона товстіша, тим більше тут незручностей.
Часто лід вважають симптомом потреби краще пізнати одне одного. І в багатьох сенсах це правда.
Є ще один шар, який утримує лід твердим. Він базується на ідеї соціолога Ервінга Гоффмана про те, що взаємодія подібна до вистави — ми завжди усвідомлюємо, як нас бачать інші.
Через Zoom ми постійно стикаємося з дзеркалом, бачачи себе на камеру. Ми оцінюємо власну діяльність — не лише те, що ми говоримо, а й наші вирази обличчя, тон і те, як ми справляємо враження на інших, — через що наші взаємодії здаються дивними.
Щоб допомогти вашій команді досягти стану, де відчуття безпеки, пов’язаного з собою, вам потрібно підігрівати цей лід, зустріч за зустріччю, доки він повністю не розтане.
Найкращий спосіб зробити це — використовувати методи «розриву криги», які заохочують рівномірний розподіл черги в розмовах і допомагають вашій команді розкритися, не боячись осуду.
Як «криголам» забезпечує право голосу кожного віддаленого члена команди
У Dropbox один із наших ключових принципів — забезпечити рівні умови для всіх. Це переконання формує все, що ми робимо, і саме тому ми вирішили перейти на віртуальний підхід замість гібридного.
Ми хочемо, щоб кожен відчував, що має право голосу в нашій організації. Якщо наші співробітники почуваються достатньо безпечно та захищено, щоб показати себе якнайкраще, поділитися своїми чесними думками та вільно сміятися з командою, тоді ми знаємо, що робимо щось правильно.
Наші криголамники відіграють у цьому велику роль.
Переваги використання цього типу криголамів у віддалених умовах:
- Заохочує активну участь усіх членів команди, а не лише менеджерів чи керівників груп
- Допомагає кожному члену команди відчувати себе важливою частиною команди та цінувати його унікальний внесок
- Створює безпечний простір для співробітників, щоб вони могли висловити свою думку
Один із способів, який ми використовували для покращення атмосфери з морозу на тепло, – це попросити нашу команду заповнити шаблон «Працюємо зі мною» за допомогою Dropbox Paper.
Це як шпаргалка для працівників, щоб вони розповіли нам про свої особистості, робочі вподобання, цінності та унікальні риси.
Ми надсилаємо шаблон кожному співробітнику та заохочуємо їх бути якомога чеснішими у своїх відповідях. Ми розробили робочий аркуш, щоб допомогти нам дізнатися про унікальні вподобання та риси одне одного, а також про деталі, пов’язані з роботою, наприклад, які види діяльності заряджають їх енергією та який робочий час вони віддають перевагу.
Маючи ці дані, ми можемо враховувати те, що нам відомо про учасників, під час вибору найкращого заходу для кожної зустрічі.
Наприклад, оскільки ми знаємо, що наш колега цінує відкрите та чесне спілкування, ми розуміємо, що він може оцінити знання того, яким буде питання для розв'язання проблеми, заздалегідь, щоб почуватися більш підготовленим та комфортно, навіть якщо це лише питання для розв'язання проблеми.
Цікаві запитання для розмови, щоб налаштувати співробітників на розмову
Свіжий, веселий та фантастичний. Це три слова, які ми б використали, щоб описати ідеальне запитання для розв'язання проблеми.
Наприклад, ми можемо розпочати наші щотижневі зустрічі із запитання з нашого ритуалу згуртування команди, наприклад: «Яка у вас зараз внутрішня погода (сонячно, гроза, хмарно, мряка)?» Або ж ми можемо задати щось більш відверте, наприклад: «Що б ви зробили насамперед, якби прокинулися роботом?»
Секрет полягає в тому, щоб ставити запитання, які змусять вашу команду зупинитися, задуматися та з нетерпінням чекати на відповіді своїх товаришів по команді, а не зациклюватися на гортанні Slack.
Ось список деяких наших улюблених питань для розв'язання проблеми.
Перевірка питань для роздумів на щотижневих зустрічах команди
1. Одним словом чи одним кольором: Як ви себе почуваєте?
2. Якби ваш настрій зараз був настроєм тварини, яким би він був? Чому?
3. Яка ваша найкраща стратегія боротьби зі стресом?
4. Яка пісня найкраще описує ваш сьогоднішній настрій, і який конкретний текст зараз вам найбільше подобається?
5. Якби вам довелося написати яскравий заголовок про те, що ви відчували на початку цієї зустрічі, яким би він був?
Креативні запитання для роздумів, які змусять вашу команду мислити нестандартно
6. Якби ви могли їсти лише один колір їжі до кінця свого життя, якого б кольору це було? Чому?
