Зустрічі зацікавлених сторін мають вирішальне значення для успіху проекту. У цьому посібнику ми пояснимо, як підготуватися та провести ефективні зустрічі із зацікавленими сторонами, які принесуть результати.
Наради із зацікавленими сторонами мають важливе значення для дотримання термінів виконання проєктів і узгодженої роботи. Але що ж таке нарада із зацікавленими сторонами, і як її ефективно провести?
У цій статті ми відповімо на ці запитання та надамо вам кілька порад щодо використання Dropbox, щоб зробити ваші зустрічі із зацікавленими сторонами ще продуктивнішими.
Що таке зустріч зацікавлених сторін?
Зустріч зацікавлених сторін – це зібрання всіх важливих людей, залучених до проекту або ділових відносин, – по суті, вас як постачальника продукту чи послуги та ваших клієнтів. Ці зустрічі надають зацікавленим сторонам можливість поділитися своїми враженнями, висловити свої занепокоєння та прийняти рішення щодо проєкту.
Хто повинен бути присутнім на зустрічі зацікавлених сторін, залежить від мети та очікуваного результату зустрічі.
Різні типи зустрічей зацікавлених сторін
Існує кілька різних типів зустрічей зацікавлених сторін, кожен з яких має свою мету та формат. Деякі поширені типи зустрічей зацікавлених сторін включають:
- Стартові зустрічі: ці зустрічі проводяться на початку проекту для визначення мети, завдань та обсягу проекту. Вони також є гарною можливістю познайомити команду проєкту та зацікавлених сторін один з одним.
- Інтерв'ю із зацікавленими сторонами: це індивідуальні зустрічі із зацікавленими сторонами, які допоможуть вам зрозуміти їхнє бачення, цілі, поточні процеси та проблеми.
- Додаткові зустрічі із зацікавленими сторонами: ці зустрічі проводяться протягом усього життєвого циклу проекту для зв’язку із зацікавленими сторонами, інформування їх про хід виконання та отримання їхніх відгуків.
Як підготуватися до зустрічі зацікавлених сторін
Щоб забезпечити продуктивність зустрічі із зацікавленими сторонами, важливо заздалегідь провести певну підготовку. Ось кілька порад, які варто пам’ятати як ведучому зустрічі:
Мати мету
Майте чітку мету зустрічі — чи повідомлятимете ви про її стан? Вам потрібен відгук щодо конкретного результату? У вас є суперечка або розбіжність, яку потрібно вирішити?
Коли ви знаєте, чому вам потрібно зустрітися зі своїми зацікавленими сторонами — і чітко поясните, чому вони повинні зустрітися з вами — стане набагато зрозуміліше, хто має бути присутнім на зустрічі.
Мати порядок денний зустрічі
Підготуйте порядок денний, щоб структурувати нараду та визначити її спрямованість. Можливо, ви захочете надіслати свій порядок денний учасникам наради електронною поштою до початку наради, щоб вони могли підготувати запитання й додаткові пункти для обговорення, а також скористатися функцією «Надіслати та відстежувати» Dropbox, щоб відстежувати користувачів із взаємодіями до початку наради.
Можливо, ви захочете обговорити такі моменти:
- Графік або дорожні карти проекту
- Віхи проекту
- Нещодавні або майбутні результати
- Результати або продуктивність
- Потенційні ризики або проблеми
- Наступні кроки або дії
Надсилайте посилання на відповідні документи та матеріали порядку денного у зручному для доступу форматі за допомогою Dropbox.
Зрозумійте, хто має бути присутнім — і що для них важливо
Запрошення забагато людей на зустріч може призвести до безладу — забагато кухарів, чи не так? Це майже так само погано, як і забагато зустрічей — це створює хаос і забирає дорогоцінний час, який ви могли б витратити на реальну роботу.
Запрошуючи на зустріч лише відповідних зацікавлених сторін, ви можете бути набагато продуктивнішими. Якщо у вашому проєкті задіяно багато зацікавлених сторін, обмежте кількість учасників зустрічі, враховуючи, чому конкретна людина не повинна бути там присутня, а не чому вона повинна.
