利益相关者会议对项目成功至关重要。在本指南中，我们将解释如何准备和召开有效的利益相关者会议，从而取得成果。
利益相关者会议对于确保项目按计划进行，以及确保所有相关人员步调一致至关重要。但利益相关者会议究竟是什么？如何才能高效地召开一次利益相关者会议？
在本文中，我们将回答这些问题，并为您提供一些使用 Dropbox 的技巧，以使您的利益相关者会议更加高效。
什么是利益相关者会议？
利益相关者会议是指项目或业务关系中所有重要人员的聚会——基本上包括您作为产品或服务提供商以及您的客户。这些会议为利益相关者提供了一个机会，让他们可以分享意见、表达担忧，并就项目做出决定。
谁应该参加利益相关者会议取决于会议的目的和预期结果。
不同类型的利益相关者会议
利益相关者会议有几种不同的类型，每种类型都有其自身的目的和形式。一些常见的利益相关者会议类型包括：
- 启动会议：这些会议在项目开始时举行，目的是确定项目的目的、目标和范围。这也是让项目团队和利益相关者互相认识的好机会。
- 利益相关者访谈：这是与利益相关者进行一对一的会议，旨在帮助您了解他们的愿景、目标、当前流程和担忧。
- 其他利益相关者会议：这些会议贯穿整个项目生命周期，旨在与利益相关者沟通，让他们了解项目进展情况，并获得他们的反馈。
如何准备利益相关者会议
为确保利益相关者会议富有成效，事先做好一些准备工作非常重要。作为会议主持人，请记住以下几点：
要有目标
明确会议目的——你是要汇报工作进展吗？您是否需要对某个具体交付成果提出反馈意见？你们之间是否存在需要澄清的争议或分歧？
当你明白为什么需要与利益相关者会面，并明确他们为什么应该与你会面时，谁应该参加会议就会变得清晰得多。
制定会议议程
准备一份议程，让您的会议条理清晰，重点突出。您可能需要在会议开始前通过电子邮件将议程发送给与会者，以便他们准备问题，并补充讨论要点——同时使用 Dropbox 发送和跟踪功能来监控哪些人在会议开始前参与了讨论。
您可能需要讨论的要点包括：
- 项目时间表或路线图
- 项目里程碑
- 近期或即将交付的成果
- 结果或表现
- 潜在风险或担忧
- 后续步骤或行动
使用 Dropbox 以易于访问的格式发送相关议程文件和材料的链接。
了解哪些人需要参加——以及对他们来说什么最重要
邀请太多人参加会议可能会弄巧成拙——人多手杂，对吧？这几乎和开太多会一样糟糕——会变得混乱，并占用你本可以用来做实际工作的宝贵时间。
只邀请相关利益攸关方参加会议，可以大大提高效率。如果你的项目涉及很多利益相关者，那么限制会议参与人数的依据是某个人为什么不需要参加，而不是为什么他必须参加。
规模较小的会议还可以让讨论扩展到利益相关者的个人优先事项，以及特定决定或分歧背后的原因。除非你有一整天的时间，否则你不可能在大型会议上解决每个人的疑虑或问题！
谁是利益相关者？
简而言之，利益相关者是指对企业或项目的决策过程和活动有既得利益的人。如果没有他们的支持，企业或项目将无法运作。
利益相关者可以是以下任何一种情况：
- 主任或副主任
- 投资者
- 首席信息官、财务官或执行官
- 专案经理
但更广泛地说，利益相关者分为内部利益相关者（你的员工、所有者和经理）和外部利益相关者。这些包括你的客户、股东、债权人、政府、工会等等。
请准备好回答其他问题
无论你准备得多么充分，你的利益相关者都可能会问你一些你议程中没有考虑到的问题。为了展现你的专业精神和对项目的投入，你应该预先设想并准备好一些可能会出现的问题。
你无法总是预测到这些情况，但如果你事先准备好很好的答案，肯定会给你的利益相关者留下深刻印象。
如何召开利益相关者会议
做好利益相关者会议的准备工作后，就可以开始召开会议了。以下是一些建议：
树立好榜样
作为主持人，你要为会议定下基调。你应该展现良好的会议礼仪，并积极参与会议。练习积极倾听，保持专注。
保持专注
尽量按照你的日程安排进行，并记住你准备的其他主题/问题。证明你是一位积极主动的房东，能够提前预见潜在的问题，而不是被动应对，无法处理那些本可避免的问题。这将有助于建立与利益相关者之间的信任。
如果尽可能按照议程进行，那么就可以在会议结束时留出时间进行头脑风暴或问答环节。鼓励每个人都发言和参与，而不仅仅是关键人物。
使用利益相关者能够理解的语言
我们有时会想当然地认为客户会理解我们工作的技术细节。虽然他们对自己所在的行业很了解，但他们可能不是你的产品或服务的专家——但你是。
尽量剔除利益相关者可能不理解的任何令人困惑或过于技术性的术语，而应专注于对他们来说最重要的事情。
会后提示
在利益相关者会议结束后，重要的是要跟进并确保所有行动事项都已完成——如有必要，还要安排下次会议。
Dropbox 可以帮助您实现这一点，它提供了一个集中存储会议记录、内容链接和视频录像的地方。您还可以使用发送和跟踪功能来发送会议材料，并跟踪谁查看了这些材料。
或者，如果您录制了会议，可以直接从您的 Dropbox 帐户共享——这将提高利益相关者的参与度，因为未参加会议的人也可以了解会议内容，而参加会议的人可以唤醒会议记忆。