7. Який був би найкращий варіант за весь час, коли можна купити один товар і отримати один безкоштовний розпродаж?
8. На що люди покладаються зараз, чого, на вашу думку, не буде в майбутньому?
9. Якби вам довелося обмінятися життями з будь-якою історичною особистістю на тиждень, кого б ви обрали і що б ви зробили?
10. Ви б воліли мати можливість розмовляти з усіма видами тварин (як наземними, так і морськими) чи дихати під водою?
Цікаві поради, які допоможуть вам налагодити особистий зв'язок
11. Що б ви зробили перше, якби прокинулися та виявили, що ви невидимі?
12. Ви б воліли мати можливість стрибати крізь час або телепортуватися до будь-якої точки світу? Чому?
13. Якби вам довелося вибирати між зомбі та вампірами, які захоплюють світ, що б ви обрали? Чому?
14. Якби ви могли запитати своє майбутнє «я» одне, що б це було?
15. Як виглядає ваш ідеальний вечір п'ятниці?
Прості питання для великих зустрічей
16. Якби ви могли бути зараз будь-де у світі, де б ви обрали. Чому?
17. Якби вам довелося замінити пальці предметом побуту, що б це було? Чому?
18. Якби ви були актором/актрисою, ви б воліли зіграти роль супергероя чи суперлиходія?
19. Якщо спекотний сонячний день, що б ви обрали: сидіти в приміщенні з кондиціонером і працювати, чи бути надворі в тіні?
20. Якби ви могли створити своє ідеальне робоче місце, як би воно виглядало і де б воно знаходилося?
Питання для роздумів про кризу для щотижневих зустрічей команди
21. Яку найкращу пораду ви отримали від колеги?
22. Коли ви звернулися по допомогу, і це мало суттєве значення?
23. Чи можете ви розповісти один випадок протягом тижня, коли щось вийшло краще, ніж ви очікували?
24. Якби ви писали резюме, вказуючи лише навички, які «непотрібні» поза роботою, яку б одну навички ви додали?
25. Якою була ваша мрія про роботу в дитинстві? Як це порівнюється з тим, що ви робите зараз?
Отже, для вашої наступної зустрічі спробуйте ось що: виберіть одне або два з наведених вище питань для розв'язання проблеми. Перш ніж почати, пройдіться по віртуальній кімнаті або залиште запитання у груповому чаті конференції та дайте всім дві хвилини, щоб поділитися своїми відповідями.
Хочете чогось трохи іншого? Замість того, щоб ставити запитання для розминки, ми іноді граємо в веселі, захопливі ігри чи заходи для розминки.
Віртуальні ігри та активності на льодолам
Немає нічого гіршого, ніж швидкий розрив стосунків, який перетворюється на марафонську гру в "Монополію".
Ви хочете вибрати ігри для роздумів, які акуратно вписуються в перші п'ять хвилин порядку денного вашої зустрічі, не відволікаючи від її головної мети.
Ось декілька наших найулюбленіших.
26. Давай, дзен
Мозок вашої команди не перестає раптово працювати лише тому, що вони увійшли в систему для зустрічі. Їм доводиться мати справу з думками про виконану роботу, роботу, яку їм ще потрібно виконати, електронні листи, які вони ще не перевірили, повідомлення, які вони ще мають надіслати, та Slack, що пінґує у фоновому режимі.
Це виснажує.
Тож допоможіть своїй команді виділити хвилинку для присутності на зустрічі, організувавши короткий груповий сеанс медитації. Заохочуйте свою команду відпустити відволікаючі фактори, перевести сповіщення на беззвучний режим та відчути хвилину чистого дзену.
Розпочніть свою зустріч, виконавши для своєї команди просту дихальну вправу «на ящику»:
- Глибоко вдихніть через ніс протягом чотирьох секунд.
- Затримайте дихання на чотири секунди.
- Видихайте протягом чотирьох секунд.
- Знову затримайте дихання на чотири секунди.
- Повторіть чотири рази.
Або просто попросіть свою команду зробити один довгий, глибокий вдих, а на видиху відпустити стрес і зосередитися на теперішньому моменті.
Деяким колегам може бути незручно ділитися своїм часом у дзен з командою, тому переконайтеся, що ви дали кожному можливість вимкнути мікрофон і камеру.
