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如何為您的企業找到合適的電子簽名部署

6 分鐘閱讀

2025年1月24日

部署電子簽章的選項

眾多電子簽章選項陸續推出並非壞事,但對於剛接觸這個領域的新手而言,要從中找到適合的解決方案實在令人困擾。

Dropbox Sign 的工作團隊成員是一群電子簽章工作流程狂人,但我們知道並非大家都是這樣,因此我們撰寫了這篇簡單的入門指南,說明如何根據貴組織的不足之處和需求,選擇適合的電子簽章解決方案。為了獎勵看到最後的讀者,我們甚至還提供了一些實用小提示,幫助您盡可能流暢地推行電子簽章工作流程。

1. 使用行動版或網頁版電子簽章應用程式

現成的行動版或網頁版電子簽章應用程式,最適合沒有複雜電子簽章需求,或不打算進行大量簽署交易的組織。電子簽章應用程式適合用於單方面簽署的文件,像是銷售合約、人資表格等。

因為電子簽章應用程式不需深入整合至工作流程或技術堆疊,員工一旦完成訓練就能立即開始使用。雖然採用這種解決方案便無須準備任何 IT 或開發資源,但同時也必須放棄透過自訂工作流程新增商標或整合既有流程的功能‍

我們打造 Dropbox Sign (先前稱為 HelloSign) 應用程式的目的,是幫助害怕處理程式碼,且想使用快速簡單電子簽章解決方案的工作團隊。雖然 Dropbox Sign 設定簡單且使用方便,但不代表其中缺少了任何功能。

企業級工作團隊管理工具可幫助管理員輕鬆新增、移除和升級團隊成員。您可以簽署文件,也可以向最多 20 個不同對象要求簽名,並在執行過程中監控文件的處理進度。您甚至可以建立自己的範本,以節省重複簽名耗費的時間與精神!

無須紙本作業就能簽署文件

透過具有法律約束力的電子簽名,您只需單擊幾下即可執行業務關鍵文件。

關於 Dropbox 如何利用 Dropbox 模板為用戶節省合約時間的解釋視頻
使用 Dropbox 範本節省簽約的時間
使用 Dropbox 行動應用程式掃描文件的智慧型手機
使用 Dropbox 以電子方式簽署文檔

透過電子簽名擴展,您可以擴展員工正在使用的業務系統的功能。當它們被應用到面向使用者的工作流程中時,它們可以幫助客戶更快地完成任務——這是我們所有人都欣賞的!

我們喜歡打造這類整合功能與擴充程式,讓您無論使用哪種工具,都能以最簡單的方式進行簽署。請於此處參閱我們完整的整合功能清單

如何部署電子簽章解決方案

無論您選擇部署哪種解決方案,執行計畫前都會遇到多種挑戰。

即使在過程中遇到困難,也別懷疑自己投資電子簽章的決定,只要按照下列步驟設立電子簽章系統,就能迎接長久的成功。

謹慎選擇適當的合作夥伴

在工作流程中實作電子簽章時,確實會伴隨一些問題。在經歷改變的過程中,想必您會希望與經驗老道,且能時刻陪伴您的專業合作夥伴共事,而非認為客戶服務只要提供常見問題集便足矣的服務供應商。

尋找一個能夠預測您的需求並願意幫助您制定獨特路線圖的合作夥伴,以確保您的電子簽名部署現在和將來都能成功。

建立您專屬的工作流程

電子簽章軟體功能強大,無論您選擇哪個解決方案,都可能會出現過去沒有的各種全新選項和機會。請花點時間瞭解並嘗試所有功能,找出能協助所有組織員工提高效率與生產力的方法。

不斷測試到系統完美無缺

對新的電子簽章工作流程感到滿意後,就該付諸測試了。您的電子簽章軟體不僅要讓客戶能輕鬆使用,也應該為組織內使用該軟體的人員節省時間,同時維持安全與合法。

若您選擇將電子簽章解決方案深入整合至 IT 配置,品質保證測試尤其重要。當然,您未來可能會想進行微調,但是讓電子簽章流程進行幾次試執行,可有效確保程式從一開始就能正常運作,並鼓勵員工及早採用。

透過 Dropbox Sign 簡化合適的電子簽章部署

無論您需要應用程式的簡易特色、API 帶來的自訂能力,還是整合功能與擴充程式提供的生產力工具套件,選擇適合的電子簽章部署對所有想進行數位轉型的企業而言都是重大決策。

不管您怎麼選擇,Dropbox Sign 都有適合您的部署選項,所有選項都兼顧安全性、法規遵循,且人人都知道我們的工具容易使用。

若您現在選擇的解決方案在幾年後不適用了,也沒問題!我們的解決方案可以擴充,且我們的工作團隊也極具靈活應變力。立即免費註冊試用版,親自嘗試若您認為不適用,我們可以為您量身打造工具。

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