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該何時發送發票？
究竟該何時向客戶開立發票，各方說法不同。有些自由工作者偏好在開工前便送出發票，有些人則是會等到工作全數完成才開立。不同方式各有優點：
之前：非常適合需要購買額外材料才能完成工作的委託或一次性項目，或分期交付工作的長期項目。如果現金流緊張，或者客戶有錯過到期日和延遲付款的記錄，您也可以要求部分預付款。
之後：大多數自由工作者在訂單或項目完成後立即向客戶開立發票。或者，您可以在專案交付和發送發票之間留出幾天時間，以便客戶確保他們滿意。對於正在進行的合同，按月發送發票會更容易。這意味著您可以獲得一致且可預測的付款，並使您的客戶更容易開立和處理發票。
最終，發送發票的最佳時間取決於三個主要因素
- 提供的產品或服務類型。
- 付款條款和財務方面的需求或情況。
- 與客戶之間的關係。
開立發票的各種方式
決定開立發票的時間點後，需要選擇發送發票的方式。以下提供幾種選擇，各有優缺點。
1.在郵件中
如今已經是用電子郵件和線上開立發票的時代，郵寄發票簡直是老派作風。不過在某些情況下，郵寄仍是最好的選擇。例如客戶並未使用電子郵件或線上發票服務，或您自己較偏好實體文件的安全性，那麼郵寄仍是不錯的選擇。
重要的是要記住，透過郵件發送發票可能比線上發票和付款方式更慢、更不安全、更昂貴。此外，這個過程更容易出錯——人們和企業經常搬遷場所，而且你不能總是保證你擁有最新的聯絡資訊（或者你在信封上正確地寫出來了！）
2. 透過電子郵件
自由工作者最常使用電子郵件來寄送發票。這種方式迅速簡單又方便，且能輕鬆追蹤對方式否開啟和檢視過您寄出的發票。
要發送發票電子郵件，只需將發票文件作為附件上傳，寫一個適當的主題行，然後將電子郵件發送給您的客戶。您也可以在電子郵件正文中新增一則簡短訊息，例如「附件中附有您最近項目的發票」。
3. 透過您的雲端存儲
若在使用 Dropbox 這類軟體管理發票，透過連結便能直接從自己的帳戶發送發票。這是相當方便的選擇，因為可以集中一處建立、管理和傳送發票。
如何用 Dropbox 發送發票
您可以用 Dropbox 將發票範本上傳到帳戶中，將範本轉變為能重複使用的可編輯 PDF，如此便能直接從 Dropbox 共享，或是以簡單的連結提供給客戶。
準備要寄送發票時，可考慮使用專門的文件共享工具，例如 Dropbox DocSend，即可獲得深入的分析資訊，瞭解與客戶共享發票後對方與發票的互動狀況。如果想確認客戶有收到並檢視發票，這種功能格外實用。
您也可以為每個收件人設定專屬的共享設定，監控對內容所做的動作，並且集中在中央儀表版上分析共享檔案的檢視趨勢。
發票後續追蹤小提示
如果您沒有在約定的期限內收到發票付款，您可能需要跟進您的客戶。
以下是跟進未付發票的一些提示：
- 先致電對方，確認您的發票確實寄給了正確的對象或部門。
- 若到了付款期限卻尚未收到款項，則在當日寄送提醒電子郵件。
- 若仍未付款，可再嘗試其他方法，例如郵寄信件。
- 溝通時保持堅定但禮貌的立場，並清楚表明未準時付款的後過，例如需支付逾時費用或終止未來服務。
- 記錄下我方所有後續追蹤行動和您所收到的回覆，以免需要向上呈報情況。
- 可考慮提供替代付款方式，例如分期付款，讓客戶更易於支付費用。
- 若所有行動都失敗，可考慮尋求法律建議或委請債務催收機構收取款項。
請記住始終保持專業並誠信處理情況，因為與客戶保持良好的關係對於業務成功至關重要。
簡化發票開立流程的每個步驟
Dropbox 可以幫助您簡化整個發票流程，從建立和自訂發票到將其發送給客戶並追蹤其進度。
輕鬆就能轉換 PDF 發票為可編輯的範本，先客製發票後再傳送給客戶
透過使用 Dropbox，您可以節省開立發票任務的時間和麻煩，從而可以專注於您最擅長的領域：為您的客戶創造出色的工作。