Щоб усі почувалися комфортніше, ми хочемо заздалегідь надсилати нашій команді повідомлення через Slack або електронною поштою, щоб вони попередили, чого очікувати та як підготуватися. Якщо ви хочете зробити те саме, ви можете скопіювати та вставити цей шаблон і використати його для наступної зустрічі:
«Привіт, команда! На наступній зустрічі ми одразу ж почнемо з короткої 60-секундної медитації. Як тільки всі візьмуться за роботу, ми розпочнемо медитацію, а потім продовжимо виконувати наші дії. Якщо вам незручно вмикати мікрофон чи камеру, це абсолютно нормально! Просто вимкніть мікрофон, а потім знову зателефонуйте, коли 60 секунд закінчаться (не хвилюйтеся, ми повідомимо вам, коли). Дякуємо всім, з нетерпінням чекаємо на вас о [вставити час]».
27. Несуттєві предмети першої необхідності
Будемо відвертими. У всіх нас, хто працює за столом, є той один «необов’язковий» предмет у робочому просторі, від якого ми просто не можемо відмовитися. Вони дають нам комфорт і зберігають здоровий глузд. Тож нехай ваша команда поділиться з усіма тією річчю, без якої вони не можуть жити.
Попросіть їх показати це на екрані, якщо їм зручно. Наприклад, це може бути затишна ковдра, міні-холодильник із різними ласощами або кавова кружка із зображенням мордочки їхнього собаки.
Подивіться, скільки людей користуються однаковими необов'язковими речами першої необхідності, і заохочуйте їх обговорити, чому вони вважають це обов'язковим.
Заохочуйте свою команду ділитися своїми думками та спілкуватися в асинхронному чаті після зустрічі. Наприклад, двоє працівників погодилися, що робота зі своїми собаками є не обов'язковою, але важливою частиною їхнього робочого середовища.
Після цієї розмови один із них зв'язався з ними, щоб продовжити розмову. Це не лише допомогло їм згуртуватися через спільні інтереси, але й полегшило їм спілкування поза межами офіційних зустрічей.
Коли ми розмовляли з психологом та сертифікованим експертом з дружби доктором Марісою Франко в нашому подкасті Remotely Curious про дружбу, вона пояснила, що є два складові, які сприяють дружбі: «постійні, незаплановані взаємодії та спільна вразливість».
Подкаст Remotely Curious:Слухайте 3-йепізод: Дружба
Отже, використання ігор-розминки, які перетворюються на невимушені розмови, може справді зміцнити зв’язки в команді та зробити робочу атмосферу більш розслабленою та сприятливою для співпраці. Вони також можуть прокласти шлях до перетворення професійних стосунків на дружні.
28. Все залежить від результату
У Dropbox ми любимо створювати зв'язки за допомогою історій та гри. Тож ми створили те, що, на нашу думку, є найкращим, що сталося з корпоративними іграми за останні часи:Карти Таро «Корпоративний зв’язок».
Ось як це працює. Як і в розкладі Таро, ви отримуєте чотири карти:
- Енергетична карта: Ці карти зосереджені на рівнях енергії. Наприклад, вони можуть попросити когось поміркувати про моменти, коли вони перебували у творчому потоці або використовували емпатію, щоб зв’язатися зі своїми товаришами по команді.
- Картка емоцій: ці картки призначені для дослідження ставлення людини до своєї роботи та пов'язаних з нею тем. Наприклад, вони можуть передбачати відчуття застрягання або одержимість контролем.
- Картка стосунків: Ці картки містять цільові питання про стосунки людини з командою та особистий стиль спілкування. Наприклад, картка може виявити брак комунікації та спонукати до обговорення того, як її вирішити.
- Картка подорожі: Ці картки заглиблюються в трудовий шлях людини, торкаючись різних тем, таких як втрата мотивації або зростання мотивації.
Крім того, є підстановлювальний знак, який учасники можуть використовувати, якщо не хочуть відповідати на запитання або почуваються некомфортно.
Мета гри полягає в тому, щоб використовувати карти, щоб отримати уявлення про майбутнє людини на основі розданих карт. Ви починаєте з опису чотирьох ситуацій, подібних до цієї:
Першою йде людина, яка найдовше працює з вашою командою.
Вони вибирають чотири випадкові картки та кладуть кожну під кожну картку з ситуацією.
Перша карта описує вашу поточну ситуацію, друга представляє потенційні виклики, третя окреслює можливості розвитку, пов'язані з роботою, а остання відображає динаміку вашої команди.
Людина, яка витягнула карти, потім інтерпретує значення кожної карти в контексті своєї робочої ситуації. Наприклад, якщо вони витягують картку стосунків, на якій написано: «Ця картка вказує на те, що ви відчуваєте страх втратити щось більше задоволення?» Краща можливість працевлаштування? Крутий проєкт? «Більше грошей?» і вони відносять це до категорії «поточна ситуація», вони можуть поміркувати про те, що вони відчувають, ніби втрачають нові можливості, не досліджуючи різні ролі чи не беручи участі в більш захопливих проектах.