Проведення менших зустрічей також дозволяє відкрити обговорення індивідуальних пріоритетів зацікавлених сторін та обґрунтування конкретних рішень або розбіжностей. Якщо у вас немає цілого дня, ви не зможете розглянути всі занепокоєння чи запитання на великій зустрічі!
Хто є зацікавленою стороною?
Простіше кажучи, зацікавлена сторона – це особа, яка має особисту зацікавленість у процесі прийняття рішень та діяльності бізнесу чи проекту. Без їхньої підтримки бізнес чи проект не зміг би функціонувати.
Зацікавленою стороною може бути будь-хто з наступних прикладів:
- Директор або заступник директора
- Інвестор
- Головний директор з інформаційних технологій, фінансів або виконавчий директор
- Менеджер проекту
Але в ширшому сенсі, є внутрішні зацікавлені сторони — ваші співробітники, власники та менеджери — і зовнішні зацікавлені сторони. Це ваші клієнти, акціонери, кредитори, уряд, профспілки тощо.
Будьте готові до додаткових питань
Незалежно від того, наскільки ретельно ви готуєтеся, ваші зацікавлені сторони, ймовірно, зададуть вам деякі питання, які ви не врахували у своєму порядку денному. Щоб продемонструвати свій професіоналізм та відданість проєкту, вам слід передбачити та підготуватися до деяких потенційних питань, які можуть виникнути.
Ви не завжди можете це передбачити, але ви точно вразите своїх зацікавлених сторін, якщо у вас під рукою будуть чудові відповіді.
Як провести зустріч із зацікавленими сторонами
Після того, як ви підготувалися до зустрічі зацікавлених сторін, настав час її провести. Ось кілька порад:
Подавайте гарний приклад
Як господар, ви задаєш тон зустрічі. Ви повинні продемонструвати хороший етикет зустрічей та бути зацікавленим. Практикуйте активне слухання та залишайтеся присутніми.
Зосередьтеся
Намагайтеся дотримуватися свого порядку денного та пам’ятайте про додаткові теми/питання, які ви підготували. Продемонструйте, що ви проактивний господар, який заздалегідь передбачає потенційні проблеми, а не реактивний, який не може впоратися з проблемами, яких можна уникнути. Це допоможе зміцнити довіру з вашими зацікавленими сторонами.
Коли ви максимально дотримуєтеся свого порядку денного, ви можете залишити час для мозкового штурму або сесії запитань і відповідей в кінці зустрічі. Намагайтеся заохочувати всіх висловлюватися та брати участь, а не лише ключових гравців.
Використовуйте мову, зрозумілу вашим зацікавленим сторонам
Іноді ми вважаємо само собою зрозумілим, що наші клієнти розуміють технічні деталі нашої роботи. Хоча вони добре знають свою галузь, вони, ймовірно, не є експертами у вашому продукті чи послузі, але ви ними є.
Намагайтеся позбутися будь-якого заплутаного або надто технічного жаргону, який зацікавлені сторони можуть не зрозуміти, і натомість зосередьтеся на тому, що для них найважливіше.
Поради після зустрічі
Після зустрічі із зацікавленими сторонами важливо провести подальшу перевірку та переконатися, що всі пункти плану виконано, а також запланувати наступну зустріч, якщо це необхідно.
Dropbox може допомогти вам у цьому, забезпечивши централізоване місце для зберігання нотаток щодо наради, посилань на вміст і відеозаписів. Ви також можете скористатися функцією Надіслати та відстежувати, щоб розіслати матеріали наради й відстежувати користувачів, які їх переглянули.
Або, якщо ви записали нараду, нею можна поділитися безпосередньо з обліковки Dropbox. Це підвищить рівень залученості зацікавлених сторін, оскільки особи, які не були присутні на нараді, зможуть надолужити пропущене, а учасники наради — освіжити спогади.
Ефективні зустрічі зацікавлених сторін з Dropbox
Dropbox — це ідеальний партнер для нарад із зацікавленими сторонами. Завдяки таким функціям, як Надіслати та відстежувати, аналітиці документів і розширеному керуванню спільним доступом Dropbox спрощує підготовку нарад із зацікавленими сторонами, їх проведення та подальше реагування.
