Керування договорами може вирішити долю бізнесу. Перебої в робочому процесі можуть спричинити юридичні проблеми, спустошити доходи й зашкодити робочим стосункам із партнерами. З іншого боку, коли договорами ефективно керують, ваша організація може уникати суперечок і підтримувати здорові партнерські стосунки. І те, й інше є важливим для зростання.
Розгляньмо, як можна створити та оптимізувати процес керування договорами, який можна масштабувати разом із вашою організацією, а також пов'язані з цим переваги.
Увімкнути автоматичні сповіщення
Жоден учасник команди не хоче відстежувати кожен окремий етап у процесі укладання договору, і далеко не кожен крок у робочому процесі керування договорами потребує людської участі.
Автоматизовану систему можна використовувати для отримання нових запитів на договори, розробки основних юридичних формулювань для нових договорів, а також для оптимізації аудиту, звітності, схвалення та подовження договорів.
Можливість установлювати нагадування всередині платформи й навіть умикати автоматичні нагадування електронною поштою також знімає тягар запам'ятовування з плечей вашої команди (імовірно, дуже завантаженої) і дає їм змогу зосередитися на більш широкій картині досягнення поставлених завдань і бізнес‑цілей.
Додайте можливості електронного підпису
Частина, присвячена підпису, є, мабуть, найважливішою частиною договору. Договір набуває чинності лише після його підписання.
Завдяки електронному підпису як опції ваша команда може забезпечити якомога швидше підписання всіх документів.
Цифрові підписи дають змогу підтверджувати угоди на ходу, водночас забезпечуючи захист та ефективність. Переконайтеся, що вони є частиною вашого стосу керування договорами.
Заощаджуйте час завдяки шаблонам
Жодної необхідності складати кожен окремий договір із нуля. Хоча ви, безумовно, прагнете, щоб кожен договір вважався (і певною мірою був) персоніфікованим для кожного клієнта, невелика стандартизація може відігравати важливу роль. Наявність надійної бібліотеки договорів дасть міцну основу для розробки навіть найскладніших договорів.
За допомогою Dropbox Sign ви можете перетворити свої найчастіше використовувані контракти на шаблони або завантажити деякі поширені форми, такі як угоди про нерозголошення, консалтингові угоди та політики соціальних мереж.
Більше способів підтримувати керування договорами в актуальному стані
Перевірте поточний робочий процес
Спосіб керування договорами для перших кількох клієнтів має (і буде) суттєво змінюватися, тому надайте вашій команді можливість регулярно переглядати процес керування договорами (щоквартально або щорічно). Не бійтеся говорити про ключові перемоги, водночас вирішуючи виклики та ризики, що виникають. Озброївшись цією базовою інформацією, можна розпочати вдосконалення процесу роботи з договорами у своїй організації.
Незалежно від того, чи вашою метою є усунення певних ризиків, чи заощадження коштів, важливо точно знати, чому ви змінюєте свій підхід до керування договорами. Щоб переосмислити, як працює керування договорами у вашій компанії, потрібно знати і «чому», і «як».
Дотримуйтеся однієї системи
Так, кожен клієнт потребує індивідуального підходу. І хоча це може здатися дещо нелогічним, стандартизація процесу керування договорами дає змогу ефективніше підтримувати кожного клієнта.
Наявність системи керування договорами, що зберігає всі ваші договори та взаємодію із зацікавленими сторонами в єдиному просторі, може позбавити від проблем, пов'язаних із відсутністю документів і непорозуміннями в майбутньому.
Єдина система забезпечує кращу взаємодію між відповідними сторонами в процесі укладання договорів і підвищує захист усієї конфіденційної інформації.
Крок у сучасну еру
Незалежно від того, чи працює ваш відділ продажів над поліпшенням керування договорами, чи вам потрібно переглянути систему керування договорами в компанії, у нас є інструменти та ресурси, які допоможуть вам упорядкувати цей процес.
Трохи вдумливого планування та допомога хмарних служб дадуть вам змогу перетворити керування договорами зі складного завдання для вашої організації на впорядкований та ефективний процес, здатний прискорити ваше зростання.