Що нам подобається в цій грі, так це те, що вона спирається на перспективу, а перспектива — це все.
Це формує наше ставлення до ситуації та нашу роль в організації чи груповій динаміці, і це може багато розповісти вам про вашу команду та про те, як вони бачать себе у вашій організації.
Ми грали в цю гру на багатьох зустрічах, але рекомендуємо використовувати її з двома-чотирма людьми, щоб вона не затягнулася надто довго. Перш ніж почати, переконайтеся, що всі знають, що це безпечне місце. Жодна з історій, відповідей чи інтерпретацій не залишає групу. Крім того, ніхто не зобов'язаний ділитися тим, що йому незручно.
29. Швидкісний вогонь
Додайте гостроти своїм зустрічам, зігравши в веселу гру із запитаннями та відповідями, яку ми любимо називати «Швидкий вогонь», де ви встановлюєте таймер на одну хвилину та ставите якомога більше запитань.
Ми любимо швидкі запитання, бо вони знімають тиск, який виникає під час спроб придумати ідеальну відповідь чи запитання.
Вони стосуються швидких розмов, неприхованої чесності та натяку на вразливість у безпечному просторі. Усі в рівних умовах, бо ніхто не знає, що чекає на них далі.
Для невеликих груп ми використовуємо наші картки для креативного початку розмови як швидкі запитання, і пропонуємо всім по черзі сісти на гаряче місце.
Перед початком зустрічі ми переглядаємо картки та складаємо список із п’яти-шести індивідуальних запитань для кожного учасника. Наприклад, минулого тижня ми використали цей метод на зустрічі з чотирма співробітниками.
Якщо у вас запланована невелика зустріч, ви можете використовувати питання як є, або ж адаптувати їх до своїх потреб.
Якщо ви не хочете нікого відволікати або проводити зустріч з більшою групою учасників, запросіть учасників зустрічі взяти участь у Dropbox Paper до її початку.
Потім поясніть групі, що ви показуватимете на екрані по одній картці за раз. Нехай кожен учасник напише свою відповідь на папері у відведеному місці менш ніж за п'ять секунд. Після цього порівняйте, скільки людей отримали однакову відповідь, або обговоріть різноманітність відповідей.
30. Гарні новини з усіх боків
Розпочніть свою зустріч, попросивши кожного члена команди поділитися гарними новинами за тиждень — якими б незначними вони не були — і вони не обов'язково мають бути пов'язані з роботою. Спільне використання цих маленьких перемог допомагає підняти настрій усім та зблизити команду.
Нам подобається додавати підзаголовок до шаблону нотаток до зустрічі й запрошувати учасників додавати свої думки до її початку. Таким чином, якщо хтось увійде раніше, він зможе перейти до нотаток і розпочати розмову на тему зустрічі, замість того, щоб думати, що сказати, чи незручно сидіти.
Крім того, чим більше ви дізнаєтеся про те, що відбувається в житті ваших колег, тим легше вам буде розпочати розмови про речі, які для них важливі. Замість того, щоб просто запитувати: «Як пройшли твої вихідні?», можна заглибитися глибше, поставивши запитання на кшталт: «Як пройшов той фестиваль, якого ти з нетерпінням чекав?» Це допомагає будувати міцніші зв'язки з усіма.
31. Розминка мозку
У кар'єрі кожної людини настає момент, коли гори роботи та стресу починають наздоганяти її, і кожна зустріч здається бродінням крізь багнюку. Це те, що називається «фаза зомбі». Ваше тіло присутнє на зустрічі, але подумки ви не слухаєте жодного слова з того, що хтось говорить.
Щоб воскресити нашу команду з режиму зомбі та повернути їм трохи енергії, ми хотіли б запровадити трохи дружнього змагання за допомогою гри на розминку мозку.
Раніше ми починали все з того, що випадковим чином вибирали літеру, встановлювали таймер на одну-дві хвилини та пропонували всім написати якомога більше слів, що починаються з цієї літери. Коли ми називаємо «час», ми підраховуємо результати, і людина, яка назве найбільше слів, стає переможцем.
Хочете зробити це складніше? Налаштуйте свої виклики.
Наприклад, нещодавно ми зіграли з нашою командою в гру, де дали команді порожній робочий аркуш зі статутом команди, увімкнули 5-хвилинний таймер, а потім попросили їх заповнити якомога більше тексту зі статуту, скільки вони зможуть запам'ятати.
У нас є покрокове керівництво щодо створення статуту команди та копія робочого аркуша вище. Отже, якщо у вас ще немає статуту команди, чому б не перетворити це на командоутворювальну діяльність, а потім знову використати її через місяць-два як спосіб розпочати процес?
32. П та Н
Найкращі заняття для роздумів – це ті, які допомагають нам зняти з нас ті шари, які ми зазвичай ховаємо – безладні, людські частини нас самих. Вони нагадують нам, що ніхто не є надлюдиною, і що кожен член команди має труднощі та стреси. Найголовніше, вони показують нам, що ми підтримуємо одне одного.
Саме для цього чудово підходять Ps та Ns. Ось як це працює: ви просите свою команду оцінити свій настрій від «П» (позитивний) до «Н» (негативний) та оцінити рівень енергії від 1 (летаргічний) до 5 (збуджений).
Ви можете попросити своїх товаришів по команді пояснити, чому вони відчувають певний стан, або просто залишити рейтинг. У будь-якому разі, цей спосіб розпочати зустріч з командою дасть вам гарне уявлення про енергію вашої команди та нагадає всім, що бути справжнім – це нормально — вам не потрібно вдавати з себе ідеального, щоб вписатися в колектив або зробити свій внесок.
33. Я ціную тебе
Дайте своїй команді можливість поширити любов, організувавши короткий «сеанс компліментів», де всі по черзі висловлюють подяку одному зі своїх товаришів по команді або вказують на щось, що вони нещодавно зробили, що вразило їх.
Чудова річ у цьому засобі для розгадування полягає в тому, що ви можете використовувати його в асинхронних чатах, а не лише на зустрічах. Наприклад, ми заохочуємо нашу команду надсилати віртуальну листівку, щоб відзначити когось після того, як він допоміг йому з робочим завданням.
Ці жести можуть здаватися незначними, але вони дають величезне задоволення, створюючи культуру, де відчуття, що тебе помічають, є пріоритетом, а маленькі (але значущі) дії не залишаються непоміченими.
34. Зустрінь мого…
Іноді нам подобається розслабитися за допомогою відкритого підказки, яка дозволяє нашій команді розважитися, інтерпретуючи її по-своєму.
Одна з наших улюблених розваг – це гра «Знайомтесь, мій…». Ми просимо кожного члена команди познайомити нас з чимось новим. Вони можуть піти буквальним шляхом, наприклад, поділитися фотографією свого улюбленця в груповому чаті з підписом: «Знайомтесь, мій собака, Олівер».
Або ж вони можуть проявити креативність і використовувати інструменти, такі як генератор зображень зі штучним інтелектом Midjourney, щоб познайомити нас зі своїм «найкращим другом-інопланетянином з майбутнього».
35. Рулетка з декоративними елементами
У нашому пілотному проекті «Зустрічіта переїзд» ми виявили, що перетворення більш неформальних індивідуальних зустрічей на зустрічі під час прогулянок допомогло підвищити рівень енергії нашої команди, зменшити втому від Zoom та підвищити креативність і зосередженість.
Ви можете легко перетворити свій тренінг «криголом» на «потовидний», провівши короткий тренінг «дескерциз». Існує безліч чудових вправ на десктоп, тож сміливо змішуйте їх щотижня з різними видами діяльності — один тиждень спробуйте силові вправи, а наступного — кардіо.
Наприклад, скопіюйте 4-хвилинне силове тренування за столом, яке ми використовували, коли проводили одну з наших зустрічей для всіх учасників.
Це підтримує свіжість та залучає людей до нових підходів. Щоб переконатися, що всі залишаються залученими та включеними, включіть вправи, які можна виконувати сидячи або стоячи. Таким чином, ніхто не почуватиметься покинутим.
Знайдіть найкращі способи розпочати віртуальні зустрічі
Найкраще в методах «криголамів» те, що існує так багато способів підтримувати свіжість вашого підходу. Хоча просте запитання «Як пройшли вихідні?» може розпочати розмову, ви також можете спробувати креативні ідеї, такі як використання віртуальних карт Таро або участь у заходах для зміцнення значущих зв’язків.
Тепер, коли у вас є кілька ідей для початку, наступним кроком є інтеграція цих командних заходів у вашу командну культуру та регулярні зустрічі.
Щоб знайти інші способи, як Dropbox допомагає командам працювати разом і підвищує продуктивність протягом усього життєвого циклу співробітників, перейдіть на нашу сторінку HR-рішень.
